Como acompanhar os prazos dos seus contratos?

A renovação automática que apanha todos de surpresa, o pré-aviso de 90 dias descoberto demasiado tarde, o contrato-quadro que expira sem renegociação: raramente são problemas de «má-fé». São problemas de acompanhamento. A data estava no documento; não estava no processo.

O que é realmente preciso acompanhar

• Data de fim ou de renovação
• Prazo de pré-aviso (quando existe)
• Data em que tem de ser tomada uma decisão (muitas vezes fim − pré-aviso)
• Responsável pela decisão (Compras, área de negócio, Jurídico, Direção)

Nem todos precisam de todas as datas. Em contrapartida, alguém tem de ser responsável pela data de decisão. Caso contrário, o calendário é meramente decorativo.

Porque é que o Excel perde o fôlego

Uma folha de cálculo pode funcionar em pequena escala. Torna-se frágil assim que várias pessoas a atualizam, que os PDF evoluem ou que ninguém abre o ficheiro no momento certo. O problema não é a fórmula: é o desfasamento entre o acompanhamento e o documento real.

Um método simples e robusto

1. Para cada contrato ativo, identificar o fim e o pré-aviso (ou anotar «não encontrado / não aplicável»).
2. Calcular a data de decisão e registá-la na mesma ferramenta que a pasta.
3. Definir limiares de alerta realistas (ex.: 90, 30 e 7 dias antes) consoante a criticidade.
4. Atribuir um responsável a cada prazo.
5. Tratar o alerta como uma etapa do circuito (renegociar, denunciar, renovar), e não como um simples e-mail.

Ligação com a validação

Um prazo só tem interesse se desencadear trabalho: revisão das condições, validação de um aditamento, arbitragem da Direção. Ligue, portanto, o acompanhamento das datas ao workflow de decisão, em vez de manter um calendário paralelo.

O DocPilot e os prazos

O DocPilot propõe extrair os campos de datas para alimentar a ficha da pasta. Confirma essas informações; passam então a ser um estado acompanhado, e não um dado esquecido no PDF.

Se a sua renovação ainda depende da memória de uma pessoa ou de um ficheiro raramente aberto, experimente colocar alguns contratos críticos no DocPilot e observe se os alertas se tornam finalmente decisões tomadas a tempo.