Fiche contrat structurée
Montant, fournisseur, échéance, préavis : les champs utiles pour prioriser, sans plan de classement imposé à la main.
Logiciel de gestion des contrats
Logiciel de gestion des contrats : centralisez, validez, anticipez chaque échéance
DocPilot est le logiciel de gestion des contrats pensé pour les équipes qui n’ont pas de CLM lourd : chaque contrat entre par e-mail, dépôt ou photo, l’IA prépare la fiche, le circuit de validation formalise la décision, puis échéances et version signée restent visibles. Un référentiel opérationnel, en français, hébergé dans l’UE.
Les problèmes que DocPilot résout
Ce n’est pas le PDF qui coûte cher : c’est l’absence de statut, de responsable et d’échéance visible. Achats, juridique et direction se relancent pour savoir « où en est le contrat », pendant qu’Excel et Drive deviennent la source de vérité par défaut.
- Versions multiples sans source de vérité unique
- Échéances et préavis découverts trop tard
- Validations dispersées dans les fils d’e-mails
- Aucun journal clair en cas d’audit ou de litige
- Tableurs qui divergent dès que deux personnes mettent à jour
- Contrats fournisseurs et NDA mélangés sans statut fiable
Workflow
Six étapes, un seul dossier contrat
Chaque contrat (ou avenant) entre par e-mail, dépôt ou photo. L’OCR et l’IA proposent type, parties, montant, dates et préavis ; vous confirmez ; le document suit le circuit adapté. Une fois validé, il reste recherchable — avec l’historique des décisions et les alertes d’échéance.
01
Réception
E-mail / dépôt
02
Extraction
OCR + IA
03
Fiche
Champs clés
04
Validation
Circuit
05
Échéances
Préavis
06
Archivage
Recherche
Voir aussi la validation des contrats, l’OCR contrats et le guide complet.
Démonstration
Du PDF reçu à la source de vérité
Simulation interactive : la fiche se remplit, le circuit s’arrête à la validation — à vous de décider pour enchaîner échéances et archivage.
Démonstration — gestion des contrats
Réception → extraction → fiche → validation → échéances → archivage
Réception
PDF ou scan entrant
Extraction
OCR + champs clés
Fiche
Parties, montant, dates
Validation
Circuit métier
Échéances
Préavis & renouvellement
Archivage
Source de vérité
Étape 1 / 6
Réception
PDF ou scan entrant
cadre_alpes_services_2026.pdf
Via e-mail · contrats@votre-entreprise.fr
Journal du dossier
- En attente du démarrage…
Prêt à illustrer le cycle de vie DocPilot.
Fonctionnalités pour piloter vos contrats
Entrée multi-canal
E-mail inbound, upload web ou photo mobile : le contrat n’attend pas le « bon » geste de classement.
Circuits de validation
Juridique, achats, direction : chaque étape a un responsable, un statut et une notification.
Suivi des échéances
Préavis et renouvellements visibles hors des pièces jointes, pour décider avant la reconduction.
Recherche et filtres
Retrouvez un contrat par partie, type, montant ou date — sans ouvrir dix dossiers partagés.
Journal d’audit
Qui a validé, quand, avec quel commentaire : une trace utile pour le COMEX comme pour un contrôle.
Cas d’utilisation
Contrat cadre et avenants
Gardez le cadre et chaque avenant dans le même dossier, avec montants et dates à jour.
Suivi des renouvellements
Anticipez renégociation ou résiliation grâce aux échéances extraites, sans tableur parallèle.
Contrats fournisseurs
Achats et finance partagent le même statut, les mêmes montants et le même historique de validation.
Processus NDA
Circuit court pour ne plus perdre les accords de confidentialité dans les boîtes mail.
Multi-sites
Les agences envoient des scans ; le siège conserve une vue unique sans GED lourde.
Préparation d’audit ou litige
Version signée, historique de validation et pièces liées au même endroit.
Pourquoi choisir DocPilot
- Mise en route le jour même, sans projet SI de six mois
- Moins de « il en est où ? » entre services
- Décisions de validation visibles et relançables
- Échéances et préavis actionnables hors des pièces jointes
- Archivage recherchable après signature
- Interface et support en français, données hébergées dans l’UE
FAQ
Questions fréquentes
DocPilot est-il un logiciel de gestion des contrats (CLM) ?
DocPilot couvre le cycle de vie opérationnel : réception, extraction des infos clés, validation interne, suivi des échéances et archivage. Ce n’est pas une suite CLM exhaustive avec rédaction assistée de clauses ou négociation collaborative avancée — c’est l’outil adapté aux PME et ETI qui veulent un référentiel utile rapidement.
DocPilot remplace-t-il un outil de signature électronique ?
Non. DocPilot se concentre sur la réception, l’extraction, la validation interne et l’archivage. La signature électronique peut rester dans votre outil actuel ; le contrat signé revient ensuite dans DocPilot.
Pour quels types de contrats ?
Contrats fournisseurs, NDA, avenants, devis signés traités comme engagements, contrats de prestation — dès qu’il faut un suivi, une validation et une recherche ultérieure.
Combien de temps pour démarrer ?
Vous créez un espace, invitez les validateurs, définissez un circuit simple, puis branchez l’adresse e-mail de dépôt. Les premiers contrats peuvent être traités le jour même.
Comment DocPilot se compare-t-il à Excel + Drive ?
Excel et Drive stockent ; ils ne donnent pas de statut fiable, de circuit de validation ni de journal d’audit. DocPilot ajoute fiche structurée, workflows et alertes d’échéance dès l’entrée du document. Voir aussi nos critères de choix d’un logiciel.
Que peut-on automatiser dans la gestion des contrats ?
La réception par e-mail, l’extraction des informations clés (type, parties, montants, dates, préavis), le routage vers le bon circuit selon le type ou le montant, les notifications et les alertes d’échéance. DocPilot ne rédige pas les contrats : la rédaction et la négociation restent dans vos modèles et vos outils actuels.
L’automatisation remplace-t-elle le juriste ou l’acheteur ?
Non. Elle retire le travail répétitif pour qu’ils se concentrent sur l’analyse, la négociation et l’arbitrage. Les validations restent des décisions humaines, tracées dans le journal d’audit.
Comment choisir un logiciel de gestion des contrats ?
Testez quatre points sur vos vrais contrats : l’entrée multi-canal (e-mail, dépôt, photo), l’extraction assistée avec score de confiance, des circuits configurables sans développement, et la traçabilité des décisions. Notre guide « Comment choisir un logiciel de gestion des contrats » détaille la grille d’évaluation.
Le logiciel fonctionne-t-il sur mobile ?
Oui. L’application mobile (Android et iOS) permet de photographier un contrat, de consulter les fiches et de valider en déplacement.
Approfondir
Approfondir la gestion des contrats
La méthode de référence et des articles pratiques : cycle de vie, préavis, avenants, rôles, audit, critères de choix.
Guide de référenceGestion des contrats en entreprise : la méthodeCritères d’achatComment choisir un logiciel de gestion des contrats
- Cycle de vie d’un contrat en entrepriseLes étapes à ne pas louper, de la réception à l’archivage.
- Checklist avant signature d’un contratContrôles minimaux avant d’engager l’entreprise.
- Préavis de résiliationRendre le préavis visible et actionnable.
- Renouvellement taciteDécider avant la date de reconduction, pas après.
- Coût caché d’une mauvaise gestionTemps perdu, risques et décisions trop tardives.
- Versionner sans perdre la source de véritéUne version courante, des avenants reliés.
- Contrat cadre et avenantsRelier le cadre, les avenants et les montants.
- Tableau de bord et indicateursKPIs utiles pour la direction et les métiers.
- Répartir les rôlesQui porte quoi entre Achats, Juridique et Direction.
- Processus NDA en entrepriseCircuit court pour ne plus perdre les accords.
- Validation selon le montantSeuils, délégations et circuits adaptés.
- Contrats multi-sitesCentraliser sans écraser les réalités locales.
- Limites d’ExcelQuand le tableur devient un risque opérationnel.
- Préparer un audit de contratsPreuves, historique et versions signées prêtes.
Solutions métier
Pages adaptées aux priorités de chaque équipe.
- Direction juridiqueCentralisez NDA, contrats et avenants, extrayez les clauses clés, validez en circuit et archivez avec historique. DocPilot pour les équipes juridiques.
- AchatsSuivez contrats fournisseurs, bons de commande et devis : extraction des échéances, circuits achats–juridique–finance, notifications et recherche. DocPilot pour les Achats.
- FinanceCentralisez factures, devis, notes de frais et RIB, extrayez montants et parties, validez en workflow et recherchez sans Excel. DocPilot pour la finance.
Guides pratiques
Méthodes « comment faire » pour avancer concrètement.
- Gérer les contratsGestion des contrats en entreprise : définition, méthode étape par étape, répartition des rôles, erreurs à éviter et checklist pour piloter vos contrats de la réception à l’échéance.
- Suivre les échéancesComment suivre les échéances et préavis de vos contrats : dates à surveiller, responsables, alertes et lien avec la décision. Méthode, erreurs à éviter et checklist.
- Automatiser la validationComment automatiser la validation des contrats : cartographier le circuit réel, fixer rôles, seuils et délais, notifier, tracer chaque décision. Méthode, erreurs à éviter et checklist.
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