FAQ DocPilot

DocPilot è una piattaforma di gestione documentale con IA, multi-tenant: centralizza documenti e contratti, ne legge il contenuto (OCR + DocpilotAI) e orchestra i flussi di approvazione fino all’archiviazione in un archivio ricercabile.

Agli uffici legali, acquisti, amministrazione e finanza e alla direzione generale, oltre che alle PMI che vogliono un percorso documentale senza un progetto di gestione documentale complesso né un motore BPM esterno.

Documenti sparsi, contratti persi nelle e-mail, dati reinseriti a mano, approvazioni lente e nessuna visione chiara sullo stato di una pratica.

Sì. DocPilot è un SaaS multi-tenant: ogni organizzazione dispone del proprio spazio. L’organizzazione attiva è determinata dalla sessione di autenticazione, non da un parametro lato client manipolabile. L’isolamento è rafforzato a livello di database (RLS) e sullo storage a oggetti (prefisso dedicato). Veda anche la pagina Sicurezza.

Il sito e le applicazioni DocPilot sono ospitati su un’infrastruttura cloud nell’Unione europea.

No. Il prodotto descrive pratiche di progettazione (isolamento multi-tenant, audit, originali immutabili, scansione antivirus sui documenti ricevuti via e-mail). Su questo sito non si rivendica alcuna certificazione ISO, SOC 2, HDS né alcuna garanzia normativa. Veda la pagina Sicurezza.

Per i documenti ricevuti via e-mail viene eseguita una scansione antivirus (ClamAV) prima dell’OCR e dello smistamento. I caricamenti dal web verificano il tipo di file (magic bytes) al completamento; l’accesso ai file avviene tramite URL firmati a durata limitata.

Sì. Un registro di audit append-only registra le azioni sensibili e lo svolgimento dei workflow: chi ha ricevuto, confermato, approvato, respinto o richiesto una modifica, e quando.

Il servizio è progettato per rispettare il GDPR (hosting nell’UE, diritti degli interessati, responsabili del trattamento documentati), senza attestazione di conformità assoluta. Sintesi nella pagina GDPR; dettaglio dei trattamenti nell’informativa sulla privacy.

L’OCR rende leggibile il contenuto del file (testo nativo o riconoscimento ottico). È la prima fase della pipeline di lettura, distinta dal flusso di approvazione aziendale. Può anche essere generata un’anteprima per la consultazione.

Sì. I documenti possono arrivare via e-mail, caricamento dal web o foto da mobile. La pipeline legge poi il file per produrre un testo utilizzabile per la classificazione, l’estrazione e la ricerca.

Sì. I provider OCR (e LLM) si scelgono per organizzazione. DocPilot non dichiara di addestrare modelli sui Suoi contratti.

Propone un tipo di documento, estrae i campi previsti per quel tipo (numero, parti, date, importi, clausole chiave, ecc.) e compila la scheda con un punteggio di confidenza e l’indicazione della fonte. Lei conferma prima di avviare il flusso.

No. DocpilotAI propone; le approvazioni restano umane e tracciate. Approvare, respingere o richiedere una modifica è una decisione umana all’interno del workflow.

Il documento non avvia automaticamente il workflow. Passa in revisione umana: un utente autorizzato corregge i campi, lo storico conserva l’estrazione precedente, poi il flusso può partire sulla versione corretta. Gli originali non vengono mai sovrascritti.

Lei sceglie il tipo con un clic; l’estrazione riparte secondo lo schema associato a quel tipo.

Una volta disponibile il testo, Lei seleziona uno o più documenti e pone una domanda. DocpilotAI risponde a partire dal contenuto (assistente documentale su web e mobile).

No. Non si dichiara alcun addestramento sui Suoi contratti. La policy OCR / modelli IA (provider) può essere definita per organizzazione.

Un contratto è un oggetto di business distinto dal file: parti, importo, date, reparto, responsabile, scadenza e collegamento a uno o più documenti. Il suo stato segue l’avanzamento del flusso di approvazione.

No, oggi non è il cuore del prodotto. DocPilot orchestra la vita dei documenti e delle approvazioni attorno al contratto (ricezione, lettura, flusso, archiviazione).

Sul web: elenco dei contratti (titolo, riferimento, stato del workflow, reparto, responsabile, scadenza) e collegamento al documento associato. Su mobile: creazione e monitoraggio di piccoli contratti, a complemento della inbox di approvazione.

No. I workflow sono nativi: definizioni con versioni, una versione attiva per tipo di documento, attività nella inbox, azioni di approvazione e registro immutabile. OCR ed estrazione restano una pipeline distinta, avviata prima del flusso aziendale.

Ogni organizzazione definisce i propri flussi. Una fase può essere assegnata a un utente, a un ruolo, a un reparto (es. ufficio legale) o a un ambito (es. acquisti). Le modalità «ne basta uno», «tutti» o quorum adattano la decisione al modo di lavorare del team.

Gli amministratori dell’organizzazione (e i ruoli con i permessi corrispondenti) pubblicano le definizioni con versioni. Gli approvatori gestiscono le attività senza modificare il flusso.

Dopo uno smistamento del documento riuscito: tipo confermato, confidenza sufficiente (o revisione umana conclusa) e workflow attivo associato al tipo. L’istanza resta vincolata alla versione del flusso in vigore al momento dell’avvio.

I ruoli di sistema comprendono in particolare: amministratore dell’organizzazione (team, reparti, ambiti, workflow), manager, approvatore (inbox), utente (caricamento e consultazione nel proprio perimetro) e lettore (sola consultazione).

Dalla pagina Team, un amministratore invia un invito con un ruolo. Il collaboratore attiva l’account tramite il link ricevuto via e-mail, inserisce i propri dati, sceglie una password e accede allo spazio dell’organizzazione.

Il web offre la gestione documentale completa, l’amministrazione e la configurazione dei workflow. Il mobile è pensato per la inbox di approvazione (consultare, approvare, respingere, richiedere una modifica) e per un monitoraggio leggero dei contratti, non per replicare l’intera gestione documentale.

DocPilot combina un ruolo (RBAC) e dei perimetri: reparto, ambito e autorizzazioni sui documenti (grant). I diritti seguono questa struttura; ognuno vede solo il proprio perimetro.

Non necessariamente. Oltre al ruolo, l’accesso può essere limitato per reparto e per ambito. Due approvatori possono quindi avere code e pratiche diverse.

Il download dell’originale dipende dal permesso documents.download, concesso in base al ruolo e al perimetro, non automaticamente a tutti i membri dell’organizzazione.

Via e-mail (indirizzo di acquisizione dell’organizzazione), tramite caricamento sul web o con una foto da mobile. L’elaborazione (controllo, OCR, estrazione, poi eventuale workflow) parte quindi in modo asincrono.

No. L’interfaccia web propone un elenco filtrabile, metadati (reparto, ambito, tag) e una ricerca, non un esplora risorse a cartelle. La visibilità rispetta sempre il perimetro, senza fughe tra organizzazioni.

No. Gli originali sono immutabili: una nuova versione si aggiunge alle precedenti e lo storico delle versioni e delle estrazioni viene conservato. Nessuna sovrascrittura silenziosa.

Il documento può passare allo stato di errore tecnico. Verifichi formato e dimensione, poi rilanci l’elaborazione o ricarichi il file. Metadati e storico restano consultabili per la diagnosi.

La gestione documentale web offre una ricerca full-text e dei filtri. Può cercare nel titolo, nel testo OCR, nel numero di contratto, nelle parti e nei tag, poi filtrare per tipo, reparto, ambito, stato e date.

No. La classificazione (reparto, ambito, tag) aiuta lo smistamento e i filtri, ma la ricerca si basa anche sul contenuto OCR e sui campi estratti. Non c’è alcuna struttura a cartelle da mantenere a mano.

Dopo la classificazione (reparto, ambito) e la lettura con l’IA, il documento segue il proprio flusso. Ogni approvatore può approvare, richiedere una modifica o respingere. Le decisioni vengono registrate.

Sì. L’app mobile è pensata per la inbox di approvazione: consultare il documento, vedere i dati estratti, approvare, respingere o richiedere una modifica.

Sì: notifiche in-app ed e-mail in base alla configurazione dell’organizzazione (documento ricevuto, attività da svolgere, decisione presa).

Dopo l’approvazione (o secondo il ciclo di vita aziendale dell’organizzazione), la pratica passa allo stato archiviato e resta nell’archivio dell’organizzazione, con il suo storico.

Sì. L’archiviazione conserva la pratica nell’archivio: resta ricercabile, con il registro di audit e lo storico delle versioni. Non è una cancellazione.

Il ciclo di vita aziendale comprende in particolare: bozza, in revisione, approvato, respinto, modifiche richieste, archiviato, oltre allo stato di elaborazione della pipeline (estrazione, smistamento, errore, ecc.).