Ingresso multicanale
E-mail in entrata del tenant, caricamento web o foto: il documento entra nell’archivio di riferimento invece di restare un allegato su Slack.
Soluzione · Startup
I Suoi contratti non devono vivere su Slack e Google Drive
In una startup tutti mettono mano ai contratti: founder, ops, finanza. I PDF girano tra Slack, Drive e caselle e-mail. DocPilot centralizza la ricezione, compila la scheda con OCR e DocpilotAI, fa approvare con un iter breve e poi archivia — senza progetti IT né suite CLM fuori portata.
Cosa si rompe nella fase di crescita
Il volume di documenti cresce più in fretta dei processi. Senza un archivio di riferimento, ogni assunzione o trattativa aggiunge caos.
- NDA e contratti fornitori sparsi tra Slack, Drive e caselle personali
- Un foglio Excel delle approvazioni che si discosta dal PDF reale
- Nessuno sa quale versione sia «quella giusta» prima della firma
- Scadenze e preavvisi dimenticati per mancanza di una scheda leggibile
- Nessun tempo per implementare una gestione documentale pesante o un CLM enterprise
Il workflow di una startup in DocPilot
Un percorso breve: il documento entra, la scheda si compila, una o due persone approvano, l’archivio è consultabile.
Ricezione
L’NDA o il contratto arriva via e-mail in entrata, caricamento web o foto convertita in PDF — con scansione antivirus alla ricezione e-mail.
OCR ed estrazione DocpilotAI
La pipeline legge il PDF, propone un tipo e compila la scheda (parti, importi, date) con un punteggio di confidenza.
Conferma rapida
Quando il punteggio o il tipo lo richiedono, un founder, un responsabile ops o un legale esterno conferma o corregge prima dell’iter.
Iter breve
Una o due fasi (ops → direzione, oppure legale → acquisti): approvare, rifiutare o chiedere modifiche, con notifiche.
Un archivio utile
Il documento approvato resta indicizzato; DocpilotAI risponde alle domande sul testo per ritrovare una clausola senza rileggere l’intero PDF.
Veda anche come funziona DocPilot e la documentazione.
Funzionalità utili fin dai primi team
Scheda assistita
OCR + DocpilotAI propongono tipo e campi; l’ultima parola spetta a Lei prima di avviare l’approvazione.
Workflow semplici
Fasi assegnate a una persona o a un ruolo, notifiche, rifiuto motivato — quanto basta per sostituire il thread di messaggi.
Starter in self-service
Piano Starter pensato per strutturare la gestione fin dai primi team, senza preventivi né progetti di sei mesi.
Casi d’uso per startup
NDA in entrata e in uscita
Ricezione, estrazione di parti e date, approvazione ops o legale, archiviazione consultabile.
Contratti fornitori e SaaS
Importi, scadenze e versione di riferimento nello stesso posto — senza un foglio Excel parallelo.
Sostituire il file «approvazioni.xlsx»
Lo stato vive sul documento: chi deve ancora approvare, chi ha rifiutato, con la cronologia allegata.
Altri scenari sul blog DocPilot.
Vantaggi per una startup
- Operativi in pochi giorni, non in trimestri
- Meno «chiedi a Maria dov’è il PDF firmato»
- Prova di chi ha approvato, utile prima di un round di investimento o di un audit cliente
- Una base pronta a crescere verso una PMI con più reparti
FAQ
Domande frequenti
Una startup ha bisogno di una gestione documentale «enterprise»?
All’inizio no. Basta un percorso acquisizione → scheda → approvazione → ricerca. DocPilot copre questa base; potrà ampliarla quando il volume o la governance lo richiederanno.
DocPilot sostituisce la firma elettronica?
No. DocPilot struttura la ricezione, l’approvazione interna e l’archivio. La firma resta nel Suo strumento dedicato; in seguito conserva la versione di riferimento in DocPilot.
Quanto tempo serve per partire?
Account Starter in self-service, invito dei primi utenti, indirizzo e-mail di acquisizione e un flusso pilota (spesso gli NDA). Nessun progetto IT necessario.
E se passiamo da 15 a 80 persone?
Aggiunge postazioni, reparti e iter più articolati. Il piano Business copre volumi e team più ampi; veda anche la pagina PMI.
Soluzioni per ruolo
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- Direzione generaleGoverni approvazioni, documenti critici e responsabilità tra i reparti: dashboard, workflow, notifiche e ricerca. DocPilot per la direzione generale.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
- AmministrazioneCentralizzi corrispondenza, verbali, visure camerali, attestazioni e documenti trasversali: acquisizione via e-mail, OCR, classificazione, workflow e ricerca. DocPilot per l’amministrazione.
Guide pratiche
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
- Automatizzare l’elaborazioneGuida per automatizzare l’elaborazione documentale: acquisizione, OCR, classificazione, approvazione. Metodo, errori da evitare e DocPilot.
- Automatizzare l’approvazioneGuida per automatizzare l’approvazione dei contratti: ruoli, fasi, SLA, notifiche. Metodo, errori da evitare e implementazione con DocPilot.
- Gestire i contrattiGuida pratica alla gestione dei contratti aziendali: archivio centrale, approvazione, scadenze e archiviazione. Metodo, fasi, errori da evitare e checklist.
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