Scheda contratto strutturata
Importo, fornitore, scadenza, preavviso: i campi utili per stabilire le priorità, senza un piano di classificazione da gestire a mano.
Software di gestione dei contratti
Software di gestione dei contratti: centralizzi, approvi, anticipi ogni scadenza
DocPilot è il software di gestione dei contratti pensato per i team che non hanno un CLM pesante: ogni contratto entra via e-mail, caricamento o foto, l’IA prepara la scheda, l’iter di approvazione formalizza la decisione, e scadenze e versione firmata restano visibili. Un archivio di riferimento operativo, in francese, ospitato nell’UE.
I problemi che DocPilot risolve
Non è il PDF a costare caro: è la mancanza di uno stato, di un responsabile e di una scadenza visibile. Acquisti, ufficio legale e direzione si sollecitano a vicenda per sapere «a che punto è il contratto», mentre Excel e Drive diventano per inerzia la fonte di verità.
- Versioni multiple senza un’unica fonte di verità
- Scadenze e preavvisi scoperti troppo tardi
- Approvazioni disperse nei thread di e-mail
- Nessun registro chiaro in caso di audit o contenzioso
- Fogli di calcolo che divergono non appena due persone li aggiornano
- Contratti fornitori e NDA mescolati senza uno stato affidabile
Workflow
Sei passaggi, un’unica pratica contrattuale
Ogni contratto (o addendum) entra via e-mail, caricamento o foto. OCR e IA propongono tipo, parti, importo, date e preavviso; Lei conferma; il documento segue l’iter adeguato. Una volta approvato, resta consultabile — con la cronologia delle decisioni e gli avvisi di scadenza.
01
Ricezione
Email / caricamento
02
Estrazione
OCR + IA
03
Scheda
Campi chiave
04
Approvazione
Flusso
05
Scadenze
Preavvisi
06
Archiviazione
Ricerca
Veda anche l’approvazione dei contratti, l’OCR per i contratti e la guida completa.
Dimostrazione
Dal PDF ricevuto alla fonte di riferimento
Simulazione interattiva: la scheda si compila, il flusso si ferma all’approvazione — sta a Lei decidere per proseguire con scadenze e archiviazione.
Dimostrazione — gestione dei contratti
Ricezione → estrazione → scheda → approvazione → scadenze → archiviazione
Ricezione
PDF o scansione in arrivo
Estrazione
OCR + campi chiave
Scheda
Parti, importo, date
Approvazione
Flusso aziendale
Scadenze
Preavviso e rinnovo
Archivio
Fonte di riferimento
Passaggio 1 / 6
Ricezione
PDF o scansione in arrivo
cadre_alpes_services_2026.pdf
Via email · contratti@la-sua-azienda.it
Registro della pratica
- In attesa di avvio…
Pronto a illustrare il ciclo di vita in DocPilot.
Funzionalità per governare i Suoi contratti
Ingresso multicanale
E-mail in entrata, caricamento web o foto da mobile: il contratto non aspetta il gesto di classificazione «giusto».
Iter di approvazione
Legale, acquisti, direzione: ogni fase ha un responsabile, uno stato e una notifica.
Monitoraggio delle scadenze
Preavvisi e rinnovi visibili al di fuori degli allegati, per decidere prima del rinnovo.
Ricerca e filtri
Ritrovi un contratto per parte, tipo, importo o data — senza aprire dieci cartelle condivise.
Registro di audit
Chi ha approvato, quando, con quale commento: una traccia utile tanto per il comitato esecutivo quanto per un controllo.
Casi d’uso
Contratto quadro e addendum
Conservi il contratto quadro e ogni addendum nello stesso fascicolo, con importi e date aggiornati.
Monitoraggio dei rinnovi
Anticipi rinegoziazione o disdetta grazie alle scadenze estratte, senza un foglio di calcolo parallelo.
Contratti fornitori
Acquisti e finanza condividono lo stesso stato, gli stessi importi e la stessa cronologia di approvazione.
Processo NDA
Un iter breve per non perdere più gli accordi di riservatezza nelle caselle e-mail.
Più sedi
Le filiali inviano le scansioni; la sede centrale mantiene una vista unica senza una gestione documentale pesante.
Preparazione di audit o contenzioso
Versione firmata, cronologia di approvazione e documenti collegati nello stesso posto.
Perché scegliere DocPilot
- Operativi in giornata, senza un progetto IT di sei mesi
- Meno «a che punto siamo?» tra reparti
- Decisioni di approvazione visibili e sollecitabili
- Scadenze e preavvisi gestibili al di fuori degli allegati
- Archiviazione consultabile dopo la firma
- Interfaccia in italiano, dati ospitati nell’UE
FAQ
Domande frequenti
DocPilot è un software di gestione dei contratti (CLM)?
DocPilot copre il ciclo di vita operativo: ricezione, estrazione delle informazioni chiave, approvazione interna, monitoraggio delle scadenze e archiviazione. Non è una suite CLM completa con redazione assistita delle clausole o negoziazione collaborativa avanzata — è lo strumento adatto alle PMI e alle medie imprese che vogliono rapidamente un archivio di riferimento utile.
DocPilot sostituisce uno strumento di firma elettronica?
No. DocPilot si concentra su ricezione, estrazione, approvazione interna e archiviazione. La firma elettronica può restare nel Suo strumento attuale; il contratto firmato torna poi in DocPilot.
Per quali tipi di contratti?
Contratti fornitori, NDA, addendum, preventivi firmati trattati come impegni, contratti di servizio — ogni volta che servono monitoraggio, approvazione e ricerca successiva.
Quanto tempo serve per partire?
Crea uno spazio, invita gli approvatori, definisce un iter semplice, poi collega l’indirizzo e-mail di deposito. I primi contratti possono essere gestiti in giornata.
Come si confronta DocPilot con Excel + Drive?
Excel e Drive archiviano; non forniscono uno stato affidabile, un iter di approvazione né un registro di audit. DocPilot aggiunge scheda strutturata, workflow e avvisi di scadenza fin dall’ingresso del documento. Veda anche i nostri criteri per scegliere un software.
Che cosa si può automatizzare nella gestione dei contratti?
La ricezione via e-mail, l’estrazione delle informazioni chiave (tipo, parti, importi, date, preavviso), l’instradamento verso l’iter giusto in base al tipo o all’importo, le notifiche e gli avvisi di scadenza. DocPilot non redige i contratti: redazione e negoziazione restano nei Suoi modelli e nei Suoi strumenti attuali.
L’automazione sostituisce il giurista o il buyer?
No. Elimina il lavoro ripetitivo perché possano concentrarsi su analisi, negoziazione e decisioni. Le approvazioni restano decisioni umane, tracciate nel registro di audit.
Come scegliere un software di gestione dei contratti?
Verifichi quattro punti sui Suoi contratti reali: l’ingresso multicanale (e-mail, caricamento, foto), l’estrazione assistita con punteggio di confidenza, iter configurabili senza sviluppo e la tracciabilità delle decisioni. La nostra guida «Come scegliere un software di gestione dei contratti» descrive in dettaglio la griglia di valutazione.
Il software funziona da mobile?
Sì. L’app mobile (Android e iOS) permette di fotografare un contratto, consultare le schede e approvare in mobilità.
Approfondire
Approfondire la gestione dei contratti
Il metodo di riferimento e articoli pratici: ciclo di vita, preavvisi, addendum, ruoli, audit, criteri di scelta.
Guida di riferimentoGestione dei contratti in azienda: il metodoCriteri di acquistoCome scegliere un software di gestione dei contratti
- Il ciclo di vita di un contratto in aziendaLe fasi da non perdere, dalla ricezione all’archiviazione.
- Checklist prima di firmare un contrattoI controlli minimi prima di impegnare l’azienda.
- Preavviso di disdettaRendere il preavviso visibile e gestibile.
- Rinnovo tacitoDecidere prima della data di rinnovo, non dopo.
- Il costo nascosto di una cattiva gestioneTempo perso, rischi e decisioni troppo tardive.
- Gestire le versioni senza perdere la fonte di veritàUna versione corrente, addendum collegati.
- Contratto quadro e addendumCollegare contratto quadro, addendum e importi.
- Dashboard e indicatoriKPI utili per la direzione e i reparti operativi.
- Ripartire i ruoliChi si occupa di cosa tra Acquisti, Legale e Direzione.
- Il processo NDA in aziendaUn iter breve per non perdere più gli accordi.
- Approvazione in base all’importoSoglie, deleghe e iter adeguati.
- Contratti su più sediCentralizzare senza schiacciare le realtà locali.
- I limiti di ExcelQuando il foglio di calcolo diventa un rischio operativo.
- Preparare un audit dei contrattiProve, cronologia e versioni firmate pronte.
Soluzioni per funzione
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
- AcquistiSegua contratti fornitori, ordini di acquisto e preventivi: estrazione delle scadenze, flussi acquisti–legale–finanza, notifiche e ricerca. DocPilot per l’ufficio acquisti.
- FinanzaCentralizzi fatture, preventivi, note spese e coordinate bancarie, estragga importi e parti, approvi tramite workflow e cerchi senza Excel. DocPilot per l’area amministrazione e finanza.
Guide pratiche
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
- Gestire i contrattiGestione dei contratti in azienda: definizione, metodo passo per passo, ripartizione dei ruoli, errori da evitare e checklist per governare i contratti dalla ricezione alla scadenza.
- Monitorare le scadenzeCome monitorare scadenze e preavvisi dei Suoi contratti: date da sorvegliare, responsabili, avvisi e collegamento con la decisione. Metodo, errori da evitare e checklist.
- Automatizzare l’approvazioneCome automatizzare l’approvazione dei contratti: mappare l’iter reale, fissare ruoli, soglie e tempi, notificare, tracciare ogni decisione. Metodo, errori da evitare e checklist.
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