Informativa sulla privacy

1. Chi è il titolare del trattamento?

DocPilot pubblica la piattaforma di gestione documentale DocPilot (sito, applicazione web, applicazione mobile «DocPilot Mobile» e API).

Per i documenti e gli account dei propri utenti, ciascuna organizzazione cliente è titolare del trattamento; DocPilot agisce in qualità di responsabile del trattamento, nei limiti del contratto che le lega. DocPilot è titolare del trattamento per i dati del sito (modulo di contatto) e per il funzionamento tecnico del servizio.

2. Quali dati vengono trattati?

• Account: nome, cognome, indirizzo email professionale, organizzazione, ruolo e permessi. La password non viene mai memorizzata in chiaro.
• Documenti: i file caricati (PDF, immagini, foto scattate dall’applicazione mobile), le email ricevute all’indirizzo di deposito dell’organizzazione, il testo riconosciuto (OCR), le informazioni estratte e i metadati della scheda.
• Attività: decisioni di approvazione, commenti, domande poste all’assistente, registro di audit (utente, azione, data).
• Dati tecnici: indirizzo IP, identificativo della richiesta, log degli errori, versione dell’applicazione. Su mobile, un identificativo di installazione e, se le notifiche sono attive, un token di notifica.
• Sito: i campi del modulo di contatto (nome, email, società, messaggio).

3. Applicazione mobile

• Fotocamera: utilizzata solo quando Lei fotografa un documento. Le foto vengono inviate alla Sua organizzazione e non vengono conservate altrove sul telefono.
• Foto e file: viene utilizzato il selettore di sistema; l’applicazione non accede alla Sua galleria né ai Suoi file al di fuori di quanto Lei sceglie.
• Notifiche: quando sono attive, il token di notifica viene trasmesso a Firebase Cloud Messaging (Google) per la consegna degli avvisi.
• Archiviazione locale: i token di sessione sono conservati nell’archivio sicuro del telefono; una cache in sola lettura delle ultime approvazioni, dei documenti e delle notifiche viene conservata per la consultazione offline. Questi dati vengono eliminati alla disconnessione e alla disinstallazione.
• Non è integrato alcun SDK pubblicitario né alcuno strumento di tracciamento comportamentale.

4. Per quali finalità?

• Fornire il servizio: ricezione, riconoscimento, estrazione, approvazione, ricerca e consultazione dei documenti.
• Proteggere il servizio: autenticazione, isolamento delle organizzazioni, registro di audit, prevenzione degli abusi.
• Rispondere alle richieste inviate tramite il modulo di contatto.
• Adempiere agli obblighi di legge di DocPilot.

Questi trattamenti si basano sull’esecuzione del contratto con l’organizzazione cliente, sul legittimo interesse di DocPilot a proteggere il proprio servizio e sulla Sua richiesta quando ci contatta.

5. Riconoscimento ed estrazione con DocpilotAI

Il testo e le informazioni di un documento vengono estratti da motori OCR e modelli linguistici. Ciascuna organizzazione sceglie nelle proprie impostazioni i motori e i fornitori autorizzati. I documenti non vengono utilizzati per addestrare modelli.

6. Chi vi ha accesso?

• I membri della Sua organizzazione, in base ai rispettivi diritti (ruoli, reparti).
• I team tecnici di DocPilot, per la gestione operativa e l’assistenza, con obbligo di riservatezza.
• I sub-responsabili necessari al servizio: hosting nell’Unione europea, invio di email, notifiche mobili, motori OCR e modelli scelti dalla Sua organizzazione.

I dati non vengono né venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali.

7. Per quanto tempo?

• Documenti, schede e registri di audit: per la durata del contratto dell’organizzazione, quindi cancellazione o restituzione su sua richiesta.
• Account: per la durata dell’attività dell’utente nell’organizzazione.
• Log tecnici: al massimo dodici mesi.
• Modulo di contatto: al massimo dodici mesi dopo l’ultimo scambio.

8. Cookie

Il sito utilizza cookie strettamente necessari (lingua, sicurezza, memorizzazione della Sua scelta) che non possono essere disattivati.

Con il Suo consenso possono essere installati cookie di misurazione dell’audience (Google Analytics, Microsoft Clarity per le mappe dei clic e le riproduzioni anonimizzate della navigazione) e di marketing (ad es. Metricool). La Sua scelta viene memorizzata in un cookie «dp_consent» (13 mesi) condiviso con l’area app.docpilot-app.com, che applica la stessa misurazione dell’audience (solo Google Analytics, senza contenuti documentali). Può accettare, rifiutare o personalizzare queste categorie in qualsiasi momento dalla pagina Cookie.

Gestisci le mie preferenze sui cookie

9. I Suoi diritti

Lei può richiedere l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione o la portabilità dei Suoi dati, e opporsi a un trattamento basato sul legittimo interesse.

Per i dati gestiti dalla Sua organizzazione, si rivolga innanzitutto al relativo amministratore DocPilot. Può anche scrivere a DocPilot all’indirizzo indicato di seguito; rispondiamo entro un mese. Lei ha il diritto di proporre reclamo alla CNIL (l’autorità francese per la protezione dei dati).

10. Eliminazione dell’account e dei dati

Può eliminare il Suo account dall’applicazione mobile: Profilo > Elimina il mio account, quindi conferma tramite password. I Suoi dati personali (nome, email, foto) vengono cancellati immediatamente e l’account non può più accedere. Se Lei è l’unico membro della Sua organizzazione, questa viene chiusa e il relativo abbonamento disdetto; in caso contrario, prima dell’eliminazione deve essere designato un altro amministratore.

Se non ha accesso all’applicazione, richieda l’eliminazione all’amministratore della Sua organizzazione oppure scriva a DocPilot indicando il Suo indirizzo email e la Sua organizzazione. I registri di audit conservano un riferimento anonimizzato alle azioni passate, per la durata prevista al punto sulla conservazione.

La disinstallazione dell’applicazione mobile cancella la cache locale e i token di sessione, ma non il Suo account né i documenti della Sua organizzazione.

11. Sicurezza

• Crittografia delle comunicazioni (HTTPS) tra le applicazioni e l’API.
• Isolamento delle organizzazioni a livello di database.
• Token di sessione a durata limitata, rinnovati su un canale dedicato per il mobile.
• Registro di audit delle azioni importanti.

Veda il dettaglio delle misure di sicurezza

12. Approccio al GDPR

DocPilot descrive pratiche concrete (hosting nell’UE, diritti degli interessati, sub-responsabili documentati) senza rivendicare una conformità assoluta né una certificazione. Una sintesi è disponibile nella pagina GDPR.

Veda la pagina GDPR

13. Modifiche

La presente informativa può evolvere insieme al servizio. La data di aggiornamento è indicata in cima alla pagina; le modifiche importanti vengono comunicate alle organizzazioni clienti.

14. Contatti

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa ai Suoi dati: social@docpilot-app.com.