Gestione documentale e organizzazione
Indicatori per governare un sistema di gestione documentale
Misuri lo stato di salute dell’archivio di riferimento, non il numero di file archiviati.
Di Team DocPilot1 min di lettura
Governare un sistema di gestione documentale senza indicatori significa affidarsi alla speranza. Questo articolo satellite della guida alla gestione documentale propone misure concrete — distinte dalla dashboard dei contratti.
Indicatori da privilegiare
- % di nuovi documenti con tipo e responsabile
- Tempo tra acquisizione e disponibilità nella ricerca
- Numero di richieste «hai la versione giusta?» (indicatore indiretto di adozione)
- Quota di documenti ancora attivi rispetto a quelli archiviati
Domande frequenti
- Quali KPI documentali sono utili?
- Percentuale di documenti con tipo compilato, tempo medio di classificazione, numero di segnalazioni di documento «introvabile», quota stimata di caricamenti fuori dall’archivio di riferimento.
- Serve una dashboard complessa?
- No. Per una PMI bastano da tre a cinque indicatori rivisti ogni mese.
- Che differenza c’è con i KPI sui contratti?
- Gli indicatori sui contratti si concentrano su scadenze e approvazioni. Qui si misura l’archivio documentale nel suo insieme.
Rendere misurabile l’archivio di riferimento
Con DocPilot monitora ciò che entra, ciò che viene classificato e ciò che resta utilizzabile.
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