Adoption sans SI dédié
Paramétrage en libre-service, invitations simples, pas de plan de classement imposé à la main.
Solution · PME
Une GED utile dès le premier mois, pas dans six
Une PME n’a pas besoin d’une usine à gaz documentaire. Elle a besoin de centraliser contrats et pièces, de savoir qui doit valider, et de retrouver la version de référence — y compris depuis une agence ou un déplacement. DocPilot combine réception multi-canal, OCR/DocpilotAI, circuits et journal d’audit, en libre-service Starter ou Business.
Les frictions documentaires en PME
Drive, messagerie et Excel tiennent un moment. Puis les versions divergent, les échéances passent, et personne ne sait où est le signé.
- Documents critiques dispersés entre siège, agences et boîtes mail
- Juridique, achats et finance qui ne partagent pas le même référentiel
- Validations qui traînent faute de responsable et de notifications
- Recherche de la version signée qui prend trop de temps
- Aucun journal clair en cas de contrôle ou de litige
Workflow PME dans DocPilot
Du terrain ou de la messagerie jusqu’à l’archive partagée, avec confirmation humaine là où le fond compte.
Réception multi-canal
E-mail inbound, dépôt web ou photo depuis une agence : le fichier rejoint l’espace de l’entreprise, pas une boîte personnelle.
OCR, classification et extraction
DocpilotAI propose le type (contrat fournisseur, NDA, facture liée…) et remplit la fiche avec un score de confiance.
Revue métier
Le référent (achats, juridique, admin) confirme ou corrige avant de lancer le circuit.
Validation multi-services
Étapes assignées à un rôle, un service ou une personne ; notifications web et mobile pour ne pas bloquer hors bureau.
Recherche et audit
Filtres par type, service, domaine ; questions DocpilotAI ; journal de qui a reçu, confirmé, validé ou rejeté.
Voir aussi le fonctionnement de DocPilot et la documentation.
Fonctionnalités dimensionnées pour la PME
E-mail inbound et mobile
Les documents arrivent comme aujourd’hui ; la validation et la photo terrain comptent autant que le PDF du siège.
Droits par rôles et services
Chacun voit son périmètre. Suffisant pour la plupart des PME sans usine à permissions.
Journal d’audit
Qui a validé, quand — utile aux contrôles internes et aux litiges, sans certification inventée.
Cas d’utilisation PME
Juridique + achats sur le même référentiel
NDA, contrats fournisseurs et avenants avec circuits courts et échéances visibles sur la fiche.
Finance et pièces liées
Devis, factures et contrats dans le même espace filtrable, sans ressaisie Excel.
Admin / direction multi-sites
Moins de « demande à Marie » ; une source de vérité pour les nouveaux arrivants et les agences.
D’autres scénarios sur le blog DocPilot.
Bénéfices pour la PME
- Remplacement progressif de Excel + Drive sur les flux critiques
- Mise en route en semaines, pas en trimestres
- Tarification claire en euros (Starter / Business)
- Socle prêt pour grandir vers une ETI multi-services
FAQ
Questions fréquentes
Quelle différence avec Google Drive ou SharePoint ?
Drive et SharePoint excellent au partage de fichiers. DocPilot ajoute métadonnées, circuits de validation et journal d’audit — le chaînon manquant pour les contrats et pièces critiques.
Par où commencer sans tout migrer ?
Un flux pilote (contrats fournisseurs ou NDA) : entrée e-mail, extraction, circuit simple. Puis élargissement aux autres services.
DocPilot est-il conçu pour le marché français ?
Oui : interface et support en français, hébergement UE, parcours adapté aux PME/ETI. Voir aussi la page entreprises françaises.
Faut-il un projet GED de plusieurs mois ?
Non. L’objectif est un premier document utile rapidement. Les suites GED historiques dépassent souvent le besoin et le budget d’une PME.
Solutions par métier
Pages adaptées aux priorités de chaque équipe.
- AdministrationCentralisez courriers, PV, Kbis, attestations et documents transverses : capture e-mail, OCR, classement, workflows et recherche. DocPilot pour l’administration.
- Direction juridiqueCentralisez NDA, contrats et avenants, extrayez les clauses clés, validez en circuit et archivez avec historique. DocPilot pour les équipes juridiques.
- AchatsSuivez contrats fournisseurs, bons de commande et devis : extraction des échéances, circuits achats–juridique–finance, notifications et recherche. DocPilot pour les Achats.
Guides pratiques
Méthodes « comment faire » pour avancer concrètement.
- Organiser une GEDGuide pour organiser une GED d’entreprise : gouvernance, types, droits, workflows. Méthode pratique, erreurs à éviter et déploiement avec DocPilot.
- Centraliser les documentsGuide pour centraliser les documents d’entreprise : source de vérité, métadonnées, accès et recherche. Étapes, erreurs à éviter et rôle de DocPilot.
- Automatiser le traitementGuide pour automatiser le traitement documentaire : capture, OCR, classification, validation. Méthode, erreurs à éviter et DocPilot.
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- StartupsCentralisez NDA et contrats fournisseurs, extrayez les infos clés, validez en circuit court et archivez. DocPilot pour startups en croissance — sans projet GED.
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