Entrée multi-canal
E-mail inbound du tenant, upload web ou photo : le document rejoint le référentiel au lieu de rester en pièce jointe Slack.
Solution · Startups
Vos contrats ne doivent pas vivre dans Slack et Google Drive
En startup, tout le monde touche aux contrats : founders, ops, finance. Les PDF circulent dans Slack, Drive et la boîte mail. DocPilot centralise la réception, remplit la fiche avec OCR et DocpilotAI, fait valider en circuit court, puis archive — sans projet SI ni suite CLM hors de portée.
Ce qui casse en phase de croissance
Le volume de documents monte plus vite que les process. Sans référentiel, chaque recrutement ou deal ajoute du chaos.
- NDA et contrats fournisseurs éparpillés entre Slack, Drive et boîtes personnelles
- Tableau Excel des validations qui diverge du PDF réel
- Personne ne sait quelle version est « la bonne » avant signature
- Échéances et préavis oubliés faute de fiche lisible
- Pas de temps pour déployer une GED lourde ou un CLM enterprise
Workflow startup dans DocPilot
Un parcours court : le document entre, la fiche se remplit, une ou deux personnes valident, l’archive est recherchable.
Réception
Le NDA ou le contrat arrive par e-mail inbound, dépôt web ou photo convertie en PDF — scan antivirus à l’ingest e-mail.
OCR et extraction DocpilotAI
Le pipeline lit le PDF, propose un type et remplit la fiche (parties, montants, dates) avec un score de confiance.
Confirmation rapide
Quand le score ou le type l’exige, un fondateur, un ops ou un juriste externe confirme ou corrige avant le circuit.
Circuit court
Une à deux étapes (ops → direction, ou juridique → achats) : approuver, rejeter ou demander des modifications, avec notifications.
Archive utile
Le document validé reste indexé ; DocpilotAI répond aux questions sur le texte pour retrouver une clause sans relire tout le PDF.
Voir aussi le fonctionnement de DocPilot et la documentation.
Capacités utiles dès les premières équipes
Fiche assistée
OCR + DocpilotAI proposent type et champs ; vous gardez le dernier mot avant de lancer la validation.
Workflows simples
Étapes assignées à une personne ou un rôle, notifications, rejet motivé — assez pour remplacer le fil de messages.
Starter en libre-service
Offre Starter pensée pour structurer le traitement dès les premières équipes, sans devis ni projet de six mois.
Cas d’utilisation startups
NDA entrants / sortants
Réception, extraction des parties et dates, validation ops ou juridique, archivage searchable.
Contrats fournisseurs et SaaS
Montants, échéances et version de référence au même endroit — sans tableau Excel parallèle.
Remplacer le suivi « validations.xlsx »
Le statut vit sur le document : qui doit encore valider, qui a rejeté, avec l’historique attaché.
D’autres scénarios sur le blog DocPilot.
Bénéfices pour une startup
- Mise en route en jours, pas en trimestres
- Moins de « demande à Marie où est le PDF signé »
- Preuve de qui a validé, utile avant une levée ou un audit client
- Socle prêt à grandir vers une PME multi-services
FAQ
Questions fréquentes
Une startup a-t-elle besoin d’une GED « enterprise » ?
Non au départ. Un parcours capture → fiche → validation → recherche suffit. DocPilot couvre ce socle ; élargissez quand le volume ou la gouvernance l’exigent.
DocPilot remplace-t-il la signature électronique ?
Non. DocPilot structure la réception, la validation interne et l’archive. La signature reste dans votre outil dédié ; vous conservez ensuite la version de référence dans DocPilot.
Combien de temps pour démarrer ?
Compte Starter en libre-service, invitation des premiers utilisateurs, adresse e-mail d’ingestion et un flux pilote (souvent les NDA). Pas de projet SI requis.
Et si on passe de 15 à 80 personnes ?
Vous ajoutez des sièges, des services et des circuits plus riches. L’offre Business couvre des volumes et des équipes plus larges ; voir aussi la page PME.
Solutions par métier
Pages adaptées aux priorités de chaque équipe.
- Direction généralePilotez validations, documents critiques et responsabilités cross-services : dashboard, workflows, notifications et recherche. DocPilot pour la direction générale.
- Direction juridiqueCentralisez NDA, contrats et avenants, extrayez les clauses clés, validez en circuit et archivez avec historique. DocPilot pour les équipes juridiques.
- AdministrationCentralisez courriers, PV, Kbis, attestations et documents transverses : capture e-mail, OCR, classement, workflows et recherche. DocPilot pour l’administration.
Guides pratiques
Méthodes « comment faire » pour avancer concrètement.
- Automatiser le traitementGuide pour automatiser le traitement documentaire : capture, OCR, classification, validation. Méthode, erreurs à éviter et DocPilot.
- Automatiser la validationGuide pour automatiser la validation des contrats : rôles, étapes, SLA, notifications. Méthode, erreurs à éviter et mise en œuvre avec DocPilot.
- Gérer les contratsGuide pratique pour gérer les contrats d’entreprise : référentiel, validation, échéances, archivage. Méthode, étapes, erreurs à éviter et checklist.
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