Temps perdu à haute valeur
Juristes, acheteurs et managers passent leur expertise à fouiller plutôt qu’à décider.
Problème · Recherche documents
Chercher un document ne devrait pas être un projet.
Il faut la clause de responsabilité du contrat 2024, ou la facture du fournisseur X de mars, ou le PV qui mentionne une décision. On ouvre des dossiers, on lance des recherches Windows, on scroll des fils mail. Le contenu est là — inaccessible faute d’index et de fiche.
La demi-journée « je cherche encore »
Signaux typiques dans l’entreprise :
- Noms de fichiers cryptiques (final, final2, envoi_OK)
- PDF scannés non recherchables hors outil OCR
- La « bonne » pièce est celle dont on se souvient du canal
- Les questions métier (« quel préavis ? ») exigent une relecture complète
Le coût d’une recherche manuelle
Chaque recherche lente est du temps senior consommé, une décision retardée, et parfois une réponse fausse faute d’avoir trouvé la bonne pièce.
Réponses approximatives
Sans citation ni source unique, on répond « de mémoire » — risque élevé sur montants et délais.
Onboarding freiné
Un nouveau collaborateur ne peut pas s’appuyer sur une base searchable ; il dépend du réseau informel.
Indexer pour retrouver, interroger pour comprendre
DocPilot combine recherche documentaire (titre, OCR, tags, type) et DocpilotAI sur le dossier pour les questions de contenu — avec passages citables.
OCR dès l’ingest
Le texte du PDF devient exploitable : la recherche ne dépend plus du seul nom de fichier.
Fiche + filtres
Type, parties, montants, tags : affinez sans imposer une arborescence figée.
Questions sur le dossier
DocpilotAI répond sur le document (et pièces liées) avec citations — idéal pour une clause ou une date sans tout relire.
Fouille vs index
Recherche manuelle
- On cherche où le fichier a été rangé, pas ce qu’il contient
- Les scans restent des images muettes
- Comparer deux versions = ouvrir deux PDF côte à côte
Recherche DocPilot
- Index titre + OCR + métadonnées
- Filtres métier (type, statut, tags)
- Réponses DocpilotAI avec extraits citables
Capacités qui raccourcissent la recherche
Recherche full-text
Retrouvez une facture, un contrat ou un PV par mots-clés présents dans le contenu OCR.
DocpilotAI contextualisé
Posez une question sur un dossier précis ; la réponse s’appuie sur le texte indexé, pas sur une hallucination hors document.
Périmètres et droits
La recherche respecte l’organisation (services, rôles) : retrouver vite sans exposer tout le fonds documentaire.
FAQ
Questions fréquentes
La recherche fonctionne-t-elle sur les PDF scannés ?
Oui : le pipeline OCR rend le texte indexable. La qualité dépend de la lisibilité du scan ; une confirmation humaine reste utile sur les champs critiques.
DocpilotAI remplace-t-il la lecture juridique ?
Non. Il accélère la localisation d’une clause ou d’une information. La décision et la validation humaine restent nécessaires sur le fond.
Peut-on chercher uniquement dans un service ?
Oui via les périmètres (services / domaines) et les droits : la recherche s’inscrit dans l’organisation, pas dans un index flat mondial.
Voir aussi par métier
Pages adaptées aux priorités de chaque équipe.
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- Direction juridiqueCentralisez NDA, contrats et avenants, extrayez les clauses clés, validez en circuit et archivez avec historique. DocPilot pour les équipes juridiques.
- FinanceCentralisez factures, devis, notes de frais et RIB, extrayez montants et parties, validez en workflow et recherchez sans Excel. DocPilot pour la finance.
Guides pratiques
Méthodes « comment faire » pour avancer concrètement.
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