Guida utente DocPilot

Questa guida si rivolge agli utenti operativi (caricamento, ricerca, approvazione) e agli amministratori dell’organizzazione (team, flussi, tipi di documento). Descrive il prodotto così come viene fornito nello spazio di lavoro web e nell’applicazione mobile.

• Promessa del prodotto: centralizzare i contratti, automatizzarne la gestione, accelerare le approvazioni.
• Filo conduttore: ricezione → controllo → lettura con l’IA → flusso di approvazione → decisione tracciata.
• Due interfacce: gestione documentale e amministrazione sul web; inbox di approvazione su mobile.
• Assistenza umana: modulo di contatto del sito pubblico (nessun sistema di ticket né chat integrati).

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   Attivare un account invitato

   Se ha ricevuto un invito, apra il link di attivazione, inserisca nome e cognome, scelga una password (almeno 10 caratteri, con maiuscola, minuscola e cifra), poi acceda allo spazio della Sua organizzazione.

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   Accedere

   Apra lo spazio di lavoro e inserisca le Sue credenziali. Dopo l’accesso, la dashboard mostra i documenti recenti, le attività nella inbox, i documenti in revisione IA e i contratti in corso.

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   Profilo

   Nel profilo può consultare i Suoi dati, la Sua organizzazione e il Suo ruolo, e modificare la password.

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   Capire il proprio perimetro

   Oltre al ruolo, l’accesso ai documenti può essere limitato per reparto. Due persone con lo stesso ruolo non vedono necessariamente le stesse pratiche.

tenant_admin

Amministra l’organizzazione: team, reparti, catene di approvazione e configurazione documentale.

manager

Supervisiona i flussi e può agire in modo più ampio su documenti e attività del proprio perimetro.

validator

Gestisce la inbox: approvare, respingere, richiedere modifiche, commentare.

user

Carica e consulta documenti nel proprio perimetro; partecipa in base ai diritti concessi.

viewer

Sola consultazione, senza azioni di approvazione né di amministrazione.

Reparto

Chi approva: Legale, Finanza, Acquisti, HR… DocpilotAI rileva automaticamente il reparto di un documento; Lei può correggerlo con un clic. Ogni organizzazione parte con un elenco completo di reparti predefiniti.

Tipo di documento

Catalogo per organizzazione: schema di estrazione (campi attesi) e catena di approvazione predefinita associata.

Dalla pagina Team, un amministratore invita i membri con un ruolo, li collega a uno o più reparti e gestisce l’elenco dei reparti. I permessi di invito e di gestione sono riservati ai ruoli autorizzati.

Ogni organizzazione dispone di un indirizzo di acquisizione. Gli allegati ricevuti diventano documenti esattamente come un caricamento dal web. Un destinatario sconosciuto viene ignorato; l’elaborazione (controllo, OCR, estrazione, workflow) parte quindi in modo asincrono.

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   Caricamento dal web

   Trascini un file, scelga titolo e tipo; DocpilotAI propone il reparto, che può correggere, oltre ai tag. Il file viene inviato allo storage sicuro, poi alla scansione antivirus e alla pipeline di lettura.

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   Dopo la ricezione

   Una notifica può segnalare il documento ricevuto. Gli stati tecnici (estrazione, errore, revisione) restano distinti dagli stati operativi (bozza, in revisione, approvato…).

• Formati: tipi MIME ammessi dalla piattaforma (in primo luogo PDF e immagini comuni).
• Dimensione massima: applicata al caricamento; un file troppo grande viene rifiutato prima dell’elaborazione.
• Antivirus: nessuna elaborazione OCR né workflow parte su un file rilevato come infetto.

Ciclo di vita operativo

DRAFT, IN_REVIEW, APPROVED, REJECTED, CHANGES_REQUESTED, ARCHIVED.

Stato di elaborazione

Indica a che punto è la pipeline: revisione richiesta, estrazione in corso, instradato verso un workflow o in errore.

Versioni

Una nuova versione non sovrascrive l’originale. Lo storico delle versioni e delle estrazioni viene conservato.

• Scheda documento: anteprima, campi estratti, metadati, versioni, tag, storico, commenti.
• Assistente documentale: pannello sempre disponibile per interrogare un documento (e i documenti collegati) una volta disponibile il testo.
• Classificazione: reparto (rilevato automaticamente da DocpilotAI, modificabile), tag e metadati manuali, spesso richiesti prima di avviare un flusso.
• Download dell’originale in base al permesso documents.download.
• Ricerca: titolo, testo OCR, numero di contratto, parti, tag; filtri per tipo, reparto, stato, date.

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   OCR

   Il file viene letto (testo nativo o riconoscimento ottico). Può essere generata un’anteprima per la consultazione.

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   Classificazione

   Viene proposto un tipo di documento con un punteggio di confidenza. Sotto la soglia configurata dall’organizzazione è richiesta una revisione umana.

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   Estrazione

   Vengono compilati i campi dello schema del tipo (es. contratto fornitore: numero, parti, date, importo, valuta, preavviso, foro competente, firmatari). Ogni campo riporta un punteggio e l’indicazione della fonte.

In revisione umana (HITL), un utente autorizzato corregge i campi. Lo storico conserva l’estrazione precedente; il flusso può poi partire sulla versione corretta. Gli originali non vengono mai sovrascritti.

• Soglie di confidenza configurabili per organizzazione (classificazione ed estrazione).
• Provider OCR / LLM scelti per organizzazione; nessun addestramento dichiarato sui Suoi contratti.
• Il contenuto dei documenti non viene registrato nei log applicativi.

Tipi di fase

APPROVAL, REVIEW, INFORMATION, SIGNATURE, ARCHIVE.

Catena di approvazione

Un elenco ordinato di approvatori nominativi, specifico per ciascun reparto. Il documento instradato verso un reparto segue la sua catena fase dopo fase.

Decisione

A ogni fase, l’approvatore approva (passaggio alla fase successiva, poi approvazione finale), respinge (fine del flusso) o richiede modifiche (ritorno all’autore, poi ripresa dalla prima fase).

Dalla inbox Attività, apra un’attività per vedere l’anteprima, i campi estratti e lo storico. Azioni possibili: approvare, respingere, richiedere modifiche, riassegnare, commentare. Scadenze e promemoria aiutano a non lasciare nulla senza risposta.

• Amministratore: creare / modificare un flusso (nuova versione), pubblicare, mettere in pausa, riprendere o annullare un’istanza.
• Guida contestuale: nelle pagine Workflow, un pannello «Capire e configurare un workflow» illustra fasi, assegnazioni, quorum e pubblicazione.
• Il workflow parte solo dopo uno smistamento del documento riuscito (tipo + confidenza + workflow attivo).
• Ogni azione alimenta un registro immutabile per la tracciabilità.

• Sul web: elenco dei contratti (titolo, riferimento, stato del workflow, reparto, responsabile, scadenza) e collegamento al documento associato.
• Su mobile: creazione e monitoraggio di piccoli contratti, a complemento della inbox di approvazione.
• Lo stato del contratto resta allineato all’avanzamento del flusso di approvazione.

Gli eventi operativi generano notifiche in-app (campanella sul web) e, secondo la configurazione, e-mail. Le preferenze consentono di regolare ciò che riceve.

• Documento ricevuto, OCR / estrazione completati, revisione richiesta.
• Workflow avviato, attività assegnata, promemoria di scadenza.
• Decisione: approvato, respinto, flusso concluso.
• Notifiche push su mobile: architettura prevista; l’uso corrente resta inbox + notifiche nell’applicazione.

• Consultare il documento e i campi estratti.
• Approvare, respingere o richiedere una modifica.
• Ricevere le notifiche delle attività; deep link verso un’attività.
• Creare / monitorare contratti nativi leggeri; unire più foto in un unico PDF quando il percorso lo prevede.
• Assistente documentale e visita guidata (discovery tour) per scoprire i gesti chiave al primo utilizzo.

• Android: download dell’APK dalla home page (#mobile), installazione manuale.
• iOS: distribuzione tramite TestFlight (link pubblico non appena pubblicato su App Store Connect).

• Isolamento dell’organizzazione tramite il token di autenticazione, rafforzamento a livello di database (RLS) e prefisso dedicato nello storage a oggetti.
• RBAC + perimetri reparto / autorizzazioni sui documenti.
• Originali immutabili: le nuove versioni si aggiungono, mai una sovrascrittura silenziosa.
• Audit append-only sulle azioni sensibili e sul registro dei workflow.
• Scansione antivirus (ClamAV) sui documenti ricevuti via e-mail prima dell’OCR e dello smistamento.
• Policy IA: provider scelti per organizzazione; nessun addestramento dichiarato sui Suoi contratti.

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   Un fornitore invia un PDF via e-mail

   Il messaggio arriva all’indirizzo di acquisizione → documento creato → OCR / estrazione → revisione se la confidenza è insufficiente → DocpilotAI rileva il reparto (es. Acquisti) e avvia la sua catena di approvazione → archiviazione. Ogni decisione resta nel registro.

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   Un collaboratore carica una scansione

   Caricamento dal web → DocpilotAI rileva il reparto, aggiunga tag se necessario → il documento compare nella gestione documentale → ricerca successiva per fornitore, numero o parola chiave OCR.

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   Un approvatore gestisce la propria coda

   Apre la inbox → seleziona un’attività → legge anteprima ed estrazione → approva, respinge o richiede modifiche. Su mobile, lo stesso percorso sta nella inbox dedicata.

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   Un amministratore pubblica un flusso

   Invita gli approvatori → configura la catena di approvazione del reparto Acquisti (ordine degli approvatori nominativi) → pubblica la catena attiva.

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   Dal sito

   Apra la sezione Contatti (#contact). Un’anteprima invita a compilare il modulo o a scrivere direttamente all’indirizzo indicato (per impostazione predefinita social@docpilot-app.com).

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   Modulo

   Indichi prima un indirizzo e-mail per la risposta, poi il Suo nome, eventualmente la Sua azienda, e il messaggio. Le risponderemo a quell’indirizzo; il messaggio viene inoltrato al team DocPilot via e-mail.

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   Nello spazio di lavoro

   Per un preventivo Enterprise, la fatturazione e la pagina Prezzi propongono un link mailto verso lo stesso indirizzo di contatto. Le domande sull’utilizzo si risolvono innanzitutto con questa documentazione, la guida contestuale dei workflow e l’assistente documentale.