Reparti e ambiti
Organizzi documenti e permessi secondo la Sua mappa organizzativa — non solo con cartelle condivise.
Soluzione · Medie imprese
Una media impresa ha bisogno di un archivio condiviso, non di cinque Drive
In una media impresa il volume e il numero di approvatori superano il fai-da-te con e-mail ed Excel. DocPilot offre un percorso unico — ricezione, estrazione DocpilotAI, conferma, workflow a più fasi con SLA e notifiche — isolando gli accessi per ruoli, reparti e ambiti. Piano Business in self-service; Enterprise su preventivo se la governance lo richiede.
Cosa frena una media impresa sui documenti critici
Ogni reparto ha le sue abitudini. Senza un archivio comune, i tempi di ciclo esplodono e la direzione perde visibilità.
- Iter legale → acquisti → finanza → direzione che si perdono nelle e-mail
- Permessi confusi: troppe persone vedono tutto, oppure nessuno trova il fascicolo
- Scadenze e addendum difficili da seguire su più reparti
- Preparazione di audit o controlli interni che richiede molto tempo
- Strumenti «enterprise» troppo pesanti, strumenti leggeri troppo limitati
Il workflow di una media impresa in DocPilot
Un percorso controllato dal documento in entrata fino all’archivio, con fasi e perimetri che rispecchiano l’organizzazione reale.
Ricezione centralizzata
E-mail in entrata del tenant, caricamento web o mobile: tutto confluisce nello stesso spazio, collegato al reparto o all’ambito giusto.
Classificazione ed estrazione
OCR + DocpilotAI propongono tipo e campi (parti, importi, date); il punteggio guida la conferma umana.
Conferma di reparto
Il referente del reparto conferma o corregge prima della pubblicazione dell’iter — indispensabile quando più team si susseguono.
Iter a più fasi
Quorum, SLA, rifiuto e richiesta di modifiche: notifiche all’assegnazione e al superamento dei tempi. Approvazione web e mobile.
Monitoraggio e archivio
Ricerca per tipo, reparto, ambito; domande a DocpilotAI; registro di audit per i controlli e la direzione.
Veda anche come funziona DocPilot e la documentazione.
Funzionalità adatte alla scala di una media impresa
Workflow avanzati
Più fasi, assegnazione per ruolo / reparto / persona, SLA e notifiche per ridurre le code ferme.
DocpilotAI sul fascicolo
Domande su uno o più documenti selezionati, per preparare una revisione legale o un comitato senza rileggere tutti i PDF.
Business o Enterprise
Business per approvare più fascicoli, più spesso. Enterprise su preventivo: quote, affiancamento ed esigenze specifiche.
Casi d’uso per medie imprese
Contratti quadro e addendum tra reparti
Contratto quadro, addendum e documenti collegati nello stesso percorso, con approvazioni legali e acquisti in sequenza.
Approvazioni della direzione
La direzione generale gestisce i fascicoli che richiedono la sua decisione dal web o da mobile, con una cronologia chiara.
Preparazione del controllo interno
Versione di riferimento, azioni di approvazione e commenti allegati al documento — meno ricostruzione manuale.
Altri scenari sul blog DocPilot.
Vantaggi per la media impresa
- Un archivio condiviso tra legale, acquisti, finanza e direzione
- Tempi di ciclo più prevedibili grazie a SLA e notifiche
- Governance degli accessi senza un progetto di gestione documentale legacy
- Passaggio a Enterprise se i volumi o l’affiancamento lo richiedono
FAQ
Domande frequenti
DocPilot sostituisce una suite CLM «enterprise»?
DocPilot copre il percorso operativo (ingresso, estrazione, approvazione, archivio, audit). Non è un CLM completo né uno strumento di firma. Molte medie imprese non hanno bisogno di un progetto CLM di sei mesi per acquisire controllo.
Come gestire più reparti senza mescolare tutto?
Tramite ruoli, reparti e ambiti: ognuno vede solo il proprio perimetro, pur condividendo lo stesso prodotto e gli stessi iter quando serve.
Starter basta per una media impresa?
Spesso no, non appena crescono il numero di utenti e di approvazioni. Business è pensato per questi volumi; Enterprise si concorda su preventivo.
Dove sono ospitati i dati?
Su un’infrastruttura cloud nell’Unione europea. Isolamento multi-tenant: ogni organizzazione ha il proprio spazio.
Soluzioni per ruolo
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- Direzione generaleGoverni approvazioni, documenti critici e responsabilità tra i reparti: dashboard, workflow, notifiche e ricerca. DocPilot per la direzione generale.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
- FinanzaCentralizzi fatture, preventivi, note spese e coordinate bancarie, estragga importi e parti, approvi tramite workflow e cerchi senza Excel. DocPilot per l’area amministrazione e finanza.
Guide pratiche
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
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