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Glossario · Gestione documentale
Gestione documentale
Sistema che centralizza i documenti aziendali, li classifica con metadati, gestisce i permessi e ne accompagna il ciclo di vita.
Detto anche: Gestione elettronica dei documenti · GED (acronimo francese)
Che cos’è un sistema di gestione documentale?
La gestione documentale (in francese GED, «gestion électronique de documents») è l’insieme di pratiche e strumenti che consentono di ricevere, classificare, cercare, far approvare e archiviare i documenti al di fuori delle caselle di posta e delle cartelle condivise disordinate. Un sistema di gestione documentale non è un semplice disco cloud: gestisce metadati, permessi, versioni e spesso workflow.
Cosa c’è in gioco per l’azienda
Senza un sistema di gestione documentale, ogni reparto inventa la propria struttura di cartelle. Le versioni si moltiplicano, i permessi sono opachi e l’audit diventa un cantiere.
Governance
Chi può vedere, modificare, approvare: la gestione documentale dà forma concreta alla politica documentale.
Continuità
L’uscita di un collaboratore non deve portare via l’archivio nella sua casella personale.
Errori frequenti
Confondere Drive e gestione documentale
Una condivisione di file senza metadati di business, senza stato e senza iter è soltanto un armadio digitale.
Modellare troppo fin dal primo giorno
Troppi tipi e troppi campi uccidono l’adozione. Parta dal minimo indispensabile, poi arricchisca.
La gestione documentale DocPilot
DocPilot è un sistema di gestione documentale pensato per contratti e documenti operativi: ricezione, OCR, schede strutturate, approvazione e archiviazione ricercabile.
- Archivio centrale per contratti e documenti
- Metadati di business e ricerca
- Workflow di approvazione integrati
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Per approfondire il prodotto e le guide.
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Soluzioni per funzione
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Guide «come fare»
Metodi passo passo per fare progressi concreti.
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Passi all’azione
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