Gestão documental e organização
Versão de referência de um documento na empresa
Só uma versão faz fé. Tudo o resto é rascunho, cópia ou histórico.
Por Equipa DocPilot1 min de leitura
Sem versão de referência, a gestão documental reduz-se a uma caça ao PDF. Este artigo satélite trata o princípio para qualquer documento de negócio — distinto de gerir as versões de um contrato, um tema mais específico.
Regras mínimas
- Uma pasta / uma ficha por documento lógico
- Um marcador «em vigor» visível
- Os rascunhos fora da vista ativa ou claramente identificados
- Decisões associadas apenas à versão em vigor
O DocPilot conserva o percurso e facilita a procura da versão certa; a gestão documental DocPilot foi concebida para este repositório vivo.
Perguntas frequentes
- Como assinalar a versão de referência?
- Um estado explícito no repositório («em vigor») e uma regra: qualquer decisão de negócio baseia-se nesta versão, não num anexo de e-mail.
- Qual a diferença em relação ao controlo de versões dos contratos?
- O princípio é o mesmo, mas os contratos acrescentam aditamentos e prazos. Aqui tratamos procedimentos, políticas, digitalizações e documentos de negócio em geral.
- O que fazer às versões antigas?
- Conservá-las num histórico legível, se forem necessárias para auditoria, sem as deixar concorrer na pesquisa «ativa».
Uma fonte de verdade por documento
Centralize no DocPilot e assinale claramente o que está em vigor.
Recurso gratuito
Descarregue a checklist: 25 pontos para pôr em marcha uma gestão eficaz dos contratos.
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