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Modèle de plan de classement documentaire pour PME
Un plan de classement prêt à adapter pour une PME : types de documents par domaine, métadonnées obligatoires, règles de nommage, droits par rôle et repères de conservation.
Un bon plan de classement de PME tient sur une page : une dizaine de types de documents, quatre ou cinq métadonnées obligatoires et des droits par rôle, plutôt qu’une arborescence de 200 dossiers.
Un plan de classement décrit quels types de documents l’entreprise conserve, comment les identifier, qui peut les consulter et combien de temps les garder. Dans une GED, ce n’est plus une arborescence de dossiers : le classement repose sur des types et des métadonnées, ce qui permet à un même document d’apparaître dans plusieurs vues sans être dupliqué.
Ce modèle est volontairement court. Partez d’un flux pilote (souvent les contrats ou les factures), appliquez le modèle, puis élargissez domaine par domaine. Les durées de conservation indiquées sont des repères courants en France : faites-les valider par votre expert-comptable ou votre conseil juridique.
Ce que contient la ressource
- Types de documents par domaine, prêts à adapter
- Métadonnées obligatoires et règles de nommage
- Droits par rôle et repères de conservation
1. Principes
- Classer par type de document et par métadonnées, pas par arborescence de dossiers.
- Une seule version de référence par document ; les brouillons restent hors du référentiel.
- Un propriétaire par type de document, chargé de faire vivre ses règles.
2. Types de documents par domaine
- Contrats : contrats clients, contrats fournisseurs, NDA, avenants.
- Finance : factures fournisseurs et clients, devis, bons de commande, notes de frais.
- Ressources humaines : contrats de travail, avenants, bulletins de paie, pièces administratives.
- Juridique et société : statuts, Kbis, procès-verbaux, délégations de pouvoir.
- Achats et qualité : fiches fournisseurs, attestations, certificats, procédures.
3. Métadonnées obligatoires
- Pour tous les types : type, date du document, partie concernée (client, fournisseur, salarié), propriétaire, statut.
- Pour les contrats : date d’effet, date de fin, préavis, montant, reconduction tacite (oui ou non).
- Pour les factures : numéro, montants HT et TTC, échéance de paiement, rattachement au contrat ou à la commande.
4. Règles de nommage et de version
- Format conseillé : AAAA-MM-JJ_Type_Partie_Objet (ex. 2026-03-15_Contrat_Dupont_Maintenance).
- Pas de « final_v3 » : la version active porte le statut, l’outil conserve l’historique.
- Avenants et annexes rattachés au document principal, jamais rangés à part.
5. Droits par rôle
- Contributeur : dépose les documents et complète les métadonnées.
- Valideur : approuve ou rejette avec un commentaire.
- Lecteur : consulte selon son périmètre (service, site).
- Accès restreint pour les dossiers RH et les documents sensibles.
6. Repères de conservation (à valider)
- Pièces comptables et factures : 10 ans (Code de commerce, art. L123-22).
- Bulletins de paie : 5 ans pour l’employeur (Code du travail, art. L3243-4).
- Contrats commerciaux : 5 ans, durée de la prescription commerciale (Code de commerce, art. L110-4).
- Statuts de la société : toute sa durée de vie, puis 5 ans après sa radiation.
Pièges à éviter
- Recréer dans la GED l’arborescence du Drive.
- Multiplier les types et les champs dès le premier jour.
- Laisser des dossiers « Divers » ou « À classer » sans propriétaire.
- Oublier les règles de suppression en fin de conservation.
Autres ressources
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DocPilot. (2026). Modèle de plan de classement documentaire pour PME. https://docpilot-app.com/ressources/guide-ged-pme
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