Extrair as datas à entrada
Fim do contrato, pré-aviso, renovação tácita: preencha-as quando o documento chega, e não «um dia destes».
Guia · Prazos
Como acompanhar os prazos dos contratos
Como deixar de descobrir um pré-aviso ou uma renovação tarde demais?
Um prazo não é uma data dentro de um PDF
Uma data de fim ou um pré-aviso só tem valor se for extraído, partilhado, atribuído e acompanhado de alertas. Caso contrário, fica enterrado num contrato que ninguém volta a abrir. Este guia detalha um dispositivo simples para gerir os prazos sem uma folha de cálculo frágil.
Dispositivo de acompanhamento dos prazos
Bastam três elementos: dados fiáveis, um responsável nomeado, um alerta antecipado. A ferramenta reforça; não substitui a responsabilidade.
Um responsável por processo
Jurídico, compras ou área de negócio: alguém tem de poder decidir (renegociar, rescindir, deixar renovar).
Horizonte de alerta adequado
Pré-aviso de 90 dias → alerta aos 120 dias. Pré-aviso de 30 dias → alerta aos 45–60 dias. Calibre por tipo.
Revisão periódica
Uma revisão mensal dos prazos a 90 dias evita surpresas, mesmo com alertas.
Etapas
Uma sequência aplicável, do diagnóstico ao acompanhamento.
Listar os contratos ativos
Prioridade aos compromissos em curso e às renovações tácitas. Ignore temporariamente os arquivos mortos.
Normalizar os campos de data
Data de fim, duração do pré-aviso, data-limite de rescisão, próximo vencimento de pagamento se relevante. Uma definição única para toda a empresa.
Preencher ou extrair
Para o acervo: campanha de introdução assistida. Para o fluxo: extração à entrada seguida de confirmação humana.
Atribuir o responsável
Cada contrato tem um responsável. Sem responsável, o alerta cai no vazio.
Configurar os alertas
Notificações a D-120 / D-90 / D-30 consoante os tipos. Escalamento se não for tratado.
Realizar uma revisão mensal
30 minutos: prazos do trimestre, decisões (renegociar / rescindir / deixar correr), processos incompletos.
Erros a evitar
As armadilhas que fazem falhar a maioria dos projetos documentais.
A folha de cálculo pessoal
Um Excel no computador de uma pessoa não é um sistema. Saídas, versões, atualizações esquecidas: fracasso garantido.
Alertar sem poder agir
Notificar toda a gente dilui a responsabilidade. Um alerta deve visar o responsável e, se necessário, a sua chefia.
Datas não verificadas
Uma extração OCR não confirmada pode enganar-se. Valide sempre as datas críticas antes de confiar nelas.
Ignorar as adendas
Uma adenda que altera um prazo deve atualizar o acompanhamento. Caso contrário, está a alertar sobre uma data que já não vale.
Checklist de acompanhamento dos prazos
- Contratos ativos inventariados
- Campos de data normalizados (fim, pré-aviso, limite de rescisão)
- Datas preenchidas / confirmadas para o acervo crítico
- Responsável nomeado em cada processo ativo
- Alertas calibrados por tipo de contrato
- Canal de notificação testado
- Revisão mensal planeada
- Regra de atualização após adenda documentada
O DocPilot e o acompanhamento dos prazos
O DocPilot extrai as datas-chave, associa-as ao processo do contrato e recorre a notificações e workflows para que a ação siga o alerta.
Extração das datas
OCR + extração propõem datas de fim e pré-avisos; confirma-os antes de tornar o acompanhamento fiável.
Ficha de contrato consultável
Os compromissos acompanhados ficam ligados aos documentos e aos circuitos de aprovação.
Notificações
As equipas são alertadas sobre tarefas e prazos — acabaram-se os lembretes manuais em cascata.
DocpilotAI
Interrogue o texto do contrato para verificar uma cláusula de renovação ou um pré-aviso ambíguo.
FAQ
Perguntas frequentes
O que fazer se o pré-aviso não estiver explícito no contrato?
Assinale o campo como «a confirmar», peça a validação do jurídico e documente a regra interna (p. ex. uma margem de segurança mais longa). Mais vale uma data prudente do que um campo vazio.
É preciso alertar a direção em cada prazo?
Não. Escale em função do montante, do caráter estratégico ou da ausência de ação do responsável. Demasiados alertas = alertas ignorados.
Como tratar as renovações tácitas?
São prioritárias: calcule a data-limite de ação a partir do pré-aviso, atribua um responsável e marque uma revisão antes dessa data. Não deixe que a renovação seja a «escolha por defeito» por falta de atenção.
Um calendário Outlook é suficiente?
Para alguns contratos, sim. A partir daí, perde a ligação ao processo, às adendas e à responsabilidade partilhada. Um acompanhamento ligado ao repositório documental resiste melhor.
Por função
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- ComprasAcompanhe contratos de fornecedores, notas de encomenda e orçamentos: extração dos prazos, circuitos compras–jurídico–finanças, notificações e pesquisa. DocPilot para as Compras.
- FinançasCentralize faturas, orçamentos, notas de despesa e comprovativos de IBAN, extraia montantes e partes, valide em workflow e pesquise sem Excel. DocPilot para as finanças.
- Departamento jurídicoCentralize NDA, contratos e adendas, extraia as cláusulas-chave, valide em circuito e arquive com histórico. DocPilot para as equipas jurídicas.
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