Chiudere più in fretta
Meno andirivieni di carta, tempi di chiusura ridotti, soprattutto con più sedi.
Glossario · Contratti
Firma elettronica
Procedura che consente di firmare un documento digitale con un valore giuridico regolamentato, spesso tramite un prestatore di servizi fiduciari.
Detto anche: e-signature · firma digitale
Che cos’è la firma elettronica?
La firma elettronica attesta l’accordo di una o più parti su un documento digitale. A seconda del livello (semplice, avanzata, qualificata), variano le garanzie di identità e di integrità. In azienda sostituisce spesso l’invio postale o il libro firma cartaceo, ma da sola non organizza l’archivio, i metadati né il monitoraggio delle scadenze.
Il suo ruolo nel ciclo di vita
La firma è una tappa critica: cristallizza la versione vincolante. A monte serve una pratica completa e approvata; a valle, un’archiviazione e un monitoraggio.
Integrità del documento
La versione firmata deve essere riconoscibile e non confondersi con una bozza.
Complementarità con la gestione documentale
Lo strumento di firma firma; la gestione documentale conserva, classifica e avvisa sulle date.
Errori frequenti
Firmare senza un iter a monte
Inviare alla firma un documento non rivisto dall’ufficio legale crea rischio, non velocità.
Perdere il PDF firmato
Se la versione firmata resta nello strumento di firma o in una casella di posta, la gestione dei contratti fallisce.
Firma e DocPilot
DocPilot struttura la pratica e l’approvazione prima della firma, poi archivia la versione vincolante per la ricerca e le scadenze. La firma elettronica si inserisce in questo ciclo, senza sostituire l’archivio.
- Pratica pronta prima dell’invio alla firma
- Versione firmata collegata al contratto
- Tracciabilità delle approvazioni preliminari
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