Iter a più fasi
Metta in sequenza legale, acquisti e direzione in base al tipo o all’importo.
Approvazione dei contratti
Approvazione dei contratti: un iter chiaro invece di solleciti infiniti
L’approvazione dei contratti spesso fallisce per mancanza di un processo: il PDF circola, i commenti si perdono, il rifiuto non è motivato, la direzione non vede il collo di bottiglia. DocPilot formalizza l’iter — chi approva, in quale ordine, con quali notifiche — mantenendo al centro il documento e la sua scheda.
Quando l’approvazione avviene «in chat»
Un sì a voce, un’emoji, un’e-mail «ok per me»: nulla è collegato al documento. In caso di dubbio, nessuno ritrova la decisione.
- Ordine di approvazione poco chiaro (il legale prima o dopo gli acquisti?)
- Solleciti manuali e dimenticati
- Rifiuti senza una motivazione utilizzabile per correggere
- Nessuna visione d’insieme dei fascicoli in attesa
Workflow di approvazione in DocPilot
Dopo l’estrazione e la conferma della scheda, il contratto entra in un iter: fasi, approvatori, notifiche. Approvazione o rifiuto motivato dal web o da mobile. Ogni azione viene registrata.
Scopra di più su come funziona DocPilot o consulti la documentazione.
Funzionalità al servizio dell’approvazione
Notifiche e coda di lavoro
Ogni approvatore vede cosa lo attende; i solleciti non dipendono più da un monitoraggio su Excel.
Rifiuto motivato
Un commento strutturato evita scambi confusi e accelera la correzione.
Approvazione da mobile
Approvare un addendum dal treno o dalla sede di un cliente, senza perdere la traccia.
Esempi di iter
Soglia in base all’importo
Sotto X €: solo acquisti. Oltre: legale e poi direzione.
NDA e contratti standard
Iter breve per i modelli già definiti, iter lungo per le deroghe.
Addendum urgenti
Priorità nella coda e approvazione da mobile per non bloccare un’operazione.
Altri scenari concreti sul blog DocPilot.
Vantaggi
- Responsabilità esplicite in ogni fase
- Tempi di approvazione misurabili
- Prova di chi ha deciso, utile in caso di audit
- Meno blocchi dovuti alle assenze (visibilità + mobile)
FAQ
Domande frequenti
Si possono avere più iter di approvazione?
Sì. Definisce workflow adatti ai tipi di documento o alle regole interne (importo, natura del contratto, ecc.).
Cosa succede in caso di rifiuto?
Il rifiuto viene registrato con una motivazione. Il documento può essere corretto e reinviato nell’iter secondo la Sua organizzazione.
Tutti gli approvatori devono avere un account?
Sì, i partecipanti all’iter sono utenti dello spazio dell’organizzazione, con i permessi adeguati.
Come stabilire le priorità senza Excel?
Code di lavoro, stati e metadati (importo, scadenza) permettono di gestire prima ciò che è critico — senza un foglio di calcolo parallelo.
Soluzioni per funzione
Pagine pensate per le priorità di ogni team.
- Ufficio legaleCentralizzi NDA, contratti e modifiche contrattuali, estragga le clausole chiave, approvi tramite flussi e archivi con lo storico. DocPilot per i team legali.
- AcquistiSegua contratti fornitori, ordini di acquisto e preventivi: estrazione delle scadenze, flussi acquisti–legale–finanza, notifiche e ricerca. DocPilot per l’ufficio acquisti.
- FinanzaCentralizzi fatture, preventivi, note spese e coordinate bancarie, estragga importi e parti, approvi tramite workflow e cerchi senza Excel. DocPilot per l’area amministrazione e finanza.
Guide pratiche
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
- Automatizzare l’approvazioneGuida per automatizzare l’approvazione dei contratti: ruoli, fasi, SLA, notifiche. Metodo, errori da evitare e implementazione con DocPilot.
- Gestire i contrattiGuida pratica alla gestione dei contratti aziendali: archivio centrale, approvazione, scadenze e archiviazione. Metodo, fasi, errori da evitare e checklist.
- Monitorare le scadenzeGuida per monitorare scadenze e preavvisi dei contratti: calendario condiviso, responsabilità, avvisi. Fasi, errori da evitare e DocPilot.
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- Approvazioni lenteApprovazioni bloccate nelle e-mail, senza responsabile né scadenza. DocPilot formalizza i flussi, avvisa gli approvatori e mostra lo stato in tempo reale.
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