Por quais documentos começar?

Pelos que ainda são consultados ou representam risco (contratos ativos, documentos de RH sensíveis, processos em litígio), não pela caixa mais empoeirada.

É preciso OCR em tudo?

Sim, em tudo o que tenha de ser pesquisável. Uma digitalização em imagem sem texto continua a ser uma gaveta digital.

Qual o papel do DocPilot neste percurso?

Carregamento (incluindo pelo telemóvel), OCR, ficha e classificação no mesmo repositório que os fluxos nativamente digitais.

Gestão documental e organização

Digitalizar arquivos em papel na empresa

Digitalizar tudo de uma vez é uma miragem. Dê prioridade ao que compromete a empresa e depois sistematize.

Por Equipa DocPilot11 de maio de 20261 min de leitura

Ilustração da digitalização de arquivos em papel

Digitalizar não é um fim em si: é uma porta de entrada na gestão documental. Sem indexação, está a criar um cemitério de PDF.

Método em quatro fases

Priorizar (documentos ativos, riscos, frequência de consulta)
Digitalizar com qualidade legível
Indexar com o mínimo de metadados
Aplicar a política de conservação (papel + digital)

Perguntas frequentes

Por quais documentos começar?: Pelos que ainda são consultados ou representam risco (contratos ativos, documentos de RH sensíveis, processos em litígio), não pela caixa mais empoeirada.
É preciso OCR em tudo?: Sim, em tudo o que tenha de ser pesquisável. Uma digitalização em imagem sem texto continua a ser uma gaveta digital.
Qual o papel do DocPilot neste percurso?: Carregamento (incluindo pelo telemóvel), OCR, ficha e classificação no mesmo repositório que os fluxos nativamente digitais.

Integrar digitalizações e fluxos digitais

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