Tipi HR nel catalogo
Contratti di lavoro, buste paga, documenti d’identità, attestazioni: classificazione ed estrazione adeguate.
Soluzione · Risorse umane
Fascicoli HR completi, accessibili solo ai profili giusti
Le risorse umane gestiscono documenti sensibili: contratti di lavoro, buste paga, documenti d’identità, attestazioni. DocPilot li centralizza, li classifica, li fa approvare in un flusso controllato e li rende ricercabili, con diritti per ruolo e per reparto.
I problemi operativi delle risorse umane
Riservatezza e monitoraggio dei fascicoli individuali ne risentono non appena i file circolano al di fuori di un archivio controllato.
- Contratti di lavoro e modifiche contrattuali sparsi
- Documenti d’identità e giustificativi difficili da ritrovare
- Approvazioni dei manager fuori dallo strumento (e-mail, chat)
- Accessi troppo ampi su fascicoli personali
- Nessuna visione chiara dei documenti ancora in revisione
Il workflow HR in DocPilot
Dal documento ricevuto al fascicolo classificato, con approvazione e perimetro di accesso sotto controllo.
Raccolta
Caricamento da parte del collaboratore o delle HR, e-mail in entrata o foto tramite l’app, per contratti, buste paga e documenti d’identità.
Classificazione HR
Tipi a catalogo: contratto di lavoro, busta paga, documento d’identità, attestazione… con estrazione assistita dei campi utili.
Controllo HR
Revisione se la classificazione lo richiede; correzione dei metadati prima dell’instradamento.
Approvazione manager / HR
Workflow con fasi per ruolo o persona: approvazione, rifiuto o richiesta di modifiche.
Conservazione controllata
Archivio ricercabile; accesso limitato tramite ruoli e reparti: i lettori vedono solo il proprio perimetro.
Veda anche come funziona DocPilot e la documentazione.
Funzionalità utili per le risorse umane
Ruoli e reparti
Separi HR, manager e lettori; colleghi i documenti al reparto interessato.
Flussi di approvazione
Faccia approvare una modifica contrattuale o un’attestazione dal manager giusto, con notifiche.
DocpilotAI (uso regolamentato)
Interroghi un documento HR per ritrovare una data o una clausola senza aprire l’intero fascicolo, nel rispetto dei diritti di accesso.
Casi d’uso HR
Inserimento di un collaboratore
Raccolta dei documenti, classificazione, approvazione HR, fascicolo ricercabile.
Modifica del contratto di lavoro
Caricamento, estrazione, flusso manager → HR, storico della decisione.
Risposta a una richiesta interna
Ricerca rapida di un’attestazione o di una busta paga senza frugare nelle caselle di posta.
Altri scenari sul blog DocPilot.
Vantaggi per le risorse umane
- Fascicoli più completi e meno dispersi
- Approvazioni dei manager tracciate
- Accessi limitati per ruolo e reparto
- Meno solleciti per «il documento mancante»
- Tempo risparmiato nelle ricerche amministrative
FAQ
Domande frequenti
DocPilot è un software HR (HRIS)?
No. DocPilot è una piattaforma di gestione documentale con OCR, estrazione e workflow. Integra un software HR centralizzando e approvando i documenti HR.
Come limitare l’accesso ai fascicoli riservati?
Tramite i ruoli (tra cui lettore), i reparti e gli ambiti dell’organizzazione, in un modello multi-tenant isolato.
Si possono gestire documenti d’identità scansionati?
Sì. Caricamento, OCR e classificazione «documento d’identità» sono previsti; per questo tipo di documento resta consigliata l’approvazione umana.
I team possono approvare da mobile?
Sì. L’applicazione mobile copre documenti, inbox delle attività, notifiche e assistente: utile per i manager in trasferta.
Altri ruoli
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- Direzione generaleGoverni approvazioni, documenti critici e responsabilità tra i reparti: dashboard, workflow, notifiche e ricerca. DocPilot per la direzione generale.
- AmministrazioneCentralizzi corrispondenza, verbali, visure camerali, attestazioni e documenti trasversali: acquisizione via e-mail, OCR, classificazione, workflow e ricerca. DocPilot per l’amministrazione.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
Guide pratiche
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
- Organizzare la gestione documentaleGuida per organizzare la gestione documentale aziendale: governance, tipi, permessi, workflow. Metodo pratico, errori da evitare e implementazione con DocPilot.
- Automatizzare l’elaborazioneGuida per automatizzare l’elaborazione documentale: acquisizione, OCR, classificazione, approvazione. Metodo, errori da evitare e DocPilot.
- Centralizzare i documentiGuida per centralizzare i documenti aziendali: fonte di verità, metadati, accessi e ricerca. Fasi, errori da evitare e ruolo di DocPilot.
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