Types RH dans le catalogue
Contrats de travail, bulletins de paie, pièces d’identité, attestations : classification et extraction adaptées.
Solution · Ressources humaines
Des dossiers RH complets, accessibles aux bons profils uniquement
Les RH manipulent des documents sensibles : contrats de travail, paie, pièces d’identité, attestations. DocPilot les centralise, les classe, les fait valider dans un circuit contrôlé et les rend recherchables — avec des droits par rôle et par service.
Problèmes métier des RH
La confidentialité et le suivi des dossiers individuels souffrent dès que les fichiers circulent hors d’un référentiel contrôlé.
- Contrats de travail et avenants éparpillés
- Pièces d’identité et justificatifs difficiles à retrouver
- Validations managériales hors outil (e-mail, messagerie)
- Accès trop larges sur des dossiers personnels
- Pas de vue claire sur les documents encore en revue
Workflow RH dans DocPilot
De la pièce reçue au dossier classé, avec validation et périmètre d’accès maîtrisés.
Collecte
Upload collaborateur ou RH, e-mail inbound, ou photo via l’app — pour contrats, bulletins, pièces d’identité.
Classification RH
Types catalogue : contrat de travail, paie, pièce d’identité, attestation… avec extraction assistée des champs utiles.
Contrôle RH
Revue si la classification le demande ; correction des métadonnées avant routage.
Validation manager / RH
Workflows avec étapes rôle ou personne : approbation, rejet ou demande de modifications.
Conservation contrôlée
Archive recherchable ; accès limité via rôles et services — les lecteurs ne voient que leur périmètre.
Voir aussi le fonctionnement de DocPilot et la documentation.
Fonctionnalités pertinentes pour les RH
Rôles et services
Séparez RH, managers et lecteurs ; rattachez les documents au service concerné.
Circuits de validation
Faites valider un avenant ou une attestation par le bon manager, avec notifications.
DocpilotAI (usage encadré)
Interrogez un document RH pour retrouver une date ou une clause sans ouvrir tout le dossier — dans le respect des droits d’accès.
Cas d’utilisation RH
Onboarding collaborateur
Collecte des pièces, classification, validation RH, dossier recherchable.
Avenant au contrat de travail
Dépôt, extraction, circuit manager → RH, historique de la décision.
Réponse à une demande interne
Recherche rapide d’une attestation ou d’un bulletin sans fouiller les boîtes mail.
D’autres scénarios sur le blog DocPilot.
Bénéfices pour les RH
- Dossiers plus complets et moins dispersés
- Validations managériales tracées
- Accès restreints par rôle et service
- Moins de relances pour « la pièce manquante »
- Gain de temps sur les recherches administratives
FAQ
Questions fréquentes
DocPilot est-il un SIRH ?
Non. DocPilot est une GED avec OCR, extraction et workflows. Il complète un SIRH en centralisant et validant les pièces documentaires RH.
Comment limiter l’accès aux dossiers sensibles ?
Via les rôles (dont viewer), les services et domaines de l’organisation, dans un modèle multi-tenant isolé.
Peut-on traiter des pièces d’identité scannées ?
Oui. Upload, OCR et classification « pièce d’identité » sont prévus ; la validation humaine reste recommandée sur ce type de document.
Les équipes peuvent-elles valider depuis le mobile ?
Oui. L’application mobile couvre documents, inbox de tâches, notifications et assistant — utile pour les managers en déplacement.
Autres métiers
Pages adaptées aux priorités de chaque équipe.
- Direction généralePilotez validations, documents critiques et responsabilités cross-services : dashboard, workflows, notifications et recherche. DocPilot pour la direction générale.
- AdministrationCentralisez courriers, PV, Kbis, attestations et documents transverses : capture e-mail, OCR, classement, workflows et recherche. DocPilot pour l’administration.
- Direction juridiqueCentralisez NDA, contrats et avenants, extrayez les clauses clés, validez en circuit et archivez avec historique. DocPilot pour les équipes juridiques.
Guides pratiques
Méthodes « comment faire » pour avancer concrètement.
- Organiser une GEDGuide pour organiser une GED d’entreprise : gouvernance, types, droits, workflows. Méthode pratique, erreurs à éviter et déploiement avec DocPilot.
- Automatiser le traitementGuide pour automatiser le traitement documentaire : capture, OCR, classification, validation. Méthode, erreurs à éviter et DocPilot.
- Centraliser les documentsGuide pour centraliser les documents d’entreprise : source de vérité, métadonnées, accès et recherche. Étapes, erreurs à éviter et rôle de DocPilot.
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