Réception unifiée
Dépôt web, e-mail inbound ou mobile : le document entre dans le même circuit.
Workflow de validation
Un workflow de validation clair, de la réception à l’archivage
Un document reçu n’est utile que s’il traverse un circuit fiable : qui l’analyse, à qui l’attribuer, qui valide, qui est notifié, où il est archivé. DocPilot formalise ce parcours en un workflow unique, visible et traçable — sans chaîne d’e-mails improvisée.
Parcours type
Six étapes, un seul dossier
Le même document traverse réception, analyse, attribution, validation, notification et archivage — sans changer d’outil.
01
Document reçu
Entrée unique
02
Analyse
OCR + IA
03
Attribution
Routage
04
Validation
Décision
05
Notification
Alertes
06
Archivage
Recherche
Simulation DocPilot
Démonstration interactive du workflow
Lancez le circuit : la simulation s’arrête à la validation — à vous de décider pour enchaîner notification et archivage.
Démonstration interactive
Réception → analyse → attribution → validation → notification → archivage
Réception
PDF déposé via e-mail inbound
Analyse
OCR + extraction IA
Attribution
Routage vers Achats
Validation
Décision humaine
Notification
Alerte aux acteurs
Archivage
Dossier recherchable
Étape 1 / 6
Document reçu
PDF déposé via e-mail inbound
contrat_nordlog_2026.pdf
Via e-mail · inbound@docpilot.app
Journal du circuit
- En attente du démarrage…
Prêt à illustrer le workflow DocPilot.
Quand le « workflow » se limite à une boîte mail
Sans étapes formalisées, chaque document repart dans le même chaos : pièce jointe, relance, oubli. Personne ne voit le statut, ni le prochain responsable.
- Document reçu mais jamais réellement pris en charge
- Analyse et classement faits « au feeling »
- Attribution floue : qui a la main ?
- Validation orale sans trace, notifications manuelles, archivage aléatoire
Six étapes, un seul dossier
DocPilot enchaîne réception → analyse (OCR / IA) → attribution → validation → notification → archivage. Le même dossier porte le fichier, la fiche, le statut et le journal d’actions.
Voir aussi le glossaire workflow, la page validation des contrats ou le guide automatiser la validation.
Ce que le workflow DocPilot couvre
Analyse assistée
OCR et extraction IA proposent type, parties, montants et dates — à confirmer avant la suite.
Attribution ciblée
Le bon validateur (personne, rôle ou service) selon vos règles métier.
Validation tracée
Approuver ou rejeter avec motif ; chaque décision est horodatée sur le dossier.
Notifications
Les acteurs sont alertés à l’assignation et aux changements de statut — sans Excel de relances.
Archivage recherchable
Une fois validé, le document reste findable avec sa fiche et son historique.
Cas d’usage du circuit
Contrats et avenants
Juridique puis direction selon le montant ; notification des parties prenantes ; archive signée.
Documents administratifs
Réception → classement → validation manager → notification RH / admin → archivage.
Fournisseurs et achats
Routage achats / juridique, validation mobile, preuve d’audit sur le dossier.
Bénéfices
- Statut visible à chaque étape du parcours
- Responsable identifiable sans relance « il en est où »
- Décisions prouvables en cas d’audit
- Moins de documents perdus entre boîtes mail et dossiers
FAQ
Questions fréquentes
Quelle différence avec une simple validation de contrats ?
La page validation des contrats détaille les circuits métier (rôles, rejets, seuils). Ici, on visualise le parcours documentaire complet — de la réception à l’archivage — applicable à contrats et autres documents.
Faut-il six étapes sur chaque document ?
Non. Le schéma illustre le parcours type. Vous configurez des circuits plus courts ou plus longs selon le type, le montant ou le service.
L’analyse est-elle obligatoire avant validation ?
L’extraction IA accélère la fiche ; vous confirmez les champs clés. Sans confirmation, le workflow ne part pas sur des données non maîtrisées.
Qui reçoit les notifications ?
Le validateur assigné, et selon la configuration les acteurs du dossier (demandeur, service, direction). Les alertes suivent le statut du workflow.
Solutions métier
Pages adaptées aux priorités de chaque équipe.
- AdministrationCentralisez courriers, PV, Kbis, attestations et documents transverses : capture e-mail, OCR, classement, workflows et recherche. DocPilot pour l’administration.
- Direction juridiqueCentralisez NDA, contrats et avenants, extrayez les clauses clés, validez en circuit et archivez avec historique. DocPilot pour les équipes juridiques.
- Ressources humainesCentralisez contrats de travail, bulletins, pièces d’identité et attestations : OCR, validation RH, accès par rôles et recherche. DocPilot pour les ressources humaines.
Guides pratiques
Méthodes « comment faire » pour avancer concrètement.
- Centraliser les documentsGuide pour centraliser les documents d’entreprise : source de vérité, métadonnées, accès et recherche. Étapes, erreurs à éviter et rôle de DocPilot.
- Gérer les contratsGuide pratique pour gérer les contrats d’entreprise : référentiel, validation, échéances, archivage. Méthode, étapes, erreurs à éviter et checklist.
- Organiser une GEDGuide pour organiser une GED d’entreprise : gouvernance, types, droits, workflows. Méthode pratique, erreurs à éviter et déploiement avec DocPilot.
Articles liés
Lectures du blog DocPilot sur le même sujet.
- Comment éviter les contrats perdus dans les emails ?Comment éviter que vos contrats se perdent dans les e-mails : ingestion, dossier unique, fin du rôle d’archive de la messagerie.
- Comment automatiser la validation des contrats ?Comment automatiser la validation des contrats sans perdre le contrôle : étapes, responsables, notifications et trace des décisions.
- Comment centraliser ses contrats d’entreprise ?Méthode concrète pour centraliser vos contrats d’entreprise : source de vérité, dossier unique, accès et suivi — sans disperser les versions dans les mails.
Pour aller plus loin
Pages connexes pour affiner votre recherche.
- WorkflowEnchaînement formalisé d’étapes, de rôles et de règles qui fait passer un document de la réception à la validation ou à l’archivage.
- Gestion documentairePassez d’un stockage dispersé à une vraie gestion documentaire d’entreprise : dépôt, OCR, métadonnées, recherche et circuits de validation avec DocPilot.
- Validation des contratsMettez en place des circuits de validation des contrats clairs : étapes, rôles, notifications, rejets motivés et journal d’audit avec DocPilot.
- OCR documentsTransformez PDF, scans et photos en données structurées. DocPilot combine OCR et extraction IA pour préremplir vos fiches — avec confirmation humaine avant validation.
Glossaire workflow · FAQ DocPilot · Solution validation lente · Checklist gratuite
Passer à l’action
Déployez votre premier workflow de validation
Configurez réception, étapes et notifications — essai gratuit ou démo sur votre processus actuel.