Capture et ingestion
Adresse de dépôt par organisation, upload, capture mobile — y compris depuis une agence ou un déplacement.
GED entreprise
GED entreprise : l’essentiel d’une GED, sans la complexité historique
Une GED entreprise doit garantir capture, indexation, recherche, droits d’accès et traçabilité. Les solutions historiques ajoutent souvent des plans de classement rigides et des projets longs. DocPilot propose une GED IA : le document entre, la fiche se remplit, le circuit de validation démarre, l’archive reste exploitable.
Pourquoi les GED classiques freinent les PME
Le besoin est réel (centraliser, retrouver, tracer), mais le coût de mise en place et d’adoption dépasse souvent le bénéfice immédiat pour des équipes réduites.
- Paramétrage lourd avant le premier document utile
- Interface pensée pour des archivistes, pas pour les opérationnels
- Peu d’aide à la saisie des métadonnées
- Workflows absents ou déconnectés du quotidien (e-mail, mobile)
DocPilot, GED orientée parcours
Capture (e-mail, dépôt, photo), OCR et extraction DocpilotAI, confirmation, workflows, notifications, recherche, journal d’audit, app mobile. La GED devient le système où l’on traite, pas seulement celui où l’on range.
En savoir plus sur le fonctionnement de DocPilot ou consulter la documentation.
Fonctions GED couvertes
Indexation assistée
Métadonnées proposées automatiquement, avec score de confiance, pour éviter les fiches vides.
Recherche et consultation
Filtres métier et accès selon les rôles de l’espace.
Conservation et preuve d’action
Historique des validations et actions : utile pour démontrer qui a décidé quoi.
Profils qui choisissent une GED DocPilot
PME sans service SI dédié
Besoin d’une GED opérationnelle sans chantier de classification massive.
ETI multi-services
Juridique, achats et finance partagent le même référentiel avec des circuits distincts.
Équipes déjà sous e-mail
L’ingestion par messagerie réduit le changement d’habitude.
D’autres scénarios concrets sur le blog DocPilot.
Bénéfices d’une GED légère
- Valeur dès les premiers documents
- Adoption via les canaux déjà utilisés (mail, mobile)
- Moins de dépendance à un plan de classement parfait
- Couplage natif validation + archivage
FAQ
Questions fréquentes
DocPilot est-il une GED ?
Oui, au sens où il centralise, indexe, sécurise l’accès et trace les actions sur les documents. L’angle différenciant est l’extraction IA et les workflows de validation intégrés.
Remplace-t-il SharePoint ou un Drive ?
Pour les flux documentaires critiques (contrats, pièces à valider), oui comme référentiel opérationnel. Les fichiers collaboratifs de travail (brouillons Office au quotidien) peuvent rester dans vos outils actuels.
Quid de la conformité et du RGPD ?
DocPilot est multi-tenant, avec journal d’audit et rôles. Chaque client reste responsable de ses traitements ; DocPilot agit comme sous-traitant dans le cadre du contrat. Voir la politique de confidentialité pour le détail.
Y a-t-il une app mobile ?
Oui, sur Android et iOS : capture, consultation et validation en mobilité.
Solutions métier
Pages adaptées aux priorités de chaque équipe.
- AdministrationCentralisez courriers, PV, Kbis, attestations et documents transverses : capture e-mail, OCR, classement, workflows et recherche. DocPilot pour l’administration.
- Ressources humainesCentralisez contrats de travail, bulletins, pièces d’identité et attestations : OCR, validation RH, accès par rôles et recherche. DocPilot pour les ressources humaines.
- Direction généralePilotez validations, documents critiques et responsabilités cross-services : dashboard, workflows, notifications et recherche. DocPilot pour la direction générale.
Guides pratiques
Méthodes « comment faire » pour avancer concrètement.
- Organiser une GEDGuide pour organiser une GED d’entreprise : gouvernance, types, droits, workflows. Méthode pratique, erreurs à éviter et déploiement avec DocPilot.
- Centraliser les documentsGuide pour centraliser les documents d’entreprise : source de vérité, métadonnées, accès et recherche. Étapes, erreurs à éviter et rôle de DocPilot.
- Automatiser le traitementGuide pour automatiser le traitement documentaire : capture, OCR, classification, validation. Méthode, erreurs à éviter et DocPilot.
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- Recherche documentsRetrouver une clause, une facture ou une version prend des heures. DocPilot indexe titre, OCR et métadonnées ; DocpilotAI répond avec citations sur le dossier.
- GEDSystème qui centralise les documents d’entreprise, les classe avec des métadonnées, gère les droits et accompagne leur cycle de vie.
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