Tempi di conservazione
Allineare la conservazione agli obblighi di legge o contrattuali, poi eliminare ciò che va eliminato.
Glossario · Gestione documentale
Archiviazione elettronica
Conservazione organizzata dei documenti digitali nel tempo, con regole di conservazione, accessibilità e prova di integrità.
Detto anche: archiviazione digitale · conservazione elettronica
Che cos’è l’archiviazione elettronica?
L’archiviazione elettronica consiste nel conservare i documenti digitali in modo duraturo, ricercabile e governato, non solo nel «non cancellarli». Implica tempi di conservazione, permessi di accesso, talvolta requisiti di integrità e la capacità di ritrovare la versione di riferimento anche a distanza di anni.
Implicazioni operative e di conformità
Contratti, fatture, risorse umane, contenziosi: l’azienda deve poter produrre il documento giusto al momento giusto, senza frugare in dischi dimenticati.
Accessibilità
Un archivio inaccessibile è una perdita operativa oltre che un rischio.
Separazione tra attivo e archivio
Le pratiche in corso non devono perdersi nello storico, e viceversa.
Errori frequenti
Archiviare senza metadati
Migliaia di PDF chiamati «scan_final_v2» non costituiscono un archivio utilizzabile.
Conservare tutto «per sicurezza»
Senza una politica di conservazione, il volume esplode e la ricerca peggiora.
L’archiviazione in DocPilot
Dopo l’approvazione, DocPilot conserva i documenti in un archivio ricercabile, con scheda strutturata e cronologia, per ritrovare la versione vincolante senza ricostruire una casella di posta.
- Archivio collegato alla scheda del contratto / documento
- Ricerca per contenuto e metadati
- Cronologia di azioni e approvazioni
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Per approfondire il prodotto e le guide.
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- Risorse umaneCentralizzi contratti di lavoro, buste paga, documenti d’identità e attestazioni: OCR, approvazione HR, accesso per ruoli e ricerca. DocPilot per le risorse umane.
- Direzione generaleGoverni approvazioni, documenti critici e responsabilità tra i reparti: dashboard, workflow, notifiche e ricerca. DocPilot per la direzione generale.
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