Gestione documentale multi-tenant
Elenco, dettaglio, versioni, eliminazione logica, archiviazione/ripristino: un unico archivio di riferimento per organizzazione.
Soluzione · Amministrazione
L’amministrazione dei documenti senza il caos del Drive né l’Excel di monitoraggio
L’amministrazione generale riceve di tutto: corrispondenza, verbali, Kbis (l’equivalente francese della visura camerale), attestazioni, relazioni. DocPilot offre una gestione documentale operativa, con acquisizione multicanale, scheda compilata dall’IA, flussi semplici e archivio ricercabile, senza un pesante progetto di classificazione.
I problemi operativi dell’amministrazione
Quando tutti archiviano «da qualche parte», l’amministrazione diventa l’unica a sapere dove cercare, fino al giorno in cui nessuno trova più nulla.
- Corrispondenza e documenti amministrativi sparsi
- Nomi di file incoerenti, cartelle che proliferano
- Nessuno stato chiaro (bozza, in revisione, archiviato)
- Trasmissione manuale ai reparti giusti
- Inserimento lungo dei nuovi collaboratori sul fronte documentale
Il workflow amministrazione in DocPilot
Un percorso semplice per qualificare, instradare e archiviare senza attriti.
Acquisizione multicanale
E-mail in entrata dell’organizzazione, caricamento dal web, foto→PDF o caricamento da mobile.
Qualificazione assistita
OCR, classificazione (corrispondenza, verbale, Kbis, attestazione, relazione…) e metadati modificabili.
Organizzazione
Tag, reparti e ambiti: il documento viene collegato al perimetro operativo pertinente.
Instradamento leggero
Workflow brevi per far approvare o prendere visione dal reparto giusto.
Ricerca sempre disponibile
Indice titolo + OCR + tag: ritrovare un Kbis o un verbale senza riaprire l’albero delle cartelle.
Veda anche come funziona DocPilot e la documentazione.
Funzionalità utili per l’amministrazione
Organizzazione (reparti e ambiti)
Strutturi l’azienda in DocPilot per instradare e filtrare i documenti per perimetro.
Team e inviti
Inviti i collaboratori e convalidi gli accessi tramite ruoli (amministratore, manager, approvatore, utente, lettore).
Commenti e storico
Scambi e azioni restano collegati al documento: utile per il monitoraggio amministrativo.
Casi d’uso per l’amministrazione
Corrispondenza in arrivo del giorno
Ricezione via e-mail o scansione, classificazione, instradamento verso il reparto interessato, archivio.
Fascicolo societario (Kbis, statuto, verbali)
Documenti legali/amministrativi riuniti, ricercabili, con versioni aggiornate.
Attestazioni aggiornate
Caricamento, estrazione delle date se presenti, promemoria tramite attività/notifiche invece che con un foglio di calcolo.
Altri scenari sul blog DocPilot.
Vantaggi per l’amministrazione
- Meno cartelle condivise «tuttofare»
- Classificazione assistita dall’IA invece che manuale
- Trasmissione chiara ai reparti tramite workflow
- Ricerca rapida per rispondere alle richieste interne
- Inserimento semplificato grazie a un archivio unico
FAQ
Domande frequenti
Bisogna definire un piano di classificazione complesso?
No. DocPilot si basa su tipi, tag, reparti e ambiti, oltre alla ricerca full-text sull’OCR, non su un albero di cartelle rigido e obbligatorio.
Chi può amministrare lo spazio aziendale?
Gli amministratori dell’organizzazione gestiscono profilo aziendale, utenti, reparti, ambiti, workflow e abbonamento dalle pagine azienda / team.
Si può archiviare senza eliminare?
Sì. I documenti supportano archiviazione e ripristino, oltre all’eliminazione logica in base ai diritti.
Esiste una documentazione per i team?
Sì. La documentazione di prodotto e il centro risorse DocPilot accompagnano l’avvio.
Altri ruoli
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
- Direzione generaleGoverni approvazioni, documenti critici e responsabilità tra i reparti: dashboard, workflow, notifiche e ricerca. DocPilot per la direzione generale.
- FinanzaCentralizzi fatture, preventivi, note spese e coordinate bancarie, estragga importi e parti, approvi tramite workflow e cerchi senza Excel. DocPilot per l’area amministrazione e finanza.
Guide pratiche
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
- Centralizzare i documentiGuida per centralizzare i documenti aziendali: fonte di verità, metadati, accessi e ricerca. Fasi, errori da evitare e ruolo di DocPilot.
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