Version de référence d’un document en entreprise
Une seule version fait autorité. Tout le reste est brouillon, copie ou historique.
Par Équipe DocPilot1 min de lecture
Sans version de référence, la gestion documentaire se réduit à une chasse aux PDF. Ce satellite traite le principe pour tout document métier — distinct de versionner un contrat, plus spécifique.
Règles minimales
- Un dossier / une fiche par document logique
- Un marqueur « courant » visible
- Les brouillons hors de la vue active ou clairement étiquetés
- Les décisions liées à la version courante uniquement
DocPilot conserve le parcours et facilite la recherche de la bonne version ; la GED DocPilot est conçue pour ce référentiel vivant.
Questions fréquentes
- Comment marquer la version de référence ?
- Un statut explicite dans le référentiel (« courant ») et une règle : toute décision métier s’appuie sur cette version, pas sur une pièce jointe mail.
- Différence avec le versioning des contrats ?
- Le principe est le même, mais les contrats ajoutent avenants et échéances. Ici on traite procédures, politiques, scans et pièces métier générales.
- Que faire des anciennes versions ?
- Les conserver en historique lisible si besoin d’audit, sans les laisser en concurrence dans la recherche « active ».
Une source de vérité par document
Centralisez dans DocPilot et marquez clairement ce qui est courant.
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