Scheda contratto strutturata
Importo, fornitore, scadenza, preavviso: i campi utili per stabilire le priorità, senza un piano di classificazione da gestire a mano.
Software di gestione dei contratti
Software di gestione dei contratti per governare il ciclo di vita senza Excel né Drive
DocPilot è il software di gestione dei contratti pensato per i team che non hanno un CLM pesante: ogni contratto entra via e-mail, caricamento o foto, l’IA prepara la scheda, l’iter di approvazione formalizza la decisione, e scadenze e versione firmata restano visibili. Un archivio di riferimento operativo, in francese, ospitato nell’UE.
I problemi che DocPilot risolve
Non è il PDF a costare caro: è la mancanza di uno stato, di un responsabile e di una scadenza visibile. Acquisti, ufficio legale e direzione si sollecitano a vicenda per sapere «a che punto è il contratto», mentre Excel e Drive diventano per inerzia la fonte di verità.
- Versioni multiple senza un’unica fonte di verità
- Scadenze e preavvisi scoperti troppo tardi
- Approvazioni disperse nei thread di e-mail
- Nessun registro chiaro in caso di audit o contenzioso
- Fogli di calcolo che divergono non appena due persone li aggiornano
- Contratti fornitori e NDA mescolati senza uno stato affidabile
Workflow
Sei passaggi, un’unica pratica contrattuale
Ogni contratto (o addendum) entra via e-mail, caricamento o foto. OCR e IA propongono tipo, parti, importo, date e preavviso; Lei conferma; il documento segue l’iter adeguato. Una volta approvato, resta consultabile — con la cronologia delle decisioni e gli avvisi di scadenza.
01
Ricezione
Email / caricamento
02
Estrazione
OCR + IA
03
Scheda
Campi chiave
04
Approvazione
Flusso
05
Scadenze
Preavvisi
06
Archiviazione
Ricerca
Veda anche l’approvazione dei contratti, l’OCR per i contratti e la guida completa.
Dimostrazione
Dal PDF ricevuto alla fonte di riferimento
Simulazione interattiva: la scheda si compila, il flusso si ferma all’approvazione — sta a Lei decidere per proseguire con scadenze e archiviazione.
Dimostrazione — gestione dei contratti
Ricezione → estrazione → scheda → approvazione → scadenze → archiviazione
Ricezione
PDF o scansione in arrivo
Estrazione
OCR + campi chiave
Scheda
Parti, importo, date
Approvazione
Flusso aziendale
Scadenze
Preavviso e rinnovo
Archivio
Fonte di riferimento
Passaggio 1 / 6
Ricezione
PDF o scansione in arrivo
cadre_alpes_services_2026.pdf
Via email · contratti@la-sua-azienda.it
Registro della pratica
- In attesa di avvio…
Pronto a illustrare il ciclo di vita in DocPilot.
Funzionalità per governare i Suoi contratti
Ingresso multicanale
E-mail in entrata, caricamento web o foto da mobile: il contratto non aspetta il gesto di classificazione «giusto».
Iter di approvazione
Legale, acquisti, direzione: ogni fase ha un responsabile, uno stato e una notifica.
Monitoraggio delle scadenze
Preavvisi e rinnovi visibili al di fuori degli allegati, per decidere prima del rinnovo.
Ricerca e filtri
Ritrovi un contratto per parte, tipo, importo o data — senza aprire dieci cartelle condivise.
Registro di audit
Chi ha approvato, quando, con quale commento: una traccia utile tanto per il comitato esecutivo quanto per un controllo.
Casi d’uso
Contratto quadro e addendum
Conservi il contratto quadro e ogni addendum nello stesso fascicolo, con importi e date aggiornati.
Monitoraggio dei rinnovi
Anticipi rinegoziazione o disdetta grazie alle scadenze estratte, senza un foglio di calcolo parallelo.
Contratti fornitori
Acquisti e finanza condividono lo stesso stato, gli stessi importi e la stessa cronologia di approvazione.
Processo NDA
Un iter breve per non perdere più gli accordi di riservatezza nelle caselle e-mail.
Più sedi
Le filiali inviano le scansioni; la sede centrale mantiene una vista unica senza una gestione documentale pesante.
Preparazione di audit o contenzioso
Versione firmata, cronologia di approvazione e documenti collegati nello stesso posto.
Perché scegliere DocPilot
- Operativi in giornata, senza un progetto IT di sei mesi
- Meno «a che punto siamo?» tra reparti
- Decisioni di approvazione visibili e sollecitabili
- Scadenze e preavvisi gestibili al di fuori degli allegati
- Archiviazione consultabile dopo la firma
- Interfaccia e assistenza in francese, dati ospitati nell’UE
FAQ
Domande frequenti
DocPilot è un software di gestione dei contratti (CLM)?
DocPilot copre il ciclo di vita operativo: ricezione, estrazione delle informazioni chiave, approvazione interna, monitoraggio delle scadenze e archiviazione. Non è una suite CLM completa con redazione assistita delle clausole o negoziazione collaborativa avanzata — è lo strumento adatto alle PMI e alle medie imprese che vogliono rapidamente un archivio di riferimento utile.
Che cos’è la gestione dei contratti in azienda?
È l’insieme delle attività che permettono di ricevere, far approvare, monitorare, rinnovare e archiviare i contratti — con una responsabilità chiara in ogni fase, non solo un deposito di PDF.
DocPilot sostituisce uno strumento di firma elettronica?
No. DocPilot si concentra su ricezione, estrazione, approvazione interna e archiviazione. La firma elettronica può restare nel Suo strumento attuale; il contratto firmato torna poi in DocPilot.
Per quali tipi di contratti?
Contratti fornitori, NDA, addendum, preventivi firmati trattati come impegni, contratti di servizio — ogni volta che servono monitoraggio, approvazione e ricerca successiva.
Quanto tempo serve per partire?
Crea uno spazio, invita gli approvatori, definisce un iter semplice, poi collega l’indirizzo e-mail di deposito. I primi contratti possono essere gestiti in giornata.
Come si confronta DocPilot con Excel + Drive?
Excel e Drive archiviano; non forniscono uno stato affidabile, un iter di approvazione né un registro di audit. DocPilot aggiunge scheda strutturata, workflow e avvisi di scadenza fin dall’ingresso del documento. Veda anche i nostri criteri per scegliere un software.
Topic cluster
Cluster SEO: gestione dei contratti
Questa pagina è l’hub commerciale di DocPilot per l’intento di ricerca «software gestione contratti». La guida pilastro e 15 articoli satellite coprono ciclo di vita, ruoli, scadenze e criteri di scelta.
Pagina pilastroGuida completa — pagina pilastroCriteri di acquistoCriteri e posizionamento — software di gestione dei contratti
- InformativaIl ciclo di vita di un contratto in aziendaLe fasi da non perdere, dalla ricezione all’archiviazione.
- InformativaChecklist prima di firmare un contrattoI controlli minimi prima di impegnare l’azienda.
- InformativaPreavviso di disdettaRendere il preavviso visibile e gestibile.
- InformativaRinnovo tacitoDecidere prima della data di rinnovo, non dopo.
- CommercialeIl costo nascosto di una cattiva gestioneTempo perso, rischi e decisioni troppo tardive.
- InformativaGestire le versioni senza perdere la fonte di veritàUna versione corrente, addendum collegati.
- InformativaContratto quadro e addendumCollegare contratto quadro, addendum e importi.
- InformativaDashboard e indicatoriKPI utili per la direzione e i reparti operativi.
- InformativaRipartire i ruoliChi si occupa di cosa tra Acquisti, Legale e Direzione.
- CommercialeIl processo NDA in aziendaUn iter breve per non perdere più gli accordi.
- CommercialeApprovazione in base all’importoSoglie, deleghe e iter adeguati.
- CommercialeContratti su più sediCentralizzare senza schiacciare le realtà locali.
- CommercialeI limiti di ExcelQuando il foglio di calcolo diventa un rischio operativo.
- CommercialePreparare un audit dei contrattiProve, cronologia e versioni firmate pronte.
- CommercialeCriteri di scelta di un software (PMI)Scegliere uno strumento utile, senza un progetto di sei mesi.
Soluzioni per funzione
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
- AcquistiSegua contratti fornitori, ordini di acquisto e preventivi: estrazione delle scadenze, flussi acquisti–legale–finanza, notifiche e ricerca. DocPilot per l’ufficio acquisti.
- Direzione generaleGoverni approvazioni, documenti critici e responsabilità tra i reparti: dashboard, workflow, notifiche e ricerca. DocPilot per la direzione generale.
Guide pratiche
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
- Gestire i contrattiGuida pratica alla gestione dei contratti aziendali: archivio centrale, approvazione, scadenze e archiviazione. Metodo, fasi, errori da evitare e checklist.
- Monitorare le scadenzeGuida per monitorare scadenze e preavvisi dei contratti: calendario condiviso, responsabilità, avvisi. Fasi, errori da evitare e DocPilot.
- Automatizzare l’approvazioneGuida per automatizzare l’approvazione dei contratti: ruoli, fasi, SLA, notifiche. Metodo, errori da evitare e implementazione con DocPilot.
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- Gestione dei contrattiDisciplina e strumenti per gestire il ciclo di vita dei contratti: archivio, approvazione, firma, scadenze e archiviazione.
- Scadenze contrattualiPreavvisi e rinnovi scoperti troppo tardi. DocPilot estrae le date nella scheda del contratto e aiuta a stabilire le priorità prima della scadenza, senza fogli di calcolo paralleli.
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