Isolamento multi-tenant
Cada organização dispõe do seu próprio espaço e dos seus dados, isolados dos outros clientes.
Solução · Grupos
Governação documental sem uma suite tradicional de dois anos
Um grupo empresarial precisa de provas, de perímetros de acesso claros e de circuitos que atravessem várias direções — sem implementar um sistema de gestão documental tradicional e rígido. O DocPilot isola cada organização (multi-tenant), aplica funções, departamentos e domínios, regista as decisões e propõe um plano Enterprise (quotas, acompanhamento, requisitos de segurança avançados) mediante orçamento.
Desafios documentais à escala de um grupo
O risco já não é apenas operacional: é a capacidade de provar, de compartimentar e de fazer circular as decisões ao nível certo.
- Volumes elevados e muitos validadores: filas de validação opacas
- Necessidade de compartimentar por departamento ou domínio sem multiplicar silos de ficheiros
- Exigências de rastreabilidade para controlo interno, auditoria ou litígio
- Adoção difícil das suites de gestão documental / CLM tradicionais, demasiado morosas de configurar
- Necessidade de acompanhamento e de quotas adequadas, para além do regime de self-service
O fluxo de trabalho de um grupo no DocPilot
O mesmo percurso de produto, dimensionado para organizações estruturadas: confirmação humana, circuitos completos, auditoria utilizável.
Ingestão controlada
E-mail de receção, carregamento na web ou telemóvel; análise antivírus na entrada por e-mail; associação ao perímetro (departamento / domínio) da organização.
Leitura e extração
O OCR e o DocpilotAI propõem o tipo e os metadados; a política de OCR / modelos de IA pode ser definida por organização.
Controlo antes do circuito
Confirmação humana quando o índice ou o tipo o exigem — uma barreira antes de envolver várias direções.
Circuitos entre várias direções
Etapas, quórum, SLA, rejeição e pedido de alterações; notificações para cumprir os prazos entre jurídico, compras, finanças e direção.
Arquivo e provas
Histórico de versões, comentários, ações de aprovação e registo de auditoria: quem viu, confirmou, validou ou rejeitou, e quando.
Veja também como funciona o DocPilot e a documentação.
Capacidades relevantes para uma grande organização
Permissões por funções, departamentos e domínios
As permissões granulares aplicam-se sobre o repositório: cada pessoa vê apenas o seu perímetro.
Registo de auditoria e versões
Originais preservados, histórico de versões e ações registadas — uma base para controlos e litígios.
Plano Enterprise
Mediante orçamento: quotas e funções adaptadas, onboarding dedicado, requisitos de segurança avançados — para além do Starter / Business.
Casos de utilização em grupos
Circuitos jurídicos e de compras transversais
Contratos-quadro, aditamentos e NDA com encadeamento de validadores e provas de decisão.
Gestão pela direção-geral
Os processos que exigem arbitragem sobem com o contexto (ficha, histórico), validáveis na web e no telemóvel.
Resposta a uma inspeção ou litígio
Encontrar a versão de referência, as validações e os documentos associados sem reconstituir uma cadeia de e-mails.
Mais cenários no blog DocPilot.
Benefícios para um grupo
- Governação dos acessos sem um plano de classificação manual massivo
- Provas utilizáveis (auditoria, versões, decisões)
- Percurso operacional em semanas, em vez de um projeto de gestão documental de dois anos
- Acompanhamento Enterprise quando os volumes e os requisitos o impõem
FAQ
Perguntas frequentes
O DocPilot gere várias filiais numa única conta?
Cada organização DocPilot é um espaço isolado (multi-tenant). As permissões internas (funções, departamentos, domínios) estruturam os perímetros dentro desse espaço. Para entidades separadas, o plano (muitas vezes Enterprise) é dimensionado de acordo com a sua governação — sem inventar uma consolidação ao nível da holding que não é fornecida.
Que certificações de segurança são reivindicadas?
Nenhuma certificação ISO, SOC 2 ou HDS é reivindicada no site. Em contrapartida: alojamento na UE, isolamento multi-tenant, acesso por perímetro, registo de auditoria, política de privacidade pública.
Quando passar para o Enterprise?
Quando as quotas Starter / Business, o acompanhamento ou requisitos de segurança específicos ultrapassam o regime de self-service. Contacte-nos para um orçamento.
O DocPilot substitui uma ferramenta de assinatura ou um advogado?
Não. O DocPilot estrutura o percurso documental (receção, extração, validação interna, arquivo). A assinatura e o aconselhamento jurídico ficam fora do âmbito do produto.
Soluções por função
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- Direção-geralFaça a gestão das validações, dos documentos críticos e das responsabilidades entre departamentos: painel, workflows, notificações e pesquisa. DocPilot para a direção-geral.
- ComprasAcompanhe contratos de fornecedores, notas de encomenda e orçamentos: extração dos prazos, circuitos compras–jurídico–finanças, notificações e pesquisa. DocPilot para as Compras.
- Departamento jurídicoCentralize NDA, contratos e adendas, extraia as cláusulas-chave, valide em circuito e arquive com histórico. DocPilot para as equipas jurídicas.
Guias práticos
Métodos passo a passo para avançar de forma concreta.
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