Catálogo de documentos financeiros
Faturas, orçamentos, notas de encomenda, notas de despesa, comprovativos de IBAN: tipos previstos para classificação e extração.
Solução · Finanças
Documentos financeiros tratados, e não empilhados na caixa de correio
As finanças recebem um fluxo contínuo de faturas, orçamentos, notas de despesa e comprovativos. O DocPilot captura-os, lê o conteúdo (OCR + extração), encaminha-os para os validadores certos e torna-os pesquisáveis — com um estado claro em cada etapa.
Problemas de negócio das finanças
O estrangulamento não é apenas a introdução de dados: é a falta de qualificação e de responsável para cada documento.
- Faturas e orçamentos perdidos nas caixas de correio partilhadas
- Montantes e fornecedores reintroduzidos à mão
- Validações orçamentais sem SLA nem prioridade visível
- Notas de despesa e comprovativos de IBAN difíceis de encontrar a posteriori
- Nenhuma ligação clara entre o documento e a decisão de aprovação
Workflow financeiro no DocPilot
Um circuito pensado para acelerar o tratamento sem perder o controlo sobre os montantes.
Entrada dos documentos
Faturas e comprovativos por e-mail de receção, carregamento ou fotografia; verificação antivírus na integração por e-mail.
Leitura e extração
OCR e depois extração assistida (tipo fatura, orçamento, nota de despesa, comprovativo de IBAN…) com montantes e partes propostos.
Revisão se necessário
Confirmação humana do tipo ou dos campos quando a classificação o exige.
Validação orçamental
Workflows com etapas finanças / gestor, quórum e ações APPROVE / REJECT / REQUEST_CHANGES.
Acompanhamento e pesquisa
Painel das tarefas e documentos recentes; pesquisa indexada para encontrar um documento por fornecedor ou montante.
Veja também como funciona o DocPilot e a documentação.
Funcionalidades relevantes para as finanças
Caixa de validações
As tarefas a tratar estão centralizadas; cada decisão deixa um comentário e um estado de ciclo de vida.
Notificações direcionadas
Alertas sobre receção, extração, tarefas e decisões — preferências de canais configuráveis.
Painel de controlo
Vista dos documentos recentes, das tarefas pendentes e dos elementos a qualificar para definir as prioridades do dia.
Casos de utilização em finanças
Circuito de validação de faturas
Receção por e-mail → extração de montante / fornecedor → validação do gestor → arquivo pesquisável.
Controlo de uma nota de despesa
Fotografia ou PDF, classificação, etapa de validação, histórico da decisão.
Pesquisa antes do fecho
Encontre uma fatura ou um comprovativo de IBAN por palavras-chave do OCR sem abrir dez pastas partilhadas.
Mais cenários no blog DocPilot.
Benefícios para as finanças
- Menos tempo entre a receção e a decisão
- Menos erros de reintrodução nos montantes
- Prioridades visíveis através de tarefas e notificações
- Documentos localizáveis para auditoria interna ou litígio com fornecedores
- Colaboração clara com as Compras e a administração
FAQ
Perguntas frequentes
O DocPilot substitui o meu ERP ou a minha contabilidade?
Não. O DocPilot orquestra a captura, a qualificação e a validação dos documentos. A exportação ou a integração contabilística avançada não é o núcleo do percurso atual.
Que informações são extraídas de uma fatura?
O pipeline de extração propõe campos consoante o tipo (partes, montantes, datas, etc.). Pode corrigi-los antes ou durante o circuito.
Como gerir as urgências de fim de mês?
Os SLA nas etapas do workflow, a caixa de tarefas e as notificações ajudam a destacar as validações críticas.
Os originais são conservados?
Sim. Os documentos suportam versões, pré-visualização e descarregamento; os originais continuam disponíveis com o respetivo histórico.
Outras funções
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- ComprasAcompanhe contratos de fornecedores, notas de encomenda e orçamentos: extração dos prazos, circuitos compras–jurídico–finanças, notificações e pesquisa. DocPilot para as Compras.
- AdministraçãoCentralize correspondência, atas, Kbis, declarações e documentos transversais: captura por e-mail, OCR, classificação, workflows e pesquisa. DocPilot para a administração.
- Direção-geralFaça a gestão das validações, dos documentos críticos e das responsabilidades entre departamentos: painel, workflows, notificações e pesquisa. DocPilot para a direção-geral.
Guias práticos
Métodos passo a passo para avançar de forma concreta.
- Acompanhar os prazosGuia para acompanhar os prazos e pré-avisos dos contratos: calendário partilhado, responsabilidades, alertas. Etapas, erros a evitar e DocPilot.
- Automatizar a aprovaçãoGuia para automatizar a aprovação de contratos: funções, etapas, SLA, notificações. Método, erros a evitar e implementação com o DocPilot.
- Automatizar o tratamentoGuia para automatizar o tratamento documental: captação, OCR, classificação, aprovação. Método, erros a evitar e DocPilot.
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- Médias empresasAlinhe jurídico, compras, finanças e direção num mesmo repositório: OCR/IA, circuitos com várias etapas, permissões por departamento e domínio, auditoria. DocPilot para médias empresas.
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