Fonte de verdade
Um repositório único para a versão de referência — contratos, procedimentos, documentos de fornecedores.
Glossário · Gestão documental
GED
Sistema que centraliza os documentos da empresa, classifica-os com metadados, gere as permissões e acompanha o seu ciclo de vida.
Também designado por: Gestão Eletrónica de Documentos · Electronic Document Management
O que é uma GED?
A GED (gestão eletrónica de documentos — a mesma sigla usada em França) é o conjunto de práticas e ferramentas que permitem receber, classificar, pesquisar, aprovar e arquivar os documentos fora das caixas de correio e das pastas partilhadas desorganizadas. Um sistema de gestão documental não é um simples disco na nuvem: integra metadados, permissões, versões e, muitas vezes, workflows.
Desafios para a empresa
Sem gestão documental, cada departamento inventa a sua estrutura de pastas. As versões multiplicam-se, as permissões são opacas e a auditoria torna-se uma obra.
Governação
Quem pode ver, alterar, aprovar: a gestão documental materializa a política documental.
Continuidade
A saída de um colaborador não deve levar o arquivo consigo na sua caixa de correio pessoal.
Armadilhas frequentes
Confundir Drive com gestão documental
Uma partilha de ficheiros sem metadados de negócio, sem estado e sem circuito não passa de um armário digital.
Modelar em excesso desde o primeiro dia
Demasiados tipos e campos matam a adoção. Parta do mínimo útil e depois enriqueça.
Gestão documental DocPilot
O DocPilot é uma solução de gestão documental orientada para contratos e documentos operacionais: receção, OCR, fichas estruturadas, aprovação e arquivo pesquisável.
- Repositório central para contratos e documentos
- Metadados de negócio e pesquisa
- Workflows de aprovação integrados
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