Adoção sem departamento de TI dedicado
Configuração em regime de self-service, convites simples, nenhum plano de classificação imposto à mão.
Solução · PME
Uma gestão documental útil desde o primeiro mês, não daqui a seis
Uma PME não precisa de uma máquina documental complicada. Precisa de centralizar contratos e documentos, de saber quem tem de validar e de encontrar a versão de referência — incluindo a partir de uma delegação ou em deslocação. O DocPilot combina receção multicanal, OCR/DocpilotAI, circuitos e registo de auditoria, em regime de self-service Starter ou Business.
Os atritos documentais nas PME
O Drive, o correio eletrónico e o Excel aguentam durante algum tempo. Depois as versões divergem, os prazos passam e ninguém sabe onde está o documento assinado.
- Documentos críticos dispersos entre a sede, as delegações e as caixas de correio
- Jurídico, compras e finanças que não partilham o mesmo repositório
- Validações que se arrastam por falta de responsável e de notificações
- Procura da versão assinada que demora demasiado tempo
- Nenhum registo claro em caso de inspeção ou litígio
O fluxo de trabalho de uma PME no DocPilot
Do terreno ou do correio eletrónico até ao arquivo partilhado, com confirmação humana onde o conteúdo conta.
Receção multicanal
E-mail de receção, carregamento na web ou fotografia a partir de uma delegação: o ficheiro entra no espaço da empresa, não numa caixa de correio pessoal.
OCR, classificação e extração
O DocpilotAI propõe o tipo (contrato com fornecedor, NDA, fatura associada…) e preenche a ficha com um índice de confiança.
Revisão de negócio
O responsável (compras, jurídico, administração) confirma ou corrige antes de lançar o circuito.
Validação entre departamentos
Etapas atribuídas a uma função, a um departamento ou a uma pessoa; notificações na web e no telemóvel para não bloquear fora do escritório.
Pesquisa e auditoria
Filtros por tipo, departamento, domínio; perguntas ao DocpilotAI; registo de quem recebeu, confirmou, validou ou rejeitou.
Veja também como funciona o DocPilot e a documentação.
Funcionalidades dimensionadas para a PME
E-mail de receção e telemóvel
Os documentos chegam como hoje; a validação e a fotografia tirada no terreno contam tanto como o PDF da sede.
Permissões por funções e departamentos
Cada pessoa vê o seu perímetro. Suficiente para a maioria das PME, sem uma complexa máquina de permissões.
Registo de auditoria
Quem validou e quando — útil para o controlo interno e para os litígios, sem certificações inventadas.
Casos de utilização em PME
Jurídico + compras no mesmo repositório
NDA, contratos com fornecedores e aditamentos com circuitos curtos e prazos visíveis na ficha.
Finanças e documentos associados
Orçamentos, faturas e contratos no mesmo espaço filtrável, sem reintrodução de dados em Excel.
Administração / direção com várias instalações
Menos « pergunta à Marie »; uma fonte de verdade para quem acaba de chegar e para as delegações.
Mais cenários no blog DocPilot.
Benefícios para a PME
- Substituição progressiva do Excel + Drive nos fluxos críticos
- Arranque em semanas, não em trimestres
- Preços claros em euros (Starter / Business)
- Uma base pronta para crescer até uma média empresa com vários departamentos
FAQ
Perguntas frequentes
Qual é a diferença em relação ao Google Drive ou ao SharePoint?
O Drive e o SharePoint destacam-se na partilha de ficheiros. O DocPilot acrescenta metadados, circuitos de validação e registo de auditoria — o elo em falta para os contratos e documentos críticos.
Por onde começar sem migrar tudo?
Um fluxo-piloto (contratos com fornecedores ou NDA): entrada por e-mail, extração, circuito simples. Depois, alargamento aos outros departamentos.
O DocPilot foi concebido para o mercado francês?
Sim: interface e suporte em francês, alojamento na UE, percurso adaptado a PME e médias empresas. Consulte também a página sobre empresas francesas.
É necessário um projeto de gestão documental de vários meses?
Não. O objetivo é ter rapidamente um primeiro documento útil. As suites de gestão documental tradicionais ultrapassam muitas vezes as necessidades e o orçamento de uma PME.
Soluções por função
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- AdministraçãoCentralize correspondência, atas, Kbis, declarações e documentos transversais: captura por e-mail, OCR, classificação, workflows e pesquisa. DocPilot para a administração.
- Departamento jurídicoCentralize NDA, contratos e adendas, extraia as cláusulas-chave, valide em circuito e arquive com histórico. DocPilot para as equipas jurídicas.
- ComprasAcompanhe contratos de fornecedores, notas de encomenda e orçamentos: extração dos prazos, circuitos compras–jurídico–finanças, notificações e pesquisa. DocPilot para as Compras.
Guias práticos
Métodos passo a passo para avançar de forma concreta.
- Organizar a gestão documentalGuia para organizar a gestão documental da empresa: governação, tipos, permissões, workflows. Método prático, erros a evitar e implementação com o DocPilot.
- Centralizar documentosGuia para centralizar os documentos da empresa: fonte de verdade, metadados, acessos e pesquisa. Etapas, erros a evitar e o papel do DocPilot.
- Automatizar o tratamentoGuia para automatizar o tratamento documental: captação, OCR, classificação, aprovação. Método, erros a evitar e DocPilot.
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- Empresas francesasO DocPilot apoia PME e médias empresas francesas: gestão documental com IA, gestão de contratos, automatização documental, interface em francês, alojamento na UE e abordagem RGPD.
- StartupsCentralize NDA e contratos com fornecedores, extraia as informações essenciais, valide num circuito curto e arquive. DocPilot para startups em crescimento — sem projeto de gestão documental.
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