FAQ DocPilot

DocPilot est une GED IA multi-tenant : elle centralise documents et contrats, lit le contenu (OCR + DocpilotAI), puis orchestre les circuits de validation jusqu’à l’archivage dans un référentiel recherchable.

Pour les directions juridiques, achats, finance et direction générale, ainsi que pour les PME qui veulent un parcours documentaire sans projet GED complexe ni moteur BPM externe.

Les documents dispersés, les contrats perdus dans les e-mails, les ressaisies manuelles, les validations lentes et l’absence de vue claire sur le statut d’un dossier.

Oui. DocPilot est un SaaS multi-tenant : chaque organisation dispose de son propre espace. L’organisation active est portée par la session d’authentification, pas par un paramètre client manipulable. L’isolation est renforcée en base (RLS) et sur le stockage objet (préfixe dédié). Voir aussi la page Sécurité.

Le site et les applications DocPilot sont hébergés sur une infrastructure cloud dans l’Union européenne.

Non. Le produit décrit des pratiques de conception (isolation multi-tenant, audit, originaux immuables, scan antivirus sur l’ingestion e-mail). Aucune certification ISO, SOC 2, HDS ni garantie réglementaire n’est revendiquée sur ce site. Voir la page Sécurité.

Sur l’ingestion par e-mail, un scan antivirus (ClamAV) est effectué avant OCR et routage. Les dépôts web contrôlent le type de fichier (magic bytes) à la finalisation ; les accès fichiers passent par des URL signées à durée limitée.

Oui. Un journal d’audit append-only enregistre les actions sensibles et le déroulement des workflows : qui a reçu, confirmé, validé, rejeté ou demandé une modification, et quand.

Le service est conçu pour le respect du RGPD (hébergement UE, droits des personnes, sous-traitants documentés), sans attestation de conformité absolue. Synthèse sur la page RGPD ; détail des traitements dans la politique de confidentialité.

L’OCR rend le contenu du fichier lisible (texte natif ou reconnaissance optique). C’est la première étape du pipeline de lecture, distincte du circuit de validation métier. Un aperçu peut aussi être généré pour la consultation.

Oui. Les documents peuvent arriver par e-mail, dépôt web ou photo mobile. Le pipeline lit ensuite le fichier pour produire un texte exploitable par la classification, l’extraction et la recherche.

Oui. Les providers OCR (et LLM) sont choisis par organisation. DocPilot ne revendique pas d’entraînement de modèles sur vos contrats.

Il propose un type documentaire, extrait les champs prévus par ce type (numéro, parties, dates, montants, clauses clés, etc.) et remplit la fiche avec un score de confiance et une provenance. Vous confirmez avant de lancer le circuit.

Non. DocpilotAI propose ; les validations restent humaines et tracées. Approuver, rejeter ou demander une modification est une décision humaine dans le workflow.

Le document n’enchaîne pas automatiquement le workflow. Il passe en revue humaine : un utilisateur autorisé corrige les champs, l’historique conserve l’extraction précédente, puis le circuit peut démarrer sur la version corrigée. Les originaux ne sont jamais écrasés.

Vous choisissez le type en un clic ; l’extraction repart selon le schéma associé à ce type.

Une fois le texte disponible, vous sélectionnez un ou plusieurs documents et posez une question. DocpilotAI répond à partir du contenu (assistant documentaire sur web et mobile).

Non. Aucun entraînement sur vos contrats n’est revendiqué. La politique OCR / modèles IA (providers) peut être définie par organisation.

Un contrat est un objet métier distinct du fichier : parties, montant, dates, service, propriétaire, échéance, et lien vers un ou plusieurs documents. Son statut métier suit l’avancement du circuit de validation.

Non, ce n’est pas le cœur du produit aujourd’hui. DocPilot orchestre la vie des documents et des validations autour du contrat (réception, lecture, circuit, archivage).

Sur le web : liste des contrats (titre, référence, statut de workflow, service, propriétaire, échéance) et lien vers le document associé. Sur mobile : création et suivi de petits contrats, en complément de l’inbox de validation.

Non. Les workflows sont natifs : définitions versionnées, une version active par type documentaire, tâches d’inbox, actions d’approbation et journal immuable. OCR et extraction restent un pipeline distinct, déclenché avant le circuit métier.

Chaque organisation définit ses circuits. Une étape peut être assignée à un utilisateur, un rôle, un service (ex. juridique) ou un domaine (ex. achats). Les modes « un suffisant », « tous » ou quorum adaptent la décision au mode de travail de l’équipe.

Les administrateurs d’organisation (et rôles disposant des permissions associées) publient les définitions versionnées. Les validateurs consomment les tâches sans modifier le circuit.

Après un routage documentaire réussi : type confirmé, confiance suffisante (ou revue humaine terminée) et workflow actif associé au type. L’instance est figée sur la version du circuit au moment du démarrage.

Les rôles système couvrent notamment : administrateur d’organisation (équipe, services, domaines, workflows), manager, validateur (inbox), utilisateur (dépôt et consultation dans son périmètre) et lecteur (consultation seule).

Depuis la page Équipe, un administrateur envoie une invitation avec un rôle. Le collaborateur active son compte via le lien reçu par e-mail, renseigne son identité et choisit un mot de passe, puis rejoint l’espace de l’organisation.

Le web porte la GED complète, l’administration et la configuration des workflows. Le mobile est conçu pour l’inbox de validation (consulter, approuver, rejeter, demander une modification) et le suivi léger de contrats — pas pour cloner toute la GED.

DocPilot combine un rôle (RBAC) et des périmètres : service, domaine et grants documentaires. Les droits suivent cette structure ; chacun ne voit que son périmètre.

Pas forcément. En plus du rôle, l’accès peut être limité par service et par domaine. Deux validateurs peuvent donc avoir des files et des dossiers différents.

Le téléchargement de l’original dépend de la permission documents.download, accordée selon le rôle et le périmètre — pas automatiquement à tous les membres de l’organisation.

Par e-mail (adresse d’ingestion de l’organisation), par dépôt sur le web, ou en photo depuis le mobile. Le traitement (contrôle, OCR, extraction, puis éventuel workflow) démarre ensuite de façon asynchrone.

Non. L’interface web propose une liste filtrable, des métadonnées (service, domaine, tags) et une recherche — pas un explorateur de dossiers. La visibilité respecte toujours le périmètre, sans fuite entre organisations.

Non. Les originaux sont immuables : une nouvelle version s’empile, l’historique des versions et des extractions est conservé. Aucun écrasement silencieux.

Le document peut passer en statut d’échec technique. Vérifiez le format et la taille, puis relancez le traitement ou redéposez le fichier. Métadonnées et historique restent consultables pour diagnostiquer.

La GED web propose une recherche full-text et des filtres. Vous pouvez chercher dans le titre, le texte OCR, le numéro de contrat, les parties et les tags, puis filtrer par type, service, domaine, statut et dates.

Non. Le classement (service, domaine, tags) aide au routage et aux filtres, mais la recherche s’appuie aussi sur le contenu OCR et les champs extraits. Il n’y a pas d’arborescence de dossiers à maintenir à la main.

Après classement (service, domaine) et lecture IA, le document suit son circuit. Chaque validateur peut approuver, demander une modification ou rejeter. Les décisions sont journalisées.

Oui. L’application mobile est conçue pour l’inbox de validation : consulter le document, voir les données extraites, approuver, rejeter ou demander une modification.

Oui : notifications in-app et e-mails selon la configuration de l’organisation (document reçu, tâche à traiter, décision prise).

Après validation (ou selon le cycle de vie métier de l’organisation), le dossier bascule en statut archivé et reste dans le référentiel de l’organisation, avec son historique.

Oui. L’archivage conserve le dossier dans le référentiel : il reste searchable, avec le journal d’audit et l’historique des versions. Ce n’est pas une suppression.

Le cycle de vie métier comprend notamment : brouillon, en revue, approuvé, rejeté, modifications demandées, archivé — en plus du statut de traitement du pipeline (extraction, routage, échec, etc.).