GED multi-tenant
Liste, détail, versions, soft-delete, archive/restore : un référentiel unique par organisation.
Solution · Administration
L’administration documentaire sans Drive chaos ni Excel de suivi
L’administration générale reçoit tout : courriers, PV, Kbis, attestations, rapports. DocPilot offre une GED opérationnelle — capture multi-canal, fiche remplie par IA, circuits simples et archive recherchable — sans projet de classement lourd.
Problèmes métier de l’administration
Quand tout le monde stocke « quelque part », l’admin devient le seul à savoir où chercher — jusqu’au jour où personne ne trouve.
- Courriers et pièces administratives dispersés
- Noms de fichiers inconsistants, dossiers qui prolifèrent
- Pas de statut clair (brouillon, en revue, archivé)
- Transmission manuelle aux bons services
- Onboarding documentaire long pour les nouveaux collaborateurs
Workflow administration dans DocPilot
Un parcours simple pour qualifier, router et archiver sans friction.
Capture multi-canal
E-mail inbound du tenant, upload web, photos→PDF, ou dépôt depuis le mobile.
Qualification assistée
OCR, classification (courrier, PV, Kbis, attestation, rapport…) et métadonnées éditables.
Organisation
Tags, services et domaines : le document est rattaché au périmètre métier pertinent.
Routage léger
Workflows courts pour faire valider ou prendre connaissance par le bon service.
Recherche permanente
Index titre + OCR + tags : retrouver un Kbis ou un PV sans rouvrir l’arborescence.
Voir aussi le fonctionnement de DocPilot et la documentation.
Fonctionnalités pertinentes pour l’administration
Organisation (services & domaines)
Structurez l’entreprise dans DocPilot pour router et filtrer les documents par périmètre.
Équipe et invitations
Invitez collaborateurs et validez les accès via rôles (admin, manager, validateur, utilisateur, lecteur).
Commentaires et historique
Échanges et actions restent attachés au document — utile pour le suivi administratif.
Cas d’utilisation administration
Courrier entrant du jour
Réception e-mail ou scan, classification, routage vers le service concerné, archive.
Dossier société (Kbis, statuts, PV)
Pièces juridiques/admin regroupées, recherchables, avec versions à jour.
Attestations à jour
Dépôt, extraction de dates si présentes, rappel via tâches/notifications plutôt que tableur.
D’autres scénarios sur le blog DocPilot.
Bénéfices pour l’administration
- Moins de dossiers partagés « fourre-tout »
- Classement assisté par l’IA plutôt que manuel
- Transmission claire aux services via workflows
- Recherche rapide pour répondre aux demandes internes
- Onboarding simplifié grâce à un référentiel unique
FAQ
Questions fréquentes
Faut-il définir un plan de classement complexe ?
Non. DocPilot s’appuie sur types, tags, services et domaines, plus la recherche full-text OCR — pas sur une arborescence figée obligatoire.
Qui peut administrer l’espace entreprise ?
Les administrateurs tenant gèrent profil org, utilisateurs, services, domaines, workflows et abonnement depuis les pages entreprise / équipe.
Peut-on archiver sans supprimer ?
Oui. Les documents supportent archivage et restauration, ainsi que soft-delete selon les droits.
Y a-t-il une documentation pour les équipes ?
Oui. La documentation produit et le centre de ressources DocPilot accompagnent la mise en route.
Autres métiers
Pages adaptées aux priorités de chaque équipe.
- Direction juridiqueCentralisez NDA, contrats et avenants, extrayez les clauses clés, validez en circuit et archivez avec historique. DocPilot pour les équipes juridiques.
- Direction généralePilotez validations, documents critiques et responsabilités cross-services : dashboard, workflows, notifications et recherche. DocPilot pour la direction générale.
- FinanceCentralisez factures, devis, notes de frais et RIB, extrayez montants et parties, validez en workflow et recherchez sans Excel. DocPilot pour la finance.
Guides pratiques
Méthodes « comment faire » pour avancer concrètement.
- Centraliser les documentsGuide pour centraliser les documents d’entreprise : source de vérité, métadonnées, accès et recherche. Étapes, erreurs à éviter et rôle de DocPilot.
- Organiser une GEDGuide pour organiser une GED d’entreprise : gouvernance, types, droits, workflows. Méthode pratique, erreurs à éviter et déploiement avec DocPilot.
- Automatiser le traitementGuide pour automatiser le traitement documentaire : capture, OCR, classification, validation. Méthode, erreurs à éviter et DocPilot.
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