Mappare prima di scegliere lo strumento
Chi legge, chi commenta, chi decide, chi può bloccare. Annoti le eccezioni frequenti (importo, tipo di contratto, urgenza).
Guida · Approvazione
Come automatizzare l’approvazione dei contratti
Come passare dalle approvazioni via e-mail a un iter tracciato, rapido e assegnato ai ruoli giusti?
Automatizzare ≠ eliminare il giudizio umano
Automatizzare l’approvazione significa indirizzare la pratica giusta alla persona giusta al momento giusto, con uno stato visibile e una traccia delle decisioni. Non significa far firmare un contratto a un’IA. Questa guida mostra come digitalizzare l’iter senza irrigidire l’organizzazione.
Metodo: dal processo reale al workflow pubblicato
Parta da ciò che accade davvero (non dal processo ideale disegnato su PowerPoint). Poi semplifichi prima di automatizzare.
Meno fasi, più chiarezza
Ogni fase in più moltiplica le code di attesa. Due o tre fasi solide battono un workflow di otto caselle fantasma.
Assegnazione per ruolo / reparto
Eviti, quando possibile, di assegnare a una persona nominativamente: le assenze interrompono l’iter.
Decisione esplicita
Approvare, rifiutare o richiedere modifiche, non un «ok» perso in una conversazione di 40 messaggi.
Passaggi
Una sequenza operativa, dalla diagnosi al monitoraggio.
Descrivere il percorso attuale
Prenda 5 contratti recenti. Per ciascuno: chi ha ricevuto il PDF, chi ha approvato, quanti giorni sono serviti, dove la pratica si è bloccata.
Definire tipi e soglie
Ad es. NDA → solo ufficio legale; contratto fornitore > X € → acquisti + ufficio legale + direzione. Documenti le regole in una pagina.
Progettare il workflow minimo
Fasi, assegnazioni (ruolo/reparto), azioni possibili, SLA indicativi. Li faccia approvare dalle funzioni aziendali prima della pubblicazione.
Collegare l’acquisizione a monte
Senza un ingresso unico, il workflow vede solo una parte dei contratti. Colleghi e-mail in entrata / caricamento all’avvio dell’iter.
Pubblicare e formare sulle attività
Gli approvatori devono sapere dove trovare la propria inbox, come richiedere modifiche e che cosa significa ogni stato.
Misurare i colli di bottiglia
Tempo per fase, tasso di rilavorazione, pratiche in ritardo. Nei primi tempi, adegui assegnazioni e soglie ogni mese.
Errori da evitare
Le trappole che fanno fallire la maggior parte dei progetti documentali.
Riprodurre il caos delle e-mail nello strumento
Se tutti sono in copia a ogni fase, ha soltanto cambiato canale. Assegni, non diffonda.
Workflow troppo lungo fin dal lancio
Un iter di otto fasi per «coprire tutti i casi» uccide l’adozione. Aggiunga complessità dopo l’uso reale.
Nessuna richiesta di modifiche
Senza l’azione «request changes», gli approvatori rifiutano o approvano controvoglia, e la pratica torna fuori dallo strumento.
Dimenticare le notifiche
Un workflow senza avvisi diventa una coda morta. Gli approvatori devono essere avvisati all’assegnazione e al superamento dello SLA.
Checklist automazione dell’approvazione
- Percorso reale di 5 contratti analizzato
- Regole su soglie / tipi scritte (1 pagina)
- Workflow a 2-3 fasi progettato e approvato dalle funzioni aziendali
- Assegnazioni per ruolo o reparto (non solo nominative)
- Azioni approva / rifiuta / richiedi modifiche previste
- Acquisizione a monte collegata all’avvio dell’iter
- Inbox delle attività e notifiche testate
- Indicatori sui tempi definiti
DocPilot per digitalizzare l’iter
DocPilot pubblica workflow a più fasi, assegna le attività e conserva lo storico delle decisioni sul documento.
Workflow pubblicati
Fasi assegnate a un utente, un ruolo, un reparto o un dominio, adattate alla Sua organizzazione.
Attività su cui agire
Approva, rifiuta, richiedi modifiche: ogni decisione viene tracciata sulla pratica.
Notifiche e SLA
Gli approvatori ricevono avvisi; le fasi possono avere una scadenza per far emergere i ritardi.
Collegamento documento ↔ contratto
Il PDF arricchito (OCR / estrazione) entra nell’iter con il contesto di business già visibile.
FAQ
Domande frequenti
Si può mantenere la firma elettronica al di fuori di DocPilot?
Sì. Automatizzare l’approvazione interna (chi dice sì prima della firma) è indipendente dallo strumento di firma. Una volta firmato, il PDF torna nell’archivio come versione di riferimento.
Serve un workflow diverso per ogni tipo di contratto?
Spesso bastano due o tre varianti (semplice / standard / strategico). Troppe varianti = manutenzione ed errori di instradamento.
Come gestire le urgenze?
Preveda un percorso breve documentato (ad es. sola direzione sotto una soglia) piuttosto che «scavalcare» lo strumento. Un’eccezione tracciata vale più di un’eccezione invisibile.
Chi vede lo storico delle approvazioni?
In DocPilot, lo storico delle decisioni resta collegato al documento: utile in caso di audit, contenzioso o inserimento di un nuovo responsabile.
Per ruolo
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
- FinanzaCentralizzi fatture, preventivi, note spese e coordinate bancarie, estragga importi e parti, approvi tramite workflow e cerchi senza Excel. DocPilot per l’area amministrazione e finanza.
- AcquistiSegua contratti fornitori, ordini di acquisto e preventivi: estrazione delle scadenze, flussi acquisti–legale–finanza, notifiche e ricerca. DocPilot per l’ufficio acquisti.
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