Isolamento multi-tenant
Ogni organizzazione dispone del proprio spazio e dei propri dati, isolati dagli altri clienti.
Soluzione · Grandi gruppi
Governance documentale senza una suite legacy da due anni
Un gruppo ha bisogno di prove, di perimetri di accesso chiari e di iter che attraversano più direzioni — senza implementare una gestione documentale tradizionale e rigida. DocPilot isola ogni organizzazione (multi-tenant), applica ruoli, reparti e ambiti, registra le decisioni e propone un piano Enterprise (quote, affiancamento, requisiti di sicurezza avanzati) su preventivo.
Le sfide documentali su scala di gruppo
Il rischio non è più solo operativo: è la capacità di dimostrare, di compartimentare e di far circolare le decisioni al livello giusto.
- Volumi e approvatori numerosi: code di approvazione opache
- Necessità di compartimentare per reparto o ambito senza moltiplicare i silos di file
- Requisiti di tracciabilità per controllo interno, audit o contenzioso
- Adozione difficile delle suite di gestione documentale / CLM legacy, troppo lunghe da configurare
- Necessità di affiancamento e di quote adeguate, oltre il self-service
Il workflow di un gruppo in DocPilot
Lo stesso percorso di prodotto, dimensionato per organizzazioni strutturate: conferma umana, iter avanzati, audit utilizzabile.
Acquisizione controllata
E-mail in entrata, caricamento web o mobile; scansione antivirus all’ingresso e-mail; collegamento al perimetro (reparto / ambito) dell’organizzazione.
Lettura ed estrazione
OCR e DocpilotAI propongono tipo e metadati; la policy OCR / modelli di IA può essere definita per organizzazione.
Controllo prima dell’iter
Conferma umana quando il punteggio o il tipo lo richiedono — una barriera prima di coinvolgere più direzioni.
Iter tra più direzioni
Fasi, quorum, SLA, rifiuto e richiesta di modifiche; notifiche per rispettare i tempi tra legale, acquisti, finanza e direzione.
Archivio e prove
Cronologia delle versioni, commenti, azioni di approvazione e registro di audit: chi ha visto, confermato, approvato o rifiutato, e quando.
Veda anche come funziona DocPilot e la documentazione.
Funzionalità pertinenti per una grande organizzazione
Permessi per ruoli, reparti e ambiti
I permessi granulari si applicano sopra l’archivio di riferimento: ognuno vede solo il proprio perimetro.
Registro di audit e versioni
Originali preservati, cronologia delle versioni e azioni registrate — una base per controlli e contenziosi.
Piano Enterprise
Su preventivo: quote e ruoli su misura, onboarding dedicato, requisiti di sicurezza avanzati — oltre Starter / Business.
Casi d’uso per grandi gruppi
Iter legali e acquisti trasversali
Contratti quadro, addendum e NDA con una sequenza di approvatori e prove delle decisioni.
Monitoraggio della direzione generale
I fascicoli che richiedono una decisione arrivano con il contesto (scheda, cronologia), approvabili dal web e da mobile.
Rispondere a un controllo o a un contenzioso
Ritrovare la versione di riferimento, le approvazioni e i documenti collegati senza ricostruire un thread di e-mail.
Altri scenari sul blog DocPilot.
Vantaggi per un gruppo
- Governance degli accessi senza un massiccio piano di classificazione manuale
- Prove utilizzabili (audit, versioni, decisioni)
- Percorso operativo in poche settimane invece di un progetto di gestione documentale di due anni
- Affiancamento Enterprise quando volumi e requisiti lo impongono
FAQ
Domande frequenti
DocPilot gestisce più società controllate in un unico account?
Ogni organizzazione DocPilot è uno spazio isolato (multi-tenant). I permessi interni (ruoli, reparti, ambiti) strutturano i perimetri all’interno di questo spazio. Per entità separate, il piano (spesso Enterprise) viene dimensionato in base alla Sua governance — senza promettere un consolidamento a livello di holding che non è previsto.
Quali certificazioni di sicurezza vengono dichiarate?
Sul sito non viene dichiarata alcuna certificazione ISO, SOC 2 o HDS. In compenso: hosting nell’UE, isolamento multi-tenant, accesso per perimetro, registro di audit, informativa sulla privacy pubblica.
Quando passare a Enterprise?
Quando le quote Starter / Business, l’affiancamento o requisiti di sicurezza specifici vanno oltre il self-service. Ci contatti per un preventivo.
DocPilot sostituisce uno strumento di firma o un avvocato?
No. DocPilot struttura il percorso documentale (ricezione, estrazione, approvazione interna, archivio). La firma e la consulenza legale restano fuori dal perimetro del prodotto.
Soluzioni per ruolo
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- Direzione generaleGoverni approvazioni, documenti critici e responsabilità tra i reparti: dashboard, workflow, notifiche e ricerca. DocPilot per la direzione generale.
- AcquistiSegua contratti fornitori, ordini di acquisto e preventivi: estrazione delle scadenze, flussi acquisti–legale–finanza, notifiche e ricerca. DocPilot per l’ufficio acquisti.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
Guide pratiche
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
- Organizzare la gestione documentaleGuida per organizzare la gestione documentale aziendale: governance, tipi, permessi, workflow. Metodo pratico, errori da evitare e implementazione con DocPilot.
- Automatizzare l’elaborazioneGuida per automatizzare l’elaborazione documentale: acquisizione, OCR, classificazione, approvazione. Metodo, errori da evitare e DocPilot.
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