Ricezione unificata
Caricamento web, e-mail in entrata o mobile: il documento entra nello stesso iter.
Workflow di approvazione
Un workflow di approvazione chiaro, dalla ricezione all’archiviazione
Un documento ricevuto è utile solo se attraversa un iter affidabile: chi lo analizza, a chi assegnarlo, chi approva, chi viene notificato, dove viene archiviato. DocPilot formalizza questo percorso in un unico workflow, visibile e tracciabile — senza catene di e-mail improvvisate.
Percorso tipo
Sei passaggi, un’unica pratica
Lo stesso documento attraversa ricezione, analisi, assegnazione, approvazione, notifica e archiviazione — senza cambiare strumento.
01
Documento ricevuto
Ingresso unico
02
Analisi
OCR + IA
03
Assegnazione
Instradamento
04
Approvazione
Decisione
05
Notifica
Avvisi
06
Archiviazione
Ricerca
Simulazione DocPilot
Dimostrazione interattiva del workflow
Avvii il flusso: la simulazione si ferma all’approvazione — sta a Lei decidere per proseguire con notifica e archiviazione.
Dimostrazione interattiva
Ricezione → analisi → assegnazione → approvazione → notifica → archiviazione
Ricezione
PDF inviato tramite email in entrata
Analisi
OCR + estrazione IA
Assegnazione
Inoltro ad Acquisti
Approvazione
Decisione umana
Notifica
Avviso alle persone coinvolte
Archivio
Pratica ricercabile
Passaggio 1 / 6
Documento ricevuto
PDF inviato tramite email in entrata
contrat_nordlog_2026.pdf
Via email · inbound@docpilot.app
Registro del flusso
- In attesa di avvio…
Pronto a illustrare il workflow DocPilot.
Quando il «workflow» si riduce a una casella e-mail
Senza fasi formalizzate, ogni documento ricade nello stesso caos: allegato, sollecito, dimenticanza. Nessuno vede lo stato, né il prossimo responsabile.
- Documento ricevuto ma mai realmente preso in carico
- Analisi e classificazione fatte «a sensazione»
- Assegnazione poco chiara: chi ha la palla?
- Approvazione a voce senza traccia, notifiche manuali, archiviazione casuale
Sei fasi, un unico fascicolo
DocPilot concatena ricezione → analisi (OCR / IA) → assegnazione → approvazione → notifica → archiviazione. Lo stesso fascicolo contiene il file, la scheda, lo stato e il registro delle azioni.
Veda anche il glossario workflow, la pagina approvazione dei contratti o la guida automatizzare le approvazioni.
Cosa copre il workflow DocPilot
Analisi assistita
OCR ed estrazione IA propongono tipo, parti, importi e date — da confermare prima di proseguire.
Assegnazione mirata
L’approvatore giusto (persona, ruolo o reparto) secondo le Sue regole operative.
Approvazione tracciata
Approvare o rifiutare con motivazione; ogni decisione è registrata con data e ora sul fascicolo.
Notifiche
I partecipanti vengono avvisati all’assegnazione e ai cambi di stato — senza un Excel dei solleciti.
Archiviazione consultabile
Una volta approvato, il documento resta reperibile con la sua scheda e la sua cronologia.
Casi d’uso dell’iter
Contratti e addendum
Legale e poi direzione in base all’importo; notifica alle parti interessate; archivio firmato.
Documenti amministrativi
Ricezione → classificazione → approvazione del responsabile → notifica a HR / amministrazione → archiviazione.
Fornitori e acquisti
Instradamento acquisti / legale, approvazione da mobile, prova di audit sul fascicolo.
Vantaggi
- Stato visibile in ogni fase del percorso
- Responsabile identificabile senza solleciti del tipo «a che punto è?»
- Decisioni dimostrabili in caso di audit
- Meno documenti persi tra caselle e-mail e cartelle
FAQ
Domande frequenti
Che differenza c’è con una semplice approvazione dei contratti?
La pagina sull’approvazione dei contratti illustra gli iter operativi (ruoli, rifiuti, soglie). Qui si visualizza il percorso documentale completo — dalla ricezione all’archiviazione — applicabile ai contratti e ad altri documenti.
Servono sei fasi per ogni documento?
No. Lo schema illustra il percorso tipo. Può configurare iter più brevi o più lunghi in base al tipo, all’importo o al reparto.
L’analisi è obbligatoria prima dell’approvazione?
L’estrazione IA velocizza la scheda; Lei conferma i campi chiave. Senza conferma, il workflow non parte su dati non verificati.
Chi riceve le notifiche?
L’approvatore assegnato e, a seconda della configurazione, i partecipanti al fascicolo (richiedente, reparto, direzione). Gli avvisi seguono lo stato del workflow.
Soluzioni per funzione
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- AmministrazioneCentralizzi corrispondenza, verbali, visure camerali, attestazioni e documenti trasversali: acquisizione via e-mail, OCR, classificazione, workflow e ricerca. DocPilot per l’amministrazione.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
- Risorse umaneCentralizzi contratti di lavoro, buste paga, documenti d’identità e attestazioni: OCR, approvazione HR, accesso per ruoli e ricerca. DocPilot per le risorse umane.
Guide pratiche
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
- Centralizzare i documentiGuida per centralizzare i documenti aziendali: fonte di verità, metadati, accessi e ricerca. Fasi, errori da evitare e ruolo di DocPilot.
- Gestire i contrattiGuida pratica alla gestione dei contratti aziendali: archivio centrale, approvazione, scadenze e archiviazione. Metodo, fasi, errori da evitare e checklist.
- Organizzare la gestione documentaleGuida per organizzare la gestione documentale aziendale: governance, tipi, permessi, workflow. Metodo pratico, errori da evitare e implementazione con DocPilot.
Articoli correlati
Letture del blog DocPilot sullo stesso tema.
- Come evitare di perdere i contratti nelle e-mail?Come evitare che i Suoi contratti si perdano nelle e-mail: acquisizione automatica, pratica unica, fine della posta elettronica usata come archivio.
- Come automatizzare l’approvazione dei contratti?Come automatizzare l’approvazione dei contratti senza perdere il controllo: fasi, responsabili, notifiche e tracciabilità delle decisioni.
- Come centralizzare i contratti aziendali?Un metodo concreto per centralizzare i contratti aziendali: fonte di verità, pratica unica, accessi e monitoraggio — senza disperdere le versioni nelle e-mail.
Per approfondire
Pagine correlate per affinare la ricerca.
- WorkflowSequenza formalizzata di fasi, ruoli e regole che porta un documento dalla ricezione all’approvazione o all’archiviazione.
- Gestione documentalePassi da un archivio disperso a una vera gestione documentale aziendale: caricamento, OCR, metadati, ricerca e iter di approvazione con DocPilot.
- Approvazione dei contrattiImposti iter di approvazione dei contratti chiari: fasi, ruoli, notifiche, rifiuti motivati e registro di audit con DocPilot.
- OCR documentiTrasformi PDF, scansioni e foto in dati strutturati. DocPilot combina OCR ed estrazione IA per precompilare le Sue schede — con conferma umana prima dell’approvazione.
Glossario workflow · FAQ DocPilot · Soluzione approvazioni lente · Checklist gratuita
Passi all’azione
Attivi il Suo primo workflow di approvazione
Configuri ricezione, fasi e notifiche — prova gratuita o demo sul Suo processo attuale.