Ingestão por e-mail
Um endereço DocPilot por organização: o anexo desencadeia o percurso sem copiar e colar.
Automatização
Automatização de contratos: eliminar o trabalho manual, manter o controlo
Automatizar os contratos não significa assinar sem ler. Significa eliminar as etapas sem valor: descarregar, mudar o nome, copiar, relembrar. O DocPilot automatiza a entrada, a extração e o encaminhamento; as decisões continuam a ser humanas, rastreadas e tomadas no momento certo.
O trabalho manual que se acumula a cada novo PDF
Cada contrato reinicia a mesma cadeia artesanal. Quanto mais o volume cresce, mais se multiplicam os erros e os atrasos — sem que a qualidade jurídica aumente.
- Gestos repetitivos entre o correio eletrónico e as pastas
- Encaminhamento « a olho » para o validador errado
- Lembretes esquecidos, processos parados
- Nenhuma medição do tempo de ciclo
Um percurso automatizado de ponta a ponta
E-mail recebido → documento criado no espaço → ficha proposta pela IA → confirmação → fluxo de trabalho iniciado → notificações → arquivo pesquisável. O utilizador configura as regras; o DocPilot executa a parte mecânica.
Saiba mais sobre como funciona o DocPilot ou consulte a documentação.
Alavancas de automatização
Extração + índice
Menos introdução de dados; mais controlo direcionado aos campos incertos.
Encaminhamento por fluxo de trabalho
O circuito certo segundo as suas regras (tipo, montante, departamento).
Notificações
Os validadores são alertados; o estado continua visível para todos os intervenientes autorizados.
Automatizações concretas
Volume crescente sem contratar
Absorva mais contratos mantendo a mesma equipa concentrada no valor acrescentado (negociação, análise).
Várias instalações / várias entradas
Delegações, sede, mobilidade: a mesma automatização por trás de canais diferentes.
Primeiro mês sem « em que ponto está »
Os estados substituem as reuniões de acompanhamento improvisadas.
Mais cenários concretos no blog DocPilot.
Benefícios
- Tempo de ciclo reduzido entre a receção e a decisão
- Menos erros de reintrodução de dados
- Menor carga mental com os lembretes
- Qualidade da decisão preservada (pessoas responsáveis pelo conteúdo)
FAQ
Perguntas frequentes
A automatização substitui o jurista ou o comprador?
Não. Elimina o trabalho repetitivo para que se possam concentrar na análise, na negociação e na arbitragem. As validações continuam a ser decisões humanas.
O que se pode automatizar logo no primeiro dia?
A entrada por e-mail, a extração assistida, um circuito simples de duas ou três etapas e as notificações. As regras mais finas afinam-se depois.
É necessária uma ferramenta de integração (Zapier, etc.)?
Não para o percurso central do DocPilot. Integrações avançadas podem ser estudadas no plano Enterprise, consoante o seu sistema de informação.
Como medir o ganho?
Acompanhe o prazo entre a receção e a última validação, o número de lembretes manuais evitados e o tempo necessário para encontrar um contrato assinado.
Soluções por área
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- Departamento jurídicoCentralize NDA, contratos e adendas, extraia as cláusulas-chave, valide em circuito e arquive com histórico. DocPilot para as equipas jurídicas.
- FinançasCentralize faturas, orçamentos, notas de despesa e comprovativos de IBAN, extraia montantes e partes, valide em workflow e pesquise sem Excel. DocPilot para as finanças.
- ComprasAcompanhe contratos de fornecedores, notas de encomenda e orçamentos: extração dos prazos, circuitos compras–jurídico–finanças, notificações e pesquisa. DocPilot para as Compras.
Guias práticos
Métodos passo a passo para avançar de forma concreta.
- Automatizar a aprovaçãoGuia para automatizar a aprovação de contratos: funções, etapas, SLA, notificações. Método, erros a evitar e implementação com o DocPilot.
- Automatizar o tratamentoGuia para automatizar o tratamento documental: captação, OCR, classificação, aprovação. Método, erros a evitar e DocPilot.
- Acompanhar os prazosGuia para acompanhar os prazos e pré-avisos dos contratos: calendário partilhado, responsabilidades, alertas. Etapas, erros a evitar e DocPilot.
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- Tratamento manualDescarregar, renomear, classificar, voltar a introduzir dados, insistir: o percurso manual trava as suas equipas. O DocPilot encadeia OCR, extração, classificação e workflow com confirmação humana.
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