Recherche et reporting
Filtres, tableaux de bord et alertes s’appuient sur des champs structurés.
Glossaire · GED
Métadonnées
Informations structurées attachées à un document (type, parties, dates, montant, statut) qui permettent de le classer, le filtrer et le piloter.
Aussi appelé : metadata · données descriptives
Que sont les métadonnées documentaires ?
Les métadonnées décrivent le document sans forcément être le contenu lui-même : type (contrat, devis…), parties, date de fin, préavis, responsable, statut. Elles transforment un fichier en objet métier. Sans métadonnées, la GED se réduit à une arborescence de dossiers — fragile dès que le volume croît.
Pourquoi les entreprises en ont besoin
Filtrer « tous les contrats fournisseurs qui expirent dans 90 jours » est impossible avec seulement des noms de fichiers.
Interopérabilité
Les métadonnées permettent d’alimenter finance, juridique ou achats sans ressaisie.
Gouvernance
Droits et rétention se pilotent mieux par type et sensibilité que par arborescence.
Pièges fréquents
Formulaire encyclopédique
Trop de champs obligatoires = dossiers incomplets. Fixez un socle minimal utile.
Métadonnées jamais mises à jour
Un statut figé à « en cours » pendant deux ans ruine la confiance dans le référentiel.
Métadonnées dans DocPilot
Chaque document ou contrat porte une fiche structurée. L’OCR et l’IA proposent des valeurs ; l’humain confirme. Les métadonnées alimentent recherche, workflows et échéances.
- Fiche document / contrat structurée
- Proposition assistée puis validation humaine
- Filtres et alertes sur les champs clés
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