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Checklist: 25 punti per impostare una gestione efficace dei contratti
Una checklist operativa per inquadrare il ciclo di vita dei Suoi contratti: inventario, responsabilità, approvazione, scadenze, archiviazione e monitoraggio.
Una gestione dei contratti efficace comincia con un inventario, un responsabile chiaro, un flusso di approvazione tracciato e avvisi sulle scadenze, non con un nuovo Excel.
Cosa contiene la risorsa
- 25 punti concreti, ordinati per fase
- Pensata per PMI e team legali / acquisti
- Utilizzabile in un workshop interno (da 1 a 2 ore)
1. Inventario e governance
- Elencare i tipi di contratto critici (fornitori, clienti, NDA, atti aggiuntivi…).
- Nominare un responsabile operativo per ciascuna famiglia di contratti.
- Definire chi può creare, modificare, approvare e archiviare.
- Individuare gli archivi attuali (e-mail, Drive, cartelle condivise, Excel).
- Stabilire un’unica regola di denominazione e di gestione delle versioni.
2. Ricezione e classificazione
- Prevedere un canale di ingresso unico (e-mail dedicata, caricamento, scansione da mobile).
- Richiedere i metadati minimi alla ricezione (controparte, importo, scadenza).
- Classificare fin dall’arrivo, non dopo la firma.
- Collegare preventivi, ordini di acquisto, fatture e atti aggiuntivi al contratto quadro.
- Controllare i duplicati e le versioni concorrenti.
3. Approvazione e responsabilità
- Mappare i flussi in base all’importo e al tipo di rischio.
- Limitare il numero di fasi e di persone «in copia».
- Imporre una motivazione scritta del rifiuto (non una chat informale).
- Prevedere un delegato / sostituto per ogni approvatore.
- Tracciare chi ha approvato, quando e su quale versione.
4. Monitoraggio delle scadenze
- Estrarre date di fine, preavviso e rinnovo tacito.
- Pianificare gli avvisi (a 90, 60 e 30 giorni) in base al preavviso.
- Assegnare un responsabile del rinnovo / della disdetta.
- Revisione trimestrale dei contratti ad alto impatto.
- Collegare le scadenze al calendario degli acquisti / dell’ufficio legale.
5. Monitoraggio e miglioramento continuo
- Monitorare il tempo medio di approvazione.
- Misurare lo stock di contratti «in sospeso» e «senza responsabile».
- Verificare una volta l’anno gli accessi e i documenti orfani.
- Documentare il processo in un runbook di una pagina.
- Scegliere un unico strumento per sostituire Excel + caselle di posta.
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