Mandantenfähiges DMS
Liste, Detailansicht, Versionen, Papierkorb, Archivieren/Wiederherstellen: ein zentraler Dokumentenbestand pro Organisation.
Lösung · Verwaltung
Dokumentenverwaltung ohne Drive-Chaos und ohne Excel-Liste
Die allgemeine Verwaltung bekommt alles: Post, Protokolle, Handelsregisterauszüge (in Frankreich „Kbis“), Bescheinigungen, Berichte. DocPilot bietet ein operatives DMS – Mehrkanal-Erfassung, per KI ausgefülltes Datenblatt, einfache Prozesse und durchsuchbares Archiv – ohne aufwendiges Ablageprojekt.
Fachliche Herausforderungen in der Verwaltung
Wenn alle „irgendwo“ speichern, weiß nur noch die Verwaltung, wo man suchen muss – bis zu dem Tag, an dem niemand mehr etwas findet.
- Post und Verwaltungsunterlagen verstreut
- Uneinheitliche Dateinamen, wuchernde Ordner
- Kein klarer Status (Entwurf, in Prüfung, archiviert)
- Manuelle Weitergabe an die richtigen Abteilungen
- Langwierige Einarbeitung neuer Mitarbeitender in die Dokumentenablage
Verwaltungs-Workflow in DocPilot
Ein einfacher Ablauf, um reibungslos zu prüfen, weiterzuleiten und zu archivieren.
Mehrkanal-Erfassung
Eingangs-E-Mail Ihres Arbeitsbereichs, Web-Upload, Fotos → PDF oder Upload über die Mobil-App.
Unterstützte Prüfung
OCR, Klassifizierung (Post, Protokoll, Handelsregisterauszug, Bescheinigung, Bericht …) und bearbeitbare Metadaten.
Organisation
Tags, Abteilungen und Bereiche: Das Dokument wird dem passenden fachlichen Bereich zugeordnet.
Schlanke Weiterleitung
Kurze Workflows, um das Dokument von der richtigen Abteilung freigeben oder zur Kenntnis nehmen zu lassen.
Dauerhafte Suche
Index aus Titel + OCR + Tags: einen Handelsregisterauszug oder ein Protokoll finden, ohne die Ordnerstruktur erneut zu öffnen.
Siehe auch so funktioniert DocPilot und die Dokumentation.
Relevante Funktionen für die Verwaltung
Organisation (Abteilungen & Bereiche)
Bilden Sie Ihr Unternehmen in DocPilot ab, um Dokumente nach Zuständigkeitsbereich weiterzuleiten und zu filtern.
Team und Einladungen
Laden Sie Mitarbeitende ein und steuern Sie Zugriffe über Rollen (Admin, Manager, Freigebende, Nutzer, Leser).
Kommentare und Historie
Austausch und Aktionen bleiben am Dokument – hilfreich für die administrative Nachverfolgung.
Anwendungsfälle in der Verwaltung
Posteingang des Tages
Eingang per E-Mail oder Scan, Klassifizierung, Weiterleitung an die zuständige Abteilung, Archiv.
Gesellschaftsakte (Handelsregisterauszug, Satzung, Protokolle)
Juristische und administrative Unterlagen gebündelt, durchsuchbar und in aktueller Fassung.
Aktuelle Bescheinigungen
Upload, Extraktion der Termine (falls vorhanden), Erinnerung über Aufgaben/Benachrichtigungen statt Tabelle.
Weitere Szenarien im DocPilot-Blog.
Vorteile für die Verwaltung
- Weniger „Sammelordner“ auf den Netzlaufwerken
- KI-unterstützte statt manueller Ablage
- Klare Weitergabe an die Abteilungen über Workflows
- Schnelle Suche, um interne Anfragen zu beantworten
- Einfachere Einarbeitung dank eines zentralen Bestands
FAQ
Häufige Fragen
Muss ich einen komplexen Aktenplan definieren?
Nein. DocPilot stützt sich auf Typen, Tags, Abteilungen und Bereiche sowie auf die OCR-Volltextsuche – nicht auf eine verpflichtende, starre Ordnerstruktur.
Wer kann den Unternehmensbereich verwalten?
Die Administratoren des Arbeitsbereichs verwalten Organisationsprofil, Nutzer, Abteilungen, Bereiche, Workflows und Abonnement über die Seiten Unternehmen / Team.
Kann ich archivieren, ohne zu löschen?
Ja. Dokumente unterstützen Archivierung und Wiederherstellung sowie – je nach Rechten – das Verschieben in den Papierkorb.
Gibt es eine Dokumentation für die Teams?
Ja. Die Produktdokumentation und das DocPilot-Ressourcencenter begleiten den Einstieg.
Weitere Fachbereiche
Seiten, zugeschnitten auf die Prioritäten jedes Teams.
- RechtsabteilungBündeln Sie NDAs, Verträge und Nachträge, extrahieren Sie die wichtigsten Klauseln, geben Sie im Prozess frei und archivieren Sie mit Historie. DocPilot für Rechtsteams.
- GeschäftsführungSteuern Sie Freigaben, kritische Dokumente und abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten: Dashboard, Workflows, Benachrichtigungen und Suche. DocPilot für die Geschäftsführung.
- FinanzenBündeln Sie Rechnungen, Angebote, Spesenabrechnungen und Bankverbindungen, extrahieren Sie Beträge und Parteien, geben Sie per Workflow frei und suchen Sie ohne Excel. DocPilot für die Finanzabteilung.
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Methoden für echte Fortschritte.
- Dokumente zentralisierenLeitfaden zur Zentralisierung von Unternehmensdokumenten: verbindliche Quelle, Metadaten, Zugriffsrechte und Suche. Schritte, typische Fehler und die Rolle von DocPilot.
- DMS organisierenLeitfaden zur Organisation eines Dokumentenmanagementsystems (DMS): Governance, Dokumenttypen, Rechte, Workflows. Praxisnahe Methode, typische Fehler und Einführung mit DocPilot.
- Verarbeitung automatisierenLeitfaden zur automatisierten Dokumentenverarbeitung: Erfassung, OCR, Klassifizierung, Freigabe. Methode, typische Fehler und DocPilot.
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