Ridurre il caos informativo
Meno duplicati, meno versioni concorrenti e meno cartelle «personali».
Glossario · Gestione documentale
Document management
Insieme di pratiche e sistemi (spesso un DMS, un sistema di gestione documentale) per creare, classificare, condividere, approvare e archiviare i documenti aziendali.
Detto anche: gestione dei documenti · DMS · Document Management System
Che cos’è il document management?
Il document management indica la gestione del ciclo di vita dei documenti: acquisizione, classificazione, condivisione controllata, approvazione, diffusione e archiviazione. In italiano si parla spesso di gestione documentale; lo strumento corrispondente è un sistema di gestione documentale o DMS (Document Management System). La gestione dei contratti (contract management) ne è una specializzazione orientata agli impegni contrattuali.
Perimetro aziendale
Procedure, fatture, contratti, fascicoli del personale, documenti di progetto: il document management copre l’intero patrimonio documentale, non solo i contratti.
Proteggere l’accesso
Permessi per ruolo o sensibilità, invece di infiniti link condivisi.
Accelerare il lavoro
Ritrovare e far circolare il documento giusto senza sollecitare tre reparti.
Errori frequenti
Progetto «big bang»
Migrare dieci anni di archivi prima di avere un processo semplice ritarda il valore. Dia priorità ai flussi attivi.
Dimenticare le persone
Senza ruoli e senza una formazione minima, anche il miglior sistema di gestione documentale resta vuoto.
Document management con DocPilot
DocPilot unisce gestione documentale, OCR, estrazione e workflow per documenti e contratti operativi, dal flusso in entrata all’archivio ricercabile.
- Acquisizione e classificazione centralizzate
- Approvazione e tracciabilità
- Ricerca semantica e per metadati
Pagine DocPilot correlate
Per approfondire il prodotto e le guide.
Soluzioni per funzione
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- AmministrazioneCentralizzi corrispondenza, verbali, visure camerali, attestazioni e documenti trasversali: acquisizione via e-mail, OCR, classificazione, workflow e ricerca. DocPilot per l’amministrazione.
- Risorse umaneCentralizzi contratti di lavoro, buste paga, documenti d’identità e attestazioni: OCR, approvazione HR, accesso per ruoli e ricerca. DocPilot per le risorse umane.
- Direzione generaleGoverni approvazioni, documenti critici e responsabilità tra i reparti: dashboard, workflow, notifiche e ricerca. DocPilot per la direzione generale.
Guide «come fare»
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
- Organizzare la gestione documentaleGuida per organizzare la gestione documentale aziendale: governance, tipi, permessi, workflow. Metodo pratico, errori da evitare e implementazione con DocPilot.
- Centralizzare i documentiGuida per centralizzare i documenti aziendali: fonte di verità, metadati, accessi e ricerca. Fasi, errori da evitare e ruolo di DocPilot.
- Automatizzare l’elaborazioneGuida per automatizzare l’elaborazione documentale: acquisizione, OCR, classificazione, approvazione. Metodo, errori da evitare e DocPilot.
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- MetadatiInformazioni strutturate associate a un documento (tipo, parti, date, importo, stato) che consentono di classificarlo, filtrarlo e governarlo.
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