Chi deve approvare un contratto in base all’importo?

«Chi deve firmare?» è la domanda che blocca più fascicoli. Senza regole sugli importi convivono due estremi: tutto risale alla Direzione (collo di bottiglia), oppure ognuno firma «per conto suo» (rischio). Soglie chiare, allineate alle deleghe di potere, sono il cuore di una gestione dei contratti governata.

Questo tema si basa sulla guida alla gestione dei contratti e sulla ripartizione dei ruoli tra Acquisti, Ufficio legale e Direzione.

I principi prima dei numeri

• Una sola definizione di «importo» (annuo IVA esclusa, totale sulla durata, ecc.)
• Pochi livelli (da 3 a 4) perché restino facili da ricordare
• Eccezioni scritte (urgenza, esclusiva, dati personali)
• Una traccia: chi ha approvato, quando, su quale versione

Esempio di griglia (da adattare)

Le soglie qui sotto sono solo indicative. Le modelli sulle Sue deleghe bancarie / di firma e sulla Sua propensione al rischio.

1. Fino a S1: reparto operativo o Acquisti, modello standard, checklist breve.
2. Da S1 a S2: Acquisti + responsabile operativo; Ufficio legale se fuori modello.
3. Da S2 a S3: + Ufficio legale sempre; Direzione per conoscenza.
4. Oltre S3: approvazione della Direzione (o del comitato esecutivo) obbligatoria prima della firma.

L’importo non è l’unico criterio

Alcuni contratti di importo basso restano delicati: esclusiva, penali elevate, dati personali, clausola di non concorrenza, impegno pluriennale. Prevedere un’«escalation all’Ufficio legale» indipendente dall’importo evita i punti ciechi. La checklist prima della firma completa la griglia numerica.

Addendum, contratti quadro e cumulo

Un addendum da 8.000 € su un contratto quadro già vicino alla soglia della Direzione può far superare la soglia all’impegno totale. Decida se approvare in base all’importo del solo addendum, al cumulo, o a entrambi. Senza questa regola, i team frazionano artificialmente gli impegni.

Far vivere la regola ogni giorno

• Mostrare la soglia applicabile nella scheda del contratto
• Instradare automaticamente il workflow in base all’importo estratto
• Misurare i fascicoli «fuori iter» (firma via e-mail senza traccia)
• Rivedere le soglie una volta all’anno con la Direzione

Insidie frequenti

• Soglia troppo bassa → Direzione sommersa, decisioni affrettate
• Soglia troppo alta → impegni pesanti senza uno sguardo strategico
• Importo inserito male → iter sbagliato (da qui l’utilità dell’estrazione)
• Approvazione a voce «OK» senza versione allegata

Comunicare la griglia senza gergo

Pubblichi la griglia su una pagina interna di mezza pagina: definizione dell’importo, tre soglie, eccezioni, contatto in caso di dubbio. Formi Acquisti e manager una volta; poi deve essere il workflow a far rispettare la regola. Se ogni approvazione ricomincia con un dibattito su «chi firma?», la griglia non è operativa.

DocPilot e le soglie di approvazione

DocPilot estrae l’importo all’ingresso (OCR + estrazione), avvia il workflow adeguato, conserva il registro di audit, consente di cercare il fascicolo completo e di approvare da mobile. L’e-mail in entrata evita che il PDF resti in una casella personale in attesa del «giusto approvatore».

Per passare dalla griglia in PowerPoint all’iter reale, utilizzi il software per la gestione dei contratti DocPilot: inizi con una tipologia di contratto e due soglie, poi estenda.