Catalogue pièces financières
Factures, devis, bons de commande, notes de frais, RIB : types prévus pour classification et extraction.
Solution · Finance
Des pièces financières traitées, pas empilées dans la boîte mail
La finance reçoit un flux continu de factures, devis, notes de frais et justificatifs. DocPilot les capture, lit le contenu (OCR + extraction), les route vers les bons validateurs et les rend recherchables — avec un statut clair à chaque étape.
Problèmes métier de la finance
Le goulot n’est pas seulement la saisie : c’est le manque de qualification et de responsabilité sur chaque pièce.
- Factures et devis noyés dans les boîtes mail partagées
- Montants et fournisseurs ressaisis à la main
- Validations budgétaires sans SLA ni priorité visible
- Notes de frais et RIB difficiles à retrouver après coup
- Pas de lien clair entre la pièce et la décision d’approbation
Workflow finance dans DocPilot
Un circuit pensé pour accélérer le traitement sans perdre le contrôle sur les montants.
Entrée des pièces
Factures et justificatifs via e-mail inbound, dépôt ou photo ; antivirus sur l’ingest e-mail.
Lecture et extraction
OCR puis extraction assistée (type facture, devis, note de frais, RIB…) avec montants et parties proposés.
Revue si nécessaire
Confirmation humaine du type ou des champs lorsque la classification le demande.
Validation budgétaire
Workflows avec étapes finance / manager, quorum et actions APPROVE / REJECT / REQUEST_CHANGES.
Suivi et recherche
Dashboard des tâches et docs récents ; recherche indexée pour retrouver une pièce par fournisseur ou montant.
Voir aussi le fonctionnement de DocPilot et la documentation.
Fonctionnalités pertinentes pour la finance
Inbox de validations
Les tâches à traiter sont centralisées ; chaque décision laisse un commentaire et un statut de cycle de vie.
Notifications ciblées
Alertes sur réception, extraction, tâches et décisions — préférences de canaux configurables.
Tableau de bord
Vue des documents récents, tâches en attente et éléments à qualifier pour prioriser la charge du jour.
Cas d’utilisation finance
Circuit de validation de factures
Réception e-mail → extraction montant / fournisseur → validation manager → archive recherchable.
Contrôle d’une note de frais
Photo ou PDF, classification, étape validateur, historique de la décision.
Recherche avant clôture
Retrouvez une facture ou un RIB par mots-clés OCR sans ouvrir dix dossiers partagés.
D’autres scénarios sur le blog DocPilot.
Bénéfices pour la finance
- Délai réduit entre réception et décision
- Moins d’erreurs de ressaisie sur les montants
- Priorisation visible via tâches et notifications
- Pièces retrouvables pour audit interne ou litige fournisseur
- Collaboration claire avec Achats et direction
FAQ
Questions fréquentes
DocPilot remplace-t-il mon ERP ou ma comptabilité ?
Non. DocPilot orchestre la capture, la qualification et la validation des pièces. L’export ou l’intégration comptable avancée n’est pas le cœur du parcours actuel.
Quelles infos sont extraites sur une facture ?
Le pipeline d’extraction propose des champs selon le type (parties, montants, dates, etc.). Vous pouvez les corriger avant ou pendant le circuit.
Comment gérer les urgences de fin de mois ?
Les SLA sur les étapes de workflow, l’inbox de tâches et les notifications aident à faire remonter les validations critiques.
Les originaux sont-ils conservés ?
Oui. Les documents supportent versions, preview et téléchargement ; les originaux restent disponibles avec leur historique.
Autres métiers
Pages adaptées aux priorités de chaque équipe.
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- AdministrationCentralisez courriers, PV, Kbis, attestations et documents transverses : capture e-mail, OCR, classement, workflows et recherche. DocPilot pour l’administration.
- Direction généralePilotez validations, documents critiques et responsabilités cross-services : dashboard, workflows, notifications et recherche. DocPilot pour la direction générale.
Guides pratiques
Méthodes « comment faire » pour avancer concrètement.
- Suivre les échéancesGuide pour suivre les échéances et préavis de contrats : calendrier partagé, responsabilités, alertes. Étapes, erreurs à éviter et DocPilot.
- Automatiser la validationGuide pour automatiser la validation des contrats : rôles, étapes, SLA, notifications. Méthode, erreurs à éviter et mise en œuvre avec DocPilot.
- Automatiser le traitementGuide pour automatiser le traitement documentaire : capture, OCR, classification, validation. Méthode, erreurs à éviter et DocPilot.
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