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Modello di piano di classificazione documentale per PMI
Un piano di classificazione pronto da adattare per una PMI: tipi di documento per area, metadati obbligatori, regole di denominazione, permessi per ruolo e riferimenti per la conservazione.
Un buon piano di classificazione per una PMI sta in una pagina: una decina di tipi di documento, quattro o cinque metadati obbligatori e permessi per ruolo, invece di un albero di 200 cartelle.
Un piano di classificazione descrive quali tipi di documento l’azienda conserva, come identificarli, chi può consultarli e per quanto tempo conservarli. In un sistema di gestione documentale non è più un albero di cartelle: la classificazione si basa su tipi e metadati, e così lo stesso documento può comparire in più viste senza essere duplicato.
Questo modello è volutamente breve. Parta da un flusso pilota (spesso i contratti o le fatture), applichi il modello, poi estenda area per area. I tempi di conservazione indicati sono riferimenti abituali in Francia: li faccia verificare dal Suo commercialista o dal Suo consulente legale.
Cosa contiene la risorsa
- Tipi di documento per area, pronti da adattare
- Metadati obbligatori e regole di denominazione
- Permessi per ruolo e riferimenti per la conservazione
1. Principi
- Classificare per tipo di documento e per metadati, non per albero di cartelle.
- Una sola versione di riferimento per documento; le bozze restano fuori dall’archivio.
- Un responsabile per ogni tipo di documento, incaricato di mantenerne aggiornate le regole.
2. Tipi di documento per area
- Contratti: contratti con i clienti, contratti fornitori, NDA, addendum.
- Finanza: fatture fornitori e clienti, preventivi, ordini d’acquisto, note spese.
- Risorse umane: contratti di lavoro, modifiche contrattuali, buste paga, documenti amministrativi.
- Affari legali e societari: statuto, visura camerale (Kbis), verbali, deleghe di poteri.
- Acquisti e qualità: schede fornitore, attestazioni, certificati, procedure.
3. Metadati obbligatori
- Per tutti i tipi: tipo, data del documento, parte interessata (cliente, fornitore, dipendente), responsabile, stato.
- Per i contratti: data di decorrenza, data di fine, preavviso, importo, rinnovo tacito (sì o no).
- Per le fatture: numero, importi al netto e al lordo dell’IVA, scadenza di pagamento, collegamento al contratto o all’ordine.
4. Regole di denominazione e di versione
- Formato consigliato: AAAA-MM-GG_Tipo_Parte_Oggetto (es. 2026-03-15_Contratto_Rossi_Manutenzione).
- Niente «finale_v3»: la versione attiva porta lo stato, lo strumento conserva la cronologia.
- Addendum e allegati collegati al documento principale, mai archiviati a parte.
5. Permessi per ruolo
- Contributore: carica i documenti e completa i metadati.
- Approvatore: approva o rifiuta con un commento.
- Lettore: consulta in base al proprio perimetro (reparto, sede).
- Accesso limitato per i fascicoli HR e i documenti sensibili.
6. Riferimenti per la conservazione (da verificare)
- Documenti contabili e fatture: 10 anni (Code de commerce, art. L123-22).
- Buste paga: 5 anni per il datore di lavoro (Code du travail, art. L3243-4).
- Contratti commerciali: 5 anni, durata della prescrizione commerciale (Code de commerce, art. L110-4).
- Statuto della società: per tutta la durata della società, poi 5 anni dopo la sua cancellazione.
Insidie da evitare
- Ricreare nel sistema di gestione documentale l’albero di cartelle del Drive.
- Moltiplicare tipi e campi fin dal primo giorno.
- Lasciare cartelle «Varie» o «Da classificare» senza responsabile.
- Dimenticare le regole di eliminazione alla fine del periodo di conservazione.
Altre risorse
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DocPilot. (2026). Modello di piano di classificazione documentale per PMI. https://docpilot-app.com/it/ressources/guide-ged-pme
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