Gestão documental e organização
Política de conservação de documentos na empresa
Guardar tudo «para o caso de» não é uma política. Eis como definir regras simples e aplicáveis.
Por Equipa DocPilot1 min de leitura
Uma política de conservação transforma o armazenamento infinito numa gestão documental assumida. Sem ela, o acervo cresce, a pesquisa degrada-se e o risco jurídico aumenta.
O que uma política deve clarificar
- Prazo de conservação por família de documentos
- Responsável pela decisão de saída
- Localização do arquivo vs espaço de trabalho
- Modalidades de destruição ou de anonimização
Evitar o «tudo no mesmo sítio»
Misture rascunhos, documentos ativos e arquivos, e ninguém confiará na pesquisa. Separe, pelo menos, por estado. Para o papel histórico, consulte digitalizar arquivos em papel.
Perguntas frequentes
- Por onde começar uma política de conservação?
- Pelos tipos de documentos mais críticos (contratos, RH, finanças) e por prazos realistas validados com o departamento jurídico ou o DPO (encarregado da proteção de dados), não por um inventário exaustivo.
- É preciso eliminar tudo automaticamente?
- Não necessariamente no primeiro dia. Comece por assinalar o estado «a arquivar / a rever» e depois sistematize as saídas.
- Qual a ligação com o RGPD?
- Existe: conservar durante mais tempo do que o necessário pode constituir um risco. Consulte o artigo dedicado ao RGPD e à gestão documental.
Tornar os estados visíveis no DocPilot
Distinga o que está em vigor do que está arquivado, guarde prova do percurso e limite o acervo «vivo».
Recurso gratuito
Descarregue a checklist: 25 pontos para pôr em marcha uma gestão eficaz dos contratos.
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