Durées de conservation
Aligner rétention et obligations légales ou contractuelles, puis purger ce qui doit l’être.
Glossaire · GED
Archivage électronique
Conservation organisée des documents numériques sur la durée, avec règles de rétention, accessibilité et preuve d’intégrité.
Aussi appelé : archivage numérique · conservation électronique
Qu’est-ce que l’archivage électronique ?
L’archivage électronique consiste à conserver des documents numériques de façon durable, searchable et gouvernée — pas seulement à « ne pas les supprimer ». Il implique des durées de conservation, des droits d’accès, parfois des exigences d’intégrité, et la capacité à retrouver la version de référence des années plus tard.
Enjeux métier et conformité
Contrats, factures, RH, litiges : l’entreprise doit pouvoir produire la bonne pièce au bon moment, sans fouiller des disques morts.
Accessibilité
Un archive inaccessible est une perte opérationnelle autant qu’un risque.
Séparation actif / archive
Les dossiers en cours ne doivent pas se noyer dans le stock historique — et inversement.
Pièges fréquents
Archiver sans métadonnées
Des milliers de PDF nommés « scan_final_v2 » ne constituent pas une archive exploitable.
Tout garder « au cas où »
Sans politique de rétention, le volume explose et la recherche se dégrade.
Archivage dans DocPilot
Après validation, DocPilot conserve les documents dans un référentiel recherchable, avec fiche structurée et historique — pour retrouver la version engagée sans reconstituer une boîte mail.
- Archive liée à la fiche contrat / document
- Recherche par contenu et métadonnées
- Historique des actions et validations
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