Contratti e acquisti che slittano
Un preavviso o una data di avvio passa mentre la pratica aspetta «un’approvazione» senza nome.
Problema · Approvazioni lente
L’approvazione non è lenta. È invisibile.
Il PDF parte come allegato. Tre persone sono in copia. Nessuno sa chi debba agire per primo. Un manager è in trasferta. Un sollecito parte cinque giorni dopo. La pratica «va avanti»: nella conversazione, non nel processo.
Quando «in approvazione» non significa nulla
Segnali tipici in azienda:
- Stato = ultimo messaggio del thread, non una fase assegnata
- Rifiuti e richieste di modifica persi tra le risposte
- Nessuno SLA: il ritardo si scopre in riunione
- Lo stesso documento viene approvato due volte… o mai
Che cosa nasconde davvero la lentezza
Spesso il ritardo non è il tempo di lettura. È il tempo di attesa senza un responsabile, senza notifiche utili, senza una coda chiara.
Carico mentale dei solleciti
I team passano più tempo a rincorrere gli OK che a occuparsi del merito del documento.
Nessuna prova in caso di controllo
Senza un registro delle fasi è difficile dimostrare chi ha approvato cosa, e quando.
Rendere l’approvazione visibile e assegnata
DocPilot trasforma «in approvazione» in fasi concrete: ruolo o persona, azione possibile, notifica, storico.
Pubblicare il flusso adatto
Workflow a più fasi (ufficio legale → acquisti → direzione, ecc.) con quorum, rifiuto o richiesta di modifiche: salvato e poi pubblicato.
Inbox delle attività
Ogni approvatore vede ciò che gli è assegnato. Notifiche in-app ed e-mail sostituiscono il «hai visto la mia mail?».
Stato leggibile per tutti
Dashboard e storico: si sa a che punto è la pratica senza sollecitare l’intera catena.
Thread di e-mail contro flusso tracciato
Approvazione via e-mail
- Responsabile implicito («le persone in copia»)
- Solleciti manuali e irregolari
- Nessuna visione d’insieme delle pratiche bloccate
Approvazione con DocPilot
- Fase assegnata a un ruolo, a un reparto o a una persona
- Azioni esplicite: approvare, respingere, richiedere modifiche
- Tracciabilità delle decisioni per l’audit e il comitato di direzione
Leve anti-ritardo nel prodotto
Workflow a più fasi
Modelli la catena reale (non un semplice «OK» unico) con rifiuto e richiesta di modifiche.
Attività + notifiche
L’attesa diventa una coda visibile; gli approvatori vengono avvisati dove già lavorano.
Mobile per chi è fuori ufficio
Inbox delle attività e notifiche anche su mobile: utile quando il collo di bottiglia è un manager in trasferta.
FAQ
Domande frequenti
Si può imporre una scadenza per fase?
I workflow supportano SLA sulle fasi per far emergere le pratiche critiche; il monitoraggio avviene tramite attività e notifiche.
Che cosa succede in caso di rifiuto?
L’approvatore può respingere o richiedere modifiche; lo storico conserva la decisione e il commento per il seguito del flusso.
Serve un workflow per ogni tipo di documento?
È l’uso consigliato: un NDA, una fattura e una modifica contrattuale HR non seguono la stessa catena. I flussi vengono definiti e poi pubblicati in base alle esigenze.
Veda anche per ruolo
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
- AcquistiSegua contratti fornitori, ordini di acquisto e preventivi: estrazione delle scadenze, flussi acquisti–legale–finanza, notifiche e ricerca. DocPilot per l’ufficio acquisti.
- Direzione generaleGoverni approvazioni, documenti critici e responsabilità tra i reparti: dashboard, workflow, notifiche e ricerca. DocPilot per la direzione generale.
Guide pratiche
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
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Passi all’azione
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