Politique de confidentialité

1. Qui est responsable ?

DocPilot édite la plateforme de gestion documentaire DocPilot (site, application web, application mobile « DocPilot Mobile » et API).

Pour les documents et les comptes de ses utilisateurs, chaque organisation cliente est responsable du traitement ; DocPilot agit comme sous-traitant, dans les limites du contrat qui les lie. DocPilot est responsable du traitement pour les données du site (formulaire de contact) et pour le fonctionnement technique du service.

2. Quelles données sont traitées ?

• Compte : prénom, nom, adresse e-mail professionnelle, organisation, rôle et permissions. Le mot de passe n’est jamais stocké en clair.
• Documents : les fichiers déposés (PDF, images, photos prises depuis l’application mobile), les e-mails reçus par l’adresse de dépôt de l’organisation, le texte reconnu (OCR), les informations extraites et les métadonnées de la fiche.
• Activité : décisions de validation, commentaires, questions posées à l’assistant, journal d’audit (utilisateur, action, date).
• Technique : adresse IP, identifiant de requête, journaux d’erreur, version de l’application. Sur mobile, un identifiant d’installation et, si les notifications sont activées, un jeton de notification.
• Site : les champs du formulaire de contact (nom, e-mail, société, message).

3. Application mobile

• Caméra : utilisée uniquement lorsque vous photographiez un document. Les photos sont envoyées à votre organisation et ne sont pas conservées ailleurs sur le téléphone.
• Photos et fichiers : le sélecteur du système est utilisé ; l’application n’accède pas à votre galerie ni à vos fichiers en dehors de ce que vous choisissez.
• Notifications : lorsqu’elles sont activées, le jeton de notification est transmis à Firebase Cloud Messaging (Google) pour la remise des alertes.
• Stockage local : les jetons de session sont conservés dans le coffre sécurisé du téléphone ; un cache en lecture seule des dernières validations, documents et notifications est conservé pour la consultation hors connexion. Ces données sont supprimées à la déconnexion et à la désinstallation.
• Aucun SDK publicitaire, aucun outil de suivi comportemental n’est intégré.

4. Pourquoi ?

• Fournir le service : réception, reconnaissance, extraction, validation, recherche et consultation des documents.
• Sécuriser le service : authentification, isolation des organisations, journal d’audit, prévention des abus.
• Répondre aux demandes envoyées via le formulaire de contact.
• Respecter les obligations légales de DocPilot.

Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat avec l’organisation cliente, sur l’intérêt légitime de DocPilot à sécuriser son service, et sur votre demande lorsque vous nous contactez.

5. Reconnaissance et extraction par DocpilotAI

Le texte et les informations d’un document sont extraits par des moteurs OCR et des modèles de langage. Chaque organisation choisit dans ses réglages les moteurs et les fournisseurs autorisés. Les documents ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles.

6. Qui y a accès ?

• Les membres de votre organisation, selon leurs droits (rôles, services).
• Les équipes techniques de DocPilot, pour l’exploitation et le support, sous obligation de confidentialité.
• Les sous-traitants nécessaires au service : hébergement dans l’Union européenne, envoi d’e-mails, notifications mobiles, moteurs OCR et modèles choisis par votre organisation.

Les données ne sont ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales.

7. Combien de temps ?

• Documents, fiches et journaux d’audit : pendant la durée du contrat de l’organisation, puis suppression ou restitution à sa demande.
• Comptes : pendant la durée d’activité de l’utilisateur dans l’organisation.
• Journaux techniques : au plus douze mois.
• Formulaire de contact : au plus douze mois après le dernier échange.

8. Cookies

Le site utilise des cookies strictement nécessaires (langue, sécurité, mémorisation de votre choix) qui ne peuvent pas être désactivés.

Avec votre consentement, des cookies de mesure d’audience (Google Analytics, Microsoft Clarity pour les cartes de clics et relectures de navigation anonymisées) et marketing (ex. Metricool) peuvent être déposés. Votre choix est mémorisé dans un cookie « dp_consent » (13 mois) partagé avec l’espace app.docpilot-app.com, qui applique la même mesure d’audience (Google Analytics uniquement, sans contenu documentaire). Vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser ces catégories à tout moment depuis la page Cookies.

Gérer mes préférences cookies

9. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime.

Pour les données gérées par votre organisation, adressez-vous d’abord à son administrateur DocPilot. Vous pouvez aussi écrire à DocPilot à l’adresse ci-dessous ; nous répondons dans un délai d’un mois. Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

10. Suppression du compte et des données

Vous pouvez supprimer votre compte depuis l’application mobile : Profil > Supprimer mon compte, puis confirmation par mot de passe. Vos informations personnelles (nom, e-mail, photo) sont effacées immédiatement et le compte ne peut plus se connecter. Si vous êtes le seul membre de votre organisation, celle-ci est fermée et son abonnement résilié ; sinon, un autre administrateur doit être désigné avant la suppression.

Sans accès à l’application, demandez la suppression à l’administrateur de votre organisation ou écrivez à DocPilot en indiquant votre adresse e-mail et votre organisation. Les journaux d’audit conservent une référence anonymisée aux actions passées, pendant la durée prévue au point sur la conservation.

La désinstallation de l’application mobile efface le cache local et les jetons de session, mais pas votre compte ni les documents de votre organisation.

11. Sécurité

• Chiffrement des échanges (HTTPS) entre les applications et l’API.
• Isolation des organisations au niveau de la base de données.
• Jetons de session à durée limitée, renouvelés sur un canal dédié pour le mobile.
• Journal d’audit des actions importantes.

Voir le détail des mesures de sécurité

12. Approche RGPD

DocPilot décrit des pratiques concrètes (hébergement UE, droits des personnes, sous-traitants documentés) sans revendiquer une conformité absolue ni une certification. Une synthèse est disponible sur la page RGPD.

Voir la page RGPD

13. Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de mise à jour figure en haut de page ; les changements importants sont signalés aux organisations clientes.

14. Contact

Pour toute question ou demande relative à vos données : social@docpilot-app.com.