Types achats dans le catalogue
Contrats fournisseurs, devis, bons de commande, factures : le classement et l’extraction s’alignent sur vos pièces réelles.
Solution · Achats
Des achats qui savent où en est chaque engagement fournisseur
Les acheteurs jonglent entre devis, bons de commande, contrats fournisseurs et avenants. DocPilot centralise ces pièces, extrait les infos utiles (parties, montants, dates) et les fait circuler dans le bon circuit de validation.
Problèmes métier des Achats
Sans référentiel unique, le cycle fournisseur se perd entre messagerie, tableurs d’échéances et dossiers partagés.
- Contrats fournisseurs et avenants introuvables au moment de renégocier
- Échéances et préavis découverts trop tard
- Validations croisées achats / juridique / finance dans des e-mails
- Devis et BC non rattachés à l’engagement final
- Relances manuelles pour savoir qui doit encore signer ou valider
Workflow Achats dans DocPilot
Du document fournisseur entrant jusqu’à la décision, avec les bons validateurs à chaque étape.
Capture du document
E-mail inbound dédié au tenant, dépôt depuis le web, ou photo transformée en PDF côté application.
Classification et fiche
Le pipeline distingue contrat fournisseur, devis, bon de commande, facture… et extrait montant, fournisseur, dates.
Routage métier
Le workflow assigne les étapes au service Achats, puis au juridique ou à la finance selon votre définition publiée.
Décision et suivi
Inbox de tâches : approuver, rejeter ou demander des modifications ; notifications in-app et e-mail.
Consultation des contrats
La liste contrats permet de retrouver les engagements suivis, liés aux documents et aux workflows.
Voir aussi le fonctionnement de DocPilot et la documentation.
Fonctionnalités pertinentes pour les Achats
Circuits multi-services
Assignez une étape à un service, un domaine, un rôle ou une personne — idéal pour Achats → Juridique → Finance.
Notifications et digest
Les validateurs sont alertés des documents reçus, des tâches et des décisions, sans relance manuelle systématique.
Recherche et filtres
Retrouvez un fournisseur, un montant ou un type de pièce via l’index (titre, OCR, tags, métadonnées).
Cas d’utilisation Achats
Renouvellement d’un contrat cadre
Échéance extraite, circuit de revalidation, version signée archivée et recherchable.
Validation d’un devis puis d’un BC
Chaque pièce suit son workflow ; l’historique des décisions reste attaché au document.
Litige fournisseur
Retrouvez rapidement le contrat, les avenants et le fil de validations pour préparer une réponse.
D’autres scénarios sur le blog DocPilot.
Bénéfices pour les Achats
- Moins de tableurs d’échéances parallèles
- Visibilité sur le statut de chaque validation
- Moins de ressaisie entre PDF et Excel
- Collaboration claire avec juridique et finance
- Archive exploitable après signature
FAQ
Questions fréquentes
DocPilot gère-t-il les contrats fournisseurs ?
Oui pour le cycle réception → extraction → validation → archivage. La liste des contrats est consultable dans l’application ; le pilotage opérationnel passe par les documents et les workflows.
Peut-on faire valider un BC par la finance après les Achats ?
Oui. Publiez un workflow à plusieurs étapes avec assignation par service, rôle ou utilisateur, et des actions d’approbation / rejet / demande de modifications.
Comment les documents fournisseurs arrivent-ils ?
Par adresse e-mail inbound du tenant, upload web (y compris photos converties en PDF) ou application mobile.
Comment anticiper un renouvellement ?
Les dates extraites sur la fiche document, la recherche et les notifications de tâches aident à prioriser les dossiers avant l’échéance — sans tableur séparé.
Autres métiers
Pages adaptées aux priorités de chaque équipe.
- FinanceCentralisez factures, devis, notes de frais et RIB, extrayez montants et parties, validez en workflow et recherchez sans Excel. DocPilot pour la finance.
- Direction juridiqueCentralisez NDA, contrats et avenants, extrayez les clauses clés, validez en circuit et archivez avec historique. DocPilot pour les équipes juridiques.
- Direction généralePilotez validations, documents critiques et responsabilités cross-services : dashboard, workflows, notifications et recherche. DocPilot pour la direction générale.
Guides pratiques
Méthodes « comment faire » pour avancer concrètement.
- Suivre les échéancesGuide pour suivre les échéances et préavis de contrats : calendrier partagé, responsabilités, alertes. Étapes, erreurs à éviter et DocPilot.
- Gérer les contratsGuide pratique pour gérer les contrats d’entreprise : référentiel, validation, échéances, archivage. Méthode, étapes, erreurs à éviter et checklist.
- Automatiser la validationGuide pour automatiser la validation des contrats : rôles, étapes, SLA, notifications. Méthode, erreurs à éviter et mise en œuvre avec DocPilot.
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