Guide utilisateur DocPilot

Ce guide s’adresse aux utilisateurs métier (dépôt, recherche, validation) et aux administrateurs d’organisation (équipe, circuits, types documentaires). Il décrit le produit tel qu’il est livré dans l’espace de travail web et l’application mobile.

• Promesse produit : centraliser les contrats, automatiser leur traitement, accélérer les validations.
• Fil narratif : réception → contrôle → lecture IA → circuit de validation → décision tracée.
• Deux surfaces : GED et administration sur le web ; inbox de validation sur mobile.
• Aide humaine : formulaire de contact du site public (pas de tickets ni de chat intégrés).

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   Activer un compte invité

   Si vous avez reçu une invitation, ouvrez le lien d’activation, renseignez votre prénom et votre nom, choisissez un mot de passe (au moins 10 caractères, avec majuscule, minuscule et chiffre), puis connectez-vous à l’espace de votre organisation.

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   Se connecter

   Ouvrez l’espace de travail, saisissez vos identifiants. Après connexion, le tableau de bord affiche documents récents, tâches en inbox, documents en revue IA et contrats en cours.

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   Profil

   Dans le profil, consultez votre identité, votre organisation et votre rôle. Vous pouvez y changer votre mot de passe.

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   Comprendre votre périmètre

   En plus du rôle, l’accès aux documents peut être limité par service. Deux personnes avec le même rôle ne voient pas nécessairement les mêmes dossiers.

tenant_admin

Administre l’organisation : équipe, services, chaînes de validation et paramétrage documentaire.

manager

Supervise les circuits et peut agir plus largement sur les documents et les tâches de son périmètre.

validator

Traite l’inbox : approuver, rejeter, demander des modifications, commenter.

user

Dépose et consulte des documents dans son périmètre ; participe selon les droits accordés.

viewer

Consultation seule, sans actions de validation ni d’administration.

Service

Qui valide : Juridique, Finance, Achats, RH… DocpilotAI détecte automatiquement le service d’un document ; vous pouvez le corriger en un clic. Chaque organisation démarre avec une liste complète de services par défaut.

Type documentaire

Catalogue par organisation : schéma d’extraction (champs attendus) et chaîne de validation par défaut associée.

Depuis la page Équipe, un administrateur invite des membres avec un rôle, les rattache à un ou plusieurs services, et gère le référentiel des services. Les permissions d’invitation et de gestion sont réservées aux rôles autorisés.

Chaque organisation dispose d’une adresse d’ingestion. Les pièces jointes reçues deviennent des documents au même titre qu’un upload web. Le destinataire inconnu est ignoré ; le traitement (contrôle, OCR, extraction, workflow) démarre ensuite de façon asynchrone.

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   Dépôt web

   Glissez-déposez un fichier, choisissez titre et type ; DocpilotAI propose le service, que vous pouvez corriger, ainsi que des tags. L’upload part vers le stockage sécurisé, puis le scan antivirus et le pipeline de lecture.

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   Après réception

   Une notification peut signaler le document reçu. Les statuts techniques (extraction, échec, revue) restent distincts des statuts métier (brouillon, en revue, approuvé…).

• Formats : types MIME autorisés côté plateforme (PDF et images courantes en premier lieu).
• Taille maximale : appliquée à l’upload ; un fichier trop volumineux est refusé avant traitement.
• Antivirus : aucun traitement OCR ni workflow ne démarre sur un fichier détecté comme infecté.

Cycle de vie métier

DRAFT, IN_REVIEW, APPROVED, REJECTED, CHANGES_REQUESTED, ARCHIVED.

Statut de traitement

Indique où en est le pipeline : revue requise, extraction en cours, routé vers un workflow, ou en échec.

Versions

Une nouvelle version n’écrase pas l’original. L’historique des versions et des extractions est conservé.

• Fiche document : aperçu, champs extraits, métadonnées, versions, tags, historique, commentaires.
• Assistant documentaire : panneau toujours accessible pour interroger un document (et des documents liés) une fois le texte disponible.
• Classement : service (détecté automatiquement par DocpilotAI, modifiable), tags et métadonnées manuelles — souvent requis avant de lancer un circuit.
• Téléchargement de l’original selon la permission documents.download.
• Recherche : titre, texte OCR, numéro de contrat, parties, tags ; filtres type, service, statut, dates.

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   OCR

   Le fichier est lu (texte natif ou reconnaissance). Un aperçu peut être généré pour la consultation.

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   Classification

   Un type documentaire est proposé avec un score de confiance. Sous le seuil configuré par l’organisation, une revue humaine est exigée.

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   Extraction

   Les champs du schéma du type sont remplis (ex. contrat fournisseur : numéro, parties, dates, montant, devise, préavis, juridiction, signataires). Chaque champ porte un score et une provenance.

En revue humaine (HITL), un utilisateur autorisé corrige les champs. L’historique conserve l’extraction précédente ; le circuit peut ensuite démarrer sur la version corrigée. Les originaux ne sont jamais écrasés.

• Seuils de confiance configurables par organisation (classification et extraction).
• Providers OCR / LLM choisis par organisation ; pas d’entraînement revendiqué sur vos contrats.
• Le contenu documentaire n’est pas journalisé dans les logs applicatifs.

Types d’étape

APPROVAL, REVIEW, INFORMATION, SIGNATURE, ARCHIVE.

Chaîne de validation

Une liste ordonnée de validateurs nommés, propre à chaque service. Le document routé vers un service suit sa chaîne étape par étape.

Décision

À chaque étape, le validateur valide (passage à l’étape suivante, puis approbation), rejette (fin du circuit) ou demande des modifications (retour à l’auteur, puis reprise depuis la première étape).

Depuis l’inbox Tâches, ouvrez une tâche pour voir l’aperçu, les champs extraits et l’historique. Actions possibles : approuver, rejeter, demander des modifications, réassigner, commenter. Les échéances et rappels aident à ne rien laisser sans réponse.

• Admin : créer / éditer un circuit (nouvelle version), publier, mettre en pause, reprendre ou annuler une instance.
• Aide contextuelle : sur les pages Workflows, un panneau « Comprendre et configurer un workflow » détaille étapes, assignations, quorum et publication.
• Le workflow ne démarre qu’après routage documentaire réussi (type + confiance + workflow actif).
• Chaque action alimente un journal immuable pour la traçabilité.

• Sur le web : liste des contrats (titre, référence, statut de workflow, service, propriétaire, échéance) et lien vers le document associé.
• Sur mobile : création et suivi de petits contrats, en complément de l’inbox de validation.
• Le statut métier du contrat reste aligné sur l’avancement du circuit de validation.

Les événements métier génèrent des notifications in-app (cloche web) et, selon configuration, des e-mails. Les préférences permettent d’ajuster ce que vous recevez.

• Document reçu, OCR / extraction terminés, revue requise.
• Workflow démarré, tâche assignée, rappel d’échéance.
• Décision : approuvé, rejeté, circuit terminé.
• Push mobile : architecture prévue ; l’usage courant reste inbox + notifications applicatives.

• Consulter le document et les champs extraits.
• Approuver, rejeter ou demander une modification.
• Recevoir les notifications de tâches ; deep link vers une tâche.
• Créer / suivre des contrats natifs légers ; assembler plusieurs photos en un seul PDF lorsque le parcours le propose.
• Assistant documentaire et visite guidée (discovery tour) pour découvrir les gestes clés au premier usage.

• Android : téléchargement de l’APK depuis la page d’accueil (#mobile), installation manuelle.
• iOS : distribution via TestFlight (lien public dès publication sur App Store Connect).

• Isolation d’organisation via le jeton d’authentification, renforcement en base (RLS) et préfixe de stockage objet dédié.
• RBAC + périmètres service / grants documentaires.
• Originaux immuables : nouvelles versions empilées, jamais d’écrasement silencieux.
• Audit append-only sur les actions sensibles et le journal de workflow.
• Scan antivirus (ClamAV) sur l’ingestion par e-mail avant OCR et routage.
• Politique IA : providers choisis par organisation ; pas de revendication d’entraînement sur vos contrats.

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   Un fournisseur envoie un PDF par e-mail

   Le message arrive sur l’adresse d’ingestion → document créé → OCR / extraction → revue si confiance insuffisante → DocpilotAI détecte le service (ex. Achats) et lance sa chaîne de validation → archivage. Chaque décision reste dans le journal.

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   Un collaborateur dépose un scan

   Upload web → DocpilotAI détecte le service, ajoutez des tags si besoin → le document apparaît dans la GED → recherche ultérieure par fournisseur, numéro ou mot-clé OCR.

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   Un validateur traite sa file

   Ouvre l’inbox → sélectionne une tâche → lit l’aperçu et l’extraction → approuve, rejette ou demande des modifications. Sur mobile, le même parcours tient dans l’inbox dédiée.

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   Un admin publie un circuit

   Invite des validateurs → configure la chaîne de validation du service Achats (ordre des validateurs nommés) → publie la chaîne active.

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   Depuis le site

   Ouvrez la section Contact (#contact). Un aperçu invite à remplir le formulaire ou à écrire directement à l’adresse indiquée (par défaut social@docpilot-app.com).

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   Formulaire

   Indiquez d’abord une adresse e-mail de réponse, puis votre nom, éventuellement votre société, et votre message. Nous vous répondons sur cette adresse ; le message est transmis à l’équipe DocPilot par e-mail.

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   Dans l’espace de travail

   Pour un devis Enterprise, la facturation et la page Tarifs proposent un lien mailto vers la même adresse de contact. Les questions d’usage se traitent d’abord via cette documentation, l’aide contextuelle des workflows et l’assistant documentaire.