Gestão documental e organização
Migrar de uma pasta partilhada para um sistema de gestão documental
Não migre «o servidor inteiro». Migre os fluxos que comprometem a empresa e depois alargue.
Por Equipa DocPilot1 min de leitura
Migrar para um sistema de gestão documental não é copiar e colar pastas. É mudar o percurso documental. Este guia de migração complementa a comparação Gestão documental ou Google Drive sem a repetir.
Um plano realista
- Escolher um perímetro (ex.: documentos de fornecedores ativos)
- Definir metadados e direitos mínimos
- Formar o grupo-piloto
- Cortar a entrada «não controlada» nesse perímetro
- Medir a pesquisa e a adoção antes de alargar
Perguntas frequentes
- É preciso migrar todo o histórico?
- Raramente de uma só vez. Muitas equipas começam pelos novos fluxos e importam depois o histórico crítico.
- Drive ou servidor: a mesma abordagem?
- Sim, no essencial (perímetro, metadados, direitos). Para a comparação entre ferramentas, consulte o artigo «Gestão documental ou Google Drive» — aqui tratamos o plano de migração.
- O DocPilot é adequado para uma migração progressiva?
- Sim: começar por um tipo de documento, coexistir com a partilha antiga e depois alargar.
Começar sem migrar tudo
Escolha um fluxo crítico e teste o DocPilot em paralelo com a sua partilha atual.
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